小蔡是在家工作者,他出來自行創業也已經一年多了, 他習慣用E-Mail與客戶來往,這天跟以往一樣工作著, 在郵件的標題敲著『XXX 公司某某案件議價單V5版』, 並小心翼翼的,從電腦中眾多相似的檔案,夾帶了檔案。

 

 

這些檔案每次只修改個小地方,就必須要從電腦中產生一個新檔,為了備份,還要用郵件夾帶一次寄給客戶

電腦檔案跟郵件越來越多,越來越難整理,快塞爆了我的信箱跟硬碟

有更好的方法可以不要有那麼多檔案嗎?

客戶老是要我寄最新的檔案給他

小蔡雙手拖著下巴思考著,他想到同梯的小吳,小吳是某家公司的MIS

小蔡電話在電話中跟小吳描述了他的狀況。

你可以使用SkyDrive阿!』,小吳說。

那是什麼?

小菜滿臉問號。

來,我教你。』,小吳說。

步驟如下:

1.  用MSN帳號(也就是Windows ID)登入,https://skydrive.live.com

2.  將檔案傳到SkyDrive

然後以後你每次使用檔案就從SkyDrive打開

關閉編輯後,它就會幫你產生版本歷程

版本歷程使用步驟如下:

版本歷程記錄可以做什麼?

1.  檢閱舊版本

2.  將目前版本還原到舊版本

3.  下載檔案

4.  版本比較

 

透過分享告知客戶檔案位置,你只要專心的維護一個檔案,如此一來客戶只會看到你的最新版本,再也不需要寄檔案給它了;萬一你對檔案內容有所問題,還可以檢視以前的版本,而這些檔案都不會放在你的硬碟裡,就算電腦重灌或是電腦壞掉也不需要擔心檔案會不見,只需要用另一台電腦就能從SkyDrive開啟檔案了。

今天先這樣,下次在教你如何分享,我先去忙了』小吳著急的說。

謝啦,你先忙吧,下回請你吃飯。

想必,各位領導者或是經理人或多或少會跟主角有著相同的困擾

1.  相似的檔案過多難以整理

2.  常常擔心重要的資料會因為電腦故障而消失殆盡。

3.  不確定目前的檔案是不是最新的,團隊成員老是在問說最新的檔案在哪裡?

透過SkyDrive的版本管控功能,可以讓團隊協同合作,更加的方便、簡單,領導者或是經理人若能瞭解更多的工具,可讓工作效率事半功倍,何不馬上試用看看呢?

 

作者:小章  

BLOG:http://www.dotblogs.com.tw/yc421206/
 

 
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