在說明什麼是把事做好前?讓我們先來談談[專案管理]這個名詞吧!

你可以想像一下當你接觸到一個不常做的案子,要完成這個案子你需要做許多工作細項,每個工作細項還被要求在特定時間、有限成本與人力資源的條件下完成,你清楚如何把這件事做好嗎?如果有一工具可以協助你嚴謹的執行與管理;如果有一工具可以讓主管隨時掌握狀況,甚至發生衝突時,你都可以輕鬆協調與解決,如果你擁有這些,你的主管會不會覺得你是一位具備統御能力的人,你有沒有這個工具?這個工具其實就是專案管理!因此,什麼是專案管理,簡單的說:專案管理就是一個教我們如何把事情做好做對做好的方法論!

 

 

接著,我想再與大家分享另外一個在專案管理界中很有名的名詞[PMP]!什麼是PMP?這是Project Management Professional 的縮寫,翻譯成中文便是國際專案管理師!提到PMP,或許我們更應該了解一下PMP的源由:1969年美國成立了一個國際性的專案管理組織PMI(Project Management Institute),即美國專案管理學會,這是一個來至研究人員、學者、顧問和經理們共同組成而成的全球性專業組織,組織的目的便期望可以更好的推動專案管理的發展

 

1987年PMI推出一套制定專案管理標準的制度與方法並撰寫成一本書:專案管理知識體系指南(Project Management Body of Knowledge),簡稱PMBOK,這套專案管理方法論得到全

 球的認同,同時更讓PMI成為全球專案管理界的權威機構!為了更好的落實PMI 所規範的方法與制度,PMI於是訂出一套專案管理資格認證考試,通過該認證考試的人便是PMP也就是國際專案管理師!

 

我花了將近600個字在解釋這些名詞,只是想說明照理說考上PMP的人應該是一位懂得如何把事情做好的人,然而,真是的這樣的嗎?以下是一個真實的案例:

 

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話說A君是某大企業的專案經理,基於工作需要,公司派他去學習正統專案管理的知識也就是PMBOK,而他也不負眾人所望考取了PMP國際專案管理師的資格,在眾人恭賀之餘,公司當然也期待他可以把所學的知識與技能貢獻給企業,因此,主管們便開始把公司比較重要的專案交付他來進行與管理,然而,主管這樣的行為卻讓A君感到十分不滿,A君心想:為了考上PMP,他連假日都需要讀書,花費了幾個月的時間,還沒有辦法與家人好好相處,好不容易總算考到這張黃金證照。

 

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照理說,公司如果沒給他升職,最起碼也應該加薪才對,怎麼到頭來不但沒升職、加薪反到是工作負荷加重了!這些總總的不滿,A君心想既然現在的公司無法提供他應有的待遇,而他又已經擁有這張黃金證照,現在的他,最應該做的事,便是去找另一家可以提供他更好薪資與待遇的公司,最後,他選擇離職了!並再去找一份薪水更多、職位更高,同時還可以讓他好做事的公司!

 

每次當我聽到這樣的故事總感到十分惋惜,到底我們是要“讓事做更好,還是讓人找好事?”最近我正好又遇到另外一個不同的案例:國華是某大企業的品保經理,基於工作需要,公司派他去學習六標準差,同樣的,他也不負眾人所望取得六標準差的黑帶資格,在眾人恭賀之餘,企業同時也期望他可以把所學的知識複製到公司內部,並讓更多同仁們懂得善用六標準差的知識並把公司運作上的品質做更好,國華心想依照一般人的作法,他可能扮演的是公司內部的培訓講師,再將他的所學以讀書會或授課的方式與其他人分享,只是曾如品質的一樣,如果可以有一個標準作業流程(SOP),未來無論是任何人負責六標準差的導入工作都可以輕易上手,因此,他覺得現在最重要的工作反而是先把作業流程保存為企業內部的範本

 

在製作範本的工具上,他原本想用Microsoft Excel 來呈現任務資訊與流程,然而,在工期計算上由於Excel 無法自動扣除假日,加上任務間如果有前後關係也就是相依性時,透過Excel 都無法正確計算出任務的開始與完成日期,最後,他選擇Microsoft Project 做為記錄標準作業流程的工具軟體。

 

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(Microsoft Project 除了可以正確計算出每個任務所需要的工期,同時,還能根據任務間的相依性,正確計算每個專案階段真正的開始與結束日期)

 

使用Microsoft Project 還有一個很重要的原因,便是可以更有效的規劃整個專案需要多少資源,以及需要哪些角色別的資源,國華將每個任務需要的資源角色列在任務旁,並透過Microsoft Project 所提供的[團隊規劃]規劃出何時需要有資源角色介入到專案中,如此一來,專案經理們便可以清楚的掌握資源何時需要到位,以及何時釋放。

 

 

不僅如此,有些任務有應注意的相關事項,國華將運作任務時的細節一一記錄在附註上,並用來提醒專案經理在運作任務時該注意的小細節。

 

 

完成整體的規劃後,國華將Project 的檔案儲存為範本,並讓更多人可以分享國華的經驗。換言之,未來無論哪位專案經理需要導入六標準差時,只需由Microsoft Project 中選擇[新增],便可以立即套用國華過往的經驗,並清楚的掌握:有哪些任務需要運作、需要控制多少時間、如果主管要求我們在何時完成,專案最晚何時需要開始?專案需要投入多少資源、需要哪些角色、何時資源需要到位等等的相關資訊。

 

    

 

透過國華這種願意把事情做好,並同時願意與更多人分享如何把事做對做好的方式,不僅讓這家公司在品質上獲得明顯的改善,客戶滿意度也因而大大提昇,企業開始獲利,國華也因而獲得公司的重用與肯定,並得到該有的獎勵與位階!

 

分享完兩個案例後,如果你覺得把事情做更好重要?還是讓人找好事比較重要?

 

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專案管理顧問有限公司

游振昌 CEO   Project MVP,PMP,Project MCTS,ABNLP Trainer 

 

 

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