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這篇文章想與大家分享的是一個再簡單不過的主題:工作以及專案你清楚差別嗎?看到這個主題,相信很多人一定會覺得這麼簡單的問題怎麼可能會不知道呢?我也這麼認為!然而,為了更加嚴謹的解釋這兩個名詞,我開始...

 

試著至維基百科的網頁中輸入“工作"出現的解釋是這樣的:就業崗位,如:找工作;職業,如:他的工作是銷售;正在勞動的過程或狀態,如:他正在工作中!接著,我再試著找什麼是專案,解釋則是:專案(英語:Project),又譯為計劃、項目,是為完成某一獨特的產品或服務所做的臨時性努力。臨時性是指專案有確定的開始日期和結束日期。獨特意味著專案的最終結果不重複。

 

看了這些解釋後,我突然有種好艱深看不懂的感覺,此時,我突然想到!之前為了考上國際專案管理師PMP,所以一定要熟讀PMBOK(專案管理知識體系指南),因此,我再把這本稱之為專案經理人必看的聖經打開來複習一下,PMBOK書上的解釋是這樣的:工作,通常是遵循組織已有流程的重複性過程;專案:則是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。看到這裡不知大家是否真的已經清楚的了解工作與專案的差別?

 

之所以要撰寫這篇文章主要在於:過往經驗中我時常會常依賴科技工具來處理工作或是專案事務,實際上,處理這兩種不同性質的事務,管理的手法勢必有所不同,只是我發覺許多朋友不一定清楚工作與專案得差別,導致當手中有專案事務需要進行時,卻會用工作的管理思維來處理,也因為這樣,最終導致成果並非十分理想,追根就底其原因便在於沒有清楚的掌握這兩者的差別。

 

我們先不對這兩個名詞進行字面上的解釋,相對的,我們先分析實際工作中你是否有遇到這些狀況:主管交待一個任務事項給你並要求在何時需要完成!只是,你手邊應該不會只有一個事情要處理,因為很多任務,因此為了擔心忘東忘西,同時,如需要還可能要排列處理的優先順序,因此,你會想找個更好的方式來管理,這樣的狀況很多吧!

 

總而言之,當遇到這個狀況你會如何處理?有些人的選擇比較簡單:用腦袋直接記下來!當然,也有些人覺得自己不太聰明,因而改由記到筆記本或是寫在便條紙上,只是你覺得這樣的方法是最好的嗎?或許有些人會結合科技,例如:利用手機下載一些好用的APP並記在應用程式中,或是用電腦的方式記錄到Excel 或是Outlook 等工具中。總而言之,為了如期完成主管交辦的事項,記下這些事項絕對是對的!

 

剛剛的狀況中,我們描述了職場人如何使用工具來管理主管交辦的事項,或者稱之為:“工作”,通常工作會有以下的特性:

1.需要自己來完成,所以是獨立運作

2.通常會要求何時需要完成(如果沒有完成日的要求,能拖就拖的問題一定會發生的!)

3.由於一個人不會只有一個工作,所以通常還會再根據自己的狀況調整優先順序,並選擇哪一個先做!

總而言之,工作的思維如下圖所示。

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接下來,我們探討一個狀況,你是否曾經遇到這樣的工作性質:老板交待的事項自己無法獨立一個人完成,而需要一群人一起來運作完成,不僅如此,工作與工作之間還有先後順序,也就是說,前面的工作如果沒完成,後面的工作便無法開始!例如:製作一本手冊文案需要先完成後才能進行排版,接著才能進行印刷的工作!你曾被要求處理如此的任務嗎?如果有!其實你遇到的是“專案”而非工作哦!

 

總而言之,專案的特性有:

  1. 1.需要由一群人一起來運作
  2. 2.由許多工作所構成,工作間有先後順序
  3. 3.如果前一項任務沒有完成,後面一個任務便沒有辦法順利開始,因此,工作會有真正可以進利[開始日期]的限制
  4. 4.無論任務間有多少限制,交辦的工作事項最終需完成日可能都不會變!
  5. 5.因為最終完成日不變,因此,任務需要用[工期]來表示!

總而言之,專案的思維如下圖所示。

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雖然很多人都知道專案這個名詞,但[工期]的概念卻不一定清楚。實際上,由於專案被要求完成日不變,為了維持結果一致,因此需要壓縮每個任務可工作的時間,又稱之為:[工作日],來滿足最終的日期,因此,專案中的工作任務是以[工期]來估算的!

 

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由於工作與專案的性質不同,也因此管理的思維與科技工具的使用方式也絕對有所不同,可惜的是很多人還是用工作管理的思維來處理專案的工作,其中最時常發生的狀況便是用Excel 來管理專案,如下圖所示:該用戶用Excel 來管理專案,還在右邊加上長條圖,雖然看起來感覺很專業,但由於專案中的任務每一個都是輸入可以開始的時間與完成的時間,其實這樣的管理思維是錯誤的,因此,縱使成果似乎十分專業,但其所做的事只是在做[專案繪圖]罷了!

 

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值得一提的是:你可以在下列網址中進一步了解如何使用正確的工具來管理專案,並清楚的知道錯誤的工具與管理思維會造成哪些影響,相關網址如下:http://goo.gl/nJavH1

最後,如果你想把專案做正確,並提昇工作的績效,也歡迎你到ProjectClub 的網站來獲得更多的資訊並學習職場人應具備的軟技巧與硬實力!

 

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專案管理顧問有限公司

游振昌 CEO   Project MVP,PMP,Project MCTS,ABNLP Trainer

 

 

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