一般人對於專案管理,總覺得高不可攀,然而在我們的身邊卻時常會有專案需要進行,從:撰寫一份報告、舉行產品活動,甚至生活中的搬家、結婚…有太多太多的專案在你我的身邊!只是你會用怎麼方式來管理專案?用頭腦?心情?還是用一個系統化的方式來運作。

 

 

專案管理與專案工具

有效的管控專案不可能不用工具,工具就像外科醫生的手術刀,如果外科醫生沒有手術刀,在進行開刀時將很難完成手術,病人更可能因為這樣生命受到威脅,甚至發生死亡的可能。

同樣的,如果把專案比喻為需要進行手術的病人,外科醫生則是專案經理,如果專案經理手邊沒有一把好的專案工具,整個專案生命週期不僅在運作上很難管理,想要好好的控管甚至掌握專案現況都將是一件十分辛苦的工作。

有趣的是,當我們提到全世界用最多的專案管理工具軟體,你知道是哪一套嗎?或許你會以為Microsoft Project 或是Excel,然而,答案竟然是:電子郵件

為何電子郵件是人們最常的用專案工具呢?原因在於人們習慣用熟悉的工具來工作。雖然,電子郵件提供我們可以更快的進行溝通(專案經理有80%都在溝通哦!)

只是散佈的電子郵件不僅讓專案文件無法集中管理,重覆而多版本的專案資訊更可能造成專案溝通不一致,不僅如此,由於沒有集中管理,專案時程的進度以及團隊成員的工作量以及工作分派狀況都無法在一個透明的平台中清楚掌握。

微軟專案管理的地圖

為了讓企業有一套集中管理專案的解決方案,並讓使用者可以在“無痛"的環境下逐漸的昇級到企業專案管理。

Microsoft 提供了一套由工作管理漸進到專案協同合作再平滑的移動時程管理,最後再到專案組合管理的完整解決方案,接著,我們針對該解決方案做一簡單的說明:

首先是工作管理,針對個人而言,您可以透過Microsoft Office 365中的SharePoint Online 直接將專案中的文件以及待辦工作集中管理。

對使用者而言,同樣還是使用最熟悉的Microsoft Outlook 便可以直接在Outlook 中瀏覽SharePoint Online 中的文件,不僅如此,我們還可以離線瀏覽這些專案文件並加以更新內容後再上傳回專案文件平台中。

當個人的工作管理趨向成熟後,接著,便可以邁進團隊合作的階段,在這個階段中,專案經理可以在Microsoft Project 2013 專業版中完成專案的規劃,接著,可以將規劃好的專案甘特圖發佈到Office 365中,如果任務已經過期,SharePoint Online 中的工作清單也會智慧的提醒團隊成員,專案經理更可以要求那些已經延誤的工作需即時的進行趕工以免造成整體專案的延誤。

隨著團隊成員越來越成熟,專案經理也可以將工作分派的狀況發佈到網站中,如此一來,每個團隊成員除了清楚的掌握工作任務外,更可以直接在Outlook 或是網頁甚至手機中直接回報每個任務的完成百分比,如此一來,專案經理以及高階主管們更可以在這個透明化的專案平台上清楚的掌握專案進度。

 

一旦專案的成熟度越來越高,便邁向企業階段,在這個階段中Microsoft 提供了最完整的企業專案管理解決方案EPM,在此階段中,企業除了可以透過Project Online 在單一畫面中同時掌握多個專案的時程與成本運作狀況,甚至還可以輕易掌握每個人分別投入到各個專案的用量情形。

不僅如此,結合專案組合管理,企業經營者更可以藉由交錯分析,在有限的資源或風險成本的考量下,從選擇正確的專案到把專案做正確。

專案管理是一條企業生存必走的路,我們也相信科技的改變一定可以再造更好的工作績效,讓我們一起為自己訂定出一套科技學習的短、中、長期計劃吧!

作者:游振昌
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