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今天,如果要你上街隨便去抓幾個專案經理問: 為什麼你的專案會成立呢?
你覺得你會得到什麼答呢?我猜,可能會有:
* 不知道* 我是來做事的,這不關我事
* 啊!就接到客戶的合約呀
* 這還要問?當然是老闆要我做的呀
 
還有嗎?如果有,請留下你聽到的!
也許你會質疑:這很重要嗎?知不知道專案興起的原因,對執行專案有幫助嗎?
答案是:這很重要,這對專案也很有幫助
因為,知道專案興起的背後原因,至少有二個重大功用:

1 協助凝聚共識與激勵成員-

每一個專案之所以會成立,都會有其背後的原因,稱之為商業需求(Business needs)。依據專案管理協會(PMI: Project Management Institute)所發行的專案管理知識體指南(PMBOK Guide: A guide to the Project Management Body of Knowledge),在第四章中,很明確的指出,專案興起可能會有以下幾種原因:市場需求、組織需要、客戶請求、科技提升、法律要求、生態影響、社會需要、、等。專案團隊如果可以清楚明白,為什麼要做這個專案,可以讓工作帶有意義,讓工作變得不只是工作而已。譬如:世界展望會每年都會舉辦飢餓30活動,這個專案的目標是推動體驗飢餓行為,並舉辦一場集體禁食30小時的大會。但是其背後的原因是,希望透過這個體驗,讓世人經歷飢餓的感覺,從而發揮愛心,幫助這世界上還有許多沒飯吃的窮困人們。了解專案為什麼會興起,往往會激起專案團隊的使命感,並強化專案必須成功的企圖心。

2 避免專案漫無界限的膨脹(Scope Creep)-

不可避免的,專案進行過程當中,總會有許多利害關係人,希望能搭個順風車,要求在專案中"順便"多做一些他想要的事。一張張的變更需求(Change Request)如雪片般飛來,利害關係人豪爽的說要錢給錢、要人給人,你做就對了。於是,專案就此開始發福、發胖,終至無可收拾。此時,專案背後的商業需求就是最好的審核依據了。如果變更明顯與商業需求不符,就該與利害關係人說明拒絕的理由,並取得諒解。
除了專案興起的原因很重要之外,興起這專案的人,也很重要這個人,是專案的擁有者,也是最後取得專案利益的人。他指定專案經理,他決定專案走向。PMBOK稱此人為專案資助人 (Sponsor),在專案進行過程當中,他必須全程參與。實務上,國內很多單位,專案資助人興起專案後,就再也不聞不問,從此與此專案毫無瓜葛,這是不對的。專案興起人有責任協助專案經理,並確保專案的最後成功。萬一不幸,專案失敗了,除了專案經理外,他也該負完全的責任。如果用RACI圖來說,專案經理是負責(Respnsible),專案資助人就是當責(Accountable)了。
現在,如果你在專案中,請你想想,為什麼會有這個專案,這個專案的存在價值在哪裡?你會發現,原來,你不只是在寫程式,你是在幫助最終使用者解決長年以來的不方便。原來,你不僅僅只是顆小螺絲,而是撐住大廈可以屹立不搖的其中一份子。同時,找到專案資助人,拉近專案資助人與專案團隊的距離,讓他成為專案團隊最好的靠山。
 

作者:Wayne

網址:http://waynechung88.wordpress.com/

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