說到專案工具
同樣是畫甘特圖為什麼比起Excel簡單實用,
『MS Project』卻是如此有距離感!
導入費用高,操作又不易!
MS Project 真的只是用來畫甘特圖的工具嗎?
在PMP中我們學了許多專有又神氣的名詞:
『關鍵路徑、資源撫平、快速跟進、子母專案、實獲值分析』
然而這些名詞回到專案中又該如何落實呢?

MS Project 用來做什麼?

提到“專業級”專案工具軟體大家想到的通常便是:Microsoft Project,的確!這是一套微軟在Office家族中“唯一”針對專案管理所開發的工具軟體,功能十分強大,因此,在費用上當然不像其他Office 產品如Excel、Word般平易近人!然而,有趣的是,當我問一些人使用MS Project來做什麼?答案通常是『不是就用來畫甘特圖!』

MSproject

紅龍為什麼比吳郭魚貴?

因此,有些人便這麼問我:同樣畫甘特圖,Excel 不是也可以做到嗎?

我在課堂中便舉一個例子,如果只是把MS Project用來畫甘特圖…

就好比人們到水族館,看到一隻超級昂貴的紅龍,卻問老板紅龍也是魚啊!同樣都能吃,為什麼紅龍的價格比吳郭魚貴這麼多,如果你真的這樣問,相信老闆定會覺得這個人太沒Sense了吧!

專案工具

因此,如果只將MS Project用來畫甘特圖,其實是沒有發揮MS Project的功能!

MS Project 到底解決哪些問題?

以下的列出幾個可以解決的專案管理問題:

  • 以“逐步完善”手法,規劃排程模型(Schedule Model)
  • 找出專案排程中的“關鍵路徑”又稱“要徑”。
  • 隨時透過“專案平移”,快速重新規劃排程。
  • 結合“關鍵鍵”手法,掌控關鍵資源時程變化。
  • 針對多專案(子母專案)進行“沙盤推演”
  • 針對多專案資源進行“資源撫平”與重新計算排程。
  • 針對延誤專案任務進行“矯正措施”。
  • 以“實獲值”手法呈現專案進度資訊。
  • 結合“敏捷手法”與“看板管理”隨時掌握變更資訊。
  • 結合“雲端專案管理”掌握多專案績效表現。

看了這些內容,會不會覺得功能中有很多名詞,不一定完全懂在說什麼,所以的確看起來就覺得很“專業”吧!沒錯!我的目的只是想表示,MS Project這套“專業級”的專案工具軟體,需要搭配著專案管理思維來學習才能真正的發揮軟體的功能哦!

 

我會使用MS Project,為什麼卻畫不出要徑?

我最常聽到人們在使用MS Project最常問的問題便是:“我會使用MS Project,為什麼卻畫不出要徑?”(如果你想要深入了解“要徑”或“關鍵路徑”,可以再上網查更多管理知識哦!)

深入了解之後,發覺問題都在一開始的就把MS Project當做“進階版”Excel 軟體來操作,像是:每個任務都是[何時開始]再加上[何時結束],不錯!透過MS Project 果真畫出一條長條圖,接下來,每個任務都這樣依樣畫葫蘆,果真,就畫出甘特圖了!(其實PMBOK 稱之長條圖)

下圖中利用MS Project 畫出來的長條圖…

甘特圖

這樣的操作方式在MS Project稱之[手動排程],主要用於當資訊還不完整時,暫時規劃之用,一旦資訊完整時,一定要調整為[自動排程]!其實這樣的觀念就已經讓不少人不太理解,因為[手動排程]也可以同樣畫出甘特圖,所以即然完成了,就交件好了!然而…這樣的操作方式是無法計算出要徑的,主要的原因在於專案任務都還在收集資料中,所以稱之[手動排程],由於資訊還未定,因此無法畫出要徑。

其實MS Project 在[手動排程]的功能圖示中有一個小提示(幾乎沒人會看):更新選取的任務以便其手動排程,您為[開始]、[結束]、及[工期]所輸入的值就不會自動更新!

手動排程

然而,總是有不少學過專案管理名詞的人抱怨MS Project 這套專案管理工具…

“為什麼畫不出要徑?”

其實便是因為專案任務還在手動排程階段所以無法產出要徑。

如下圖所示:雖然我們啟動了[關鍵任務]的功能,但MS Project呈現的關鍵任務就是不對!

 關鍵任務

那把任務都改為[自動排程]問題便解決了嗎?那可是不一定哦!

同樣的,我們先看看MS Project 是怎麼說明[自動排程]:根據相依性、條件約束、行事曆和其他因素,自動計算此任務的開始、完成和工期值。重點是:自動計算哦!

自動排程

只是,有不少人會有一個錯誤觀念:一開始專案中的部份任務,因為被要求需在何時完成,如果同樣用Excel 的操作思維:直接輸入每個任務[何時開始]再加上需要[何時結束],在[自動排程]的模式下,任務便會被加上一個[限制式],有可能是[不能早於…開始]或是[不能早於…完成],就像下圖所示:

 任務

如果游標停留在符號中,將會看到限制式的說明

關鍵任務

無論如何,有些人會認為反正甘特圖也畫出來,可以交件了,然後…透過MS Project 所呈現的關鍵路徑資訊還是錯誤的,如下圖所示:雖然我們啟動了[關鍵任務]的功能,但MS Project呈現的關鍵任務就是不對!

關鍵任務

那!到底用MS Project 正確規劃出來的關鍵路徑有什麼不一樣呢?在下圖的實例中,我們可以清楚的掌握每個階段中的任務哪些是關鍵任務(紅色),哪些是非關鍵任務(藍色),換言之,如果專案需要壓縮時程,我們僅需針對關鍵任務進行趕工,整個專案的排程便會提前,這才是MS Project 帶給我們在專案管理中最有價值的部份。

關鍵任務關鍵任務

用自己思維還是專案管理思維?

曾經有人跟我這麼抱怨:“科技始終來自於人性”,因此,MS Project 照理說應該要配合人們的使用習慣來發展才對,為什麼還要我們花時間學習呢?

只是,許多人忽略一件事,MS Project 其實是根據專案管理的思維發展出來的軟體,我們要學習的是專案管理思維,並學會如何落實與呈現,更重要的是:學會這些,幫助我們更好解決在專案中所遇到的問題!

曾聽有些人說:“我已經是PMP了!為什麼MS Project這麼難用,還要花不少時間學習?”我在PMP的學習過程中的確學到不少專有名詞:關鍵路徑、資源行事曆、資源撫平、快速跟進、實獲值分析…,然而,這些名詞到底如何實現呢?我在學習PMP的課程中不會教,但我自己身為國際專案管理師PMP,我想要學會如何落實,這點MS Project 幫助我做到!我相信只要願意,你也可以!

PMP的重點在於管理名詞的解釋,我們除了學會之外,還需學會如何做到

 

相關文章:

● 專案經理必懂的十大報表-專案里程碑進度表篇(一)

● 專案經理必懂的十大報表-專案甘特圖表篇(二)

● 專案經理必懂的十大報表-工時燃燼圖(三)

● 專案經理必懂的十大報表-追蹤甘特圖表(四)

● 專案經理必懂的十大報表-人力資源用量表人力資源用量表(五)

● 專案經理必懂的十大報表-待執行工作報表(六)

● 專案經理必懂的十大報表-工程支出累計曲線-S曲線(七)

● 專案經理必懂的十大報表-剩餘工時量表(八)

● 專案經理必懂的十大報表-實獲值分析報表EVM(九)

● 專案經理必懂的十大報表-成本與進度績效指標圖表成本與進度績效指標圖表(十)

 

 

 

gibson001

作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

comments
標籤:

登入

會員消息

投影片庫新增PPT超酷動畫!!!

免費註冊會員!就可以獲得!!

triangle docking rl

🔵官網會員使用說明書 

🔵忘記密碼嗎??快點跟小幫手說

🔵找文章請善用搜尋功能!

🔵每天登入就有一點!!!

🔵FB註冊的朋友 帳號是你的FB姓名唷

🔵搶點數!

🔵範本軍火庫