由於我出身於軟體公司,在公司中時常會看到許許多多的技術投影片,而這些投影片中大多會出現流程圖這種東西,上次有個同仁問我:「我的流程圖如果要同時讓大家看全貌,但又要帶到流程的細節,我該怎麼做比較好?」

他的流程圖是長這樣子:

 

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這是他的第一張投影片,而下面的三張投影片則分別說明Actor A/B/C的細節內容,這是個蠻常見的作法,讓聽眾一次focus在一個點上,所以他簡報時的投影片是這樣子: 

 

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他原始的流程比我上頭的案例複雜的多,但我覺得他這樣的投影片已經做的很好了,最少我在聽的過程是非常清楚的,不過我們確實也觀察到一些非技術背景出身的聽眾仍有不少疑問,導致簡報者必須在說明過程中不斷的切換回第一頁中讓大家看清楚他現在講的那張投影片是整個架構中的哪部分,例如他在講Actor B的細節時,就有人問誰負責丟什麼給Actor B,他又要丟給Actor C什麼? 
大家對前後順序的問題頗多後來我給了他一些建議,可以調整成類似這個樣子: 

 

1 thumb

 

其實前後的變動性並不大,因為他本來的就已經做的很不錯了,我只是在本來的架構下做了一些小調整: 
1.把跨Actor的線變粗,並在上頭標示傳送的命令、訊息、資料留內容,這樣做的好處是可以很清楚的看到不同Actor(或稱上/下手)之間到底是透過什麼在做溝通的,放大來看是長這樣子

 

Picture31 thumb

 

2.保留Actor前後的關係,讓聽眾在看細節的同時也能聯想前後是什麼,像下面這張圖講的是Actor B的細節,但Actor A/C我也一樣拉進來,讓聽眾不僅可以看到Actor B的細節,也清楚Actor B在整個架構中跟Actor A/C的關係,不用靠記憶就能理解: 

 

Picture41 thumb

 

最後我也建議他在最後頭補一張完整的細部架構圖,當成整體回顧,這張投影片可以做一個很有力的結尾,這時你可能會有疑問,如果有一張這樣的圖,為什麼不在一開始就拿出來說呢?這是因為我們必須考量聽眾對資訊的解讀速度,從最簡單的概要圖開始說,然後逐步說明每個部分的細節,最後把概要圖跟細部內容做結合做一個結尾,這樣聽眾就很清楚了,但如果你一開始就講這張,資訊過多,你會需要花不少力氣去解釋,因此我很推薦概要圖-->細節-->整體這樣的說明順序。

 

Picture51 thumb

 

簡報的設計沒有最好的設計,但只要是順著人的思考模式去設計,你的簡報的可讀性就會很高,本篇沒有用到新觀念,都是透過投影片的圖像表達與資訊的重新組合來實現,提供給大家參考。

 

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作者:gipi

Blog:http://www.dotblogs.com.tw/jimmyyu/Default.aspx

 

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