092504米雪兒為一家企業的人資經理,因應市場需要,她時常需要幫公司招募各式各樣的人才,雖然米雪兒已經在這家公司工作一段時間,只是每次需要招募人才時,各部門主管提供給米雪兒的時間總是那麼緊急,主管們的理由很簡單:因應市場高度競爭的壓力,公司需要立即因應並成立相對應的專案,這些專案當然也需要有相對應的人才來運作。

 

如果人才沒到位,專案工作便無法順利展開,專案時間延誤,公司的應變能力便會下降,市場機會便可能因為這樣而消失,公司更可能會因為這樣而損失不少無形的利潤,總之,公司可以提供給米雪兒的就是那麼一點時間,米雪兒可以做的便是救火的工作!

 

米雪兒清楚的知道招募人才不是小事,不僅如此,招募進來的人才也還需要花費一些時間培訓與適應,這些工作都是在跟時間賽跑,如果招募進來的人才在實際運作後才發覺無法滿意需求單位主管們的要求,米雪兒不僅需要重新招募,公司在招募新進員工時所做的培訓與相關投資都是一個浪費,總之,由於時間不足而造成品質下降,更造成成本的增加與重工,這些都不會是米雪兒所樂見的,有更好的方式可以解決這些問題嗎?

 

吉米同時也是這家公司專案辦公室PMO的部門主管,在獲知米雪兒的苦惱後他也開始思考是否有可能以專案管理的手法來降低浪費,並讓米雪兒有更多的緩衝時間可以掌握公司何時需要招募哪些人才,吉米想到了一個不錯的作法:

1.首先,吉米站在公司制度上的立場,要求每個主管們當發覺有市場機會時都需要撰寫一個專案計劃。

2.在撰寫專案計劃時,吉米也要求每個專案計劃一定要附帶一份用Microsoft Project規劃好的時程表。之所以要用Microsoft Project來進行規劃其原因在於專案工具軟體可以清楚的模擬並呈現專案各階段所需要的時間,同時,一旦完整的展開時程表,更可以清楚的掌握何時會有重要的專案成果產出。

3.不僅如此,吉米也要求每個專案計劃一定要列出所需的資源角色與人才,這些角色像是:專案經理、程式開發人員、專案助理或是美工人才等等…

 

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由於專案時程表已經用Microsoft Project 來規劃了,因此,吉米便會要求大家把這些稱之為“泛用資源"的角色分派到Microsoft Project專案計劃的任務中。

 

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4.最後,當專案確定會運作時,吉米便會要求主管們將專案計劃發佈到Project Server 中,由於專案計劃包含了相對應所需的人才,Project Server 便可以以圖表數據化的方式呈現資源用量的資訊,藉此,無論是高階主管或是米雪兒都可以更快掌握何時需要哪些人才。

 

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由於吉米的幫忙與專案管理工具軟體Microsoft Project的協助,米雪兒已經可以隨時掌握何時需要哪些人才了!現在!她可以有更多的緩衝時間來尋找更好的人才;更可以清楚的掌握這些人才用在哪裡以及如何使用。專案管理搭配著專案工具,原來選才、育才、用才也可以這麼簡單。

 

如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

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作者:游振昌(Gibson)

 

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