小偉是一家公司的專案經理,他的工作除了需要協調與溝通專案團隊間的工作事項外,也需要隨時在專案會議上回報目前專案的進度,以往他會用Microsoft Excel 做為報告專案進度的工具軟體,因為這是他與大家都熟悉且常用的軟體。

在回報進度時,他簡單的記錄任務的名稱、何時開始以及何時結束,同時,當任務開始運作後,他再簡單的加上一筆進度完成百分比的欄位,為了讓報表更美觀,他利用Excel 的圖表功能產生一個折線圖,並清楚的標示每個任務目前的進度狀況,他覺得這樣的報表已經十分專業了,當然他也十分滿意這樣的進度報告,直到有一天…

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這一天跟往常一樣,日子還是同樣忙碌,總公司專案辦公室來了一位資深專案副總要與他們的團隊討論專案進度,小偉心想或許可以利用這個機會好好表現一下,沒想到這位副總的提問卻讓小偉完全無法招架…

副總提及:

  1. 1. 在規劃專案時程時有考慮假日以及其他相關的風險問題嗎?
  2. 2. 只是紀錄每個任務何時開始與結束,難道任務間沒有相互依存關係嗎?
  3. 3. 如果有相互依存關係(相依性)存在,每個任務需要控制在多少時間?
  4. 4.報表中只是記錄每個任務應該的開始與結束日期,但如果前一個工作任務時間變長或是變短,後一項任務的開始與結束日期就應該跟著改變。有辦法自動計算出因前一項任務時間改變會造成專案總時程延遲多少?以及重新規劃出每項任務真正可以開始與結束日期嗎?
  5. 5.如果需要趕工,哪些任務最重要(關鍵任務),需要從這些任務開始著手,有辦法掌握嗎?
  6. 6.如果負責的專案成員請假,有辦法從報表中掌握會造成哪些任務影響,以及影響的總時間嗎?
  7. 7.如果任務真正的開始時間不同,在不影響專案總時程的環節下,有辦法模擬分析出後續的任務需要以趕工的方式控制在多少時間內完成嗎?

在接二連三的提問下,小偉深深的發覺,副總的提問幾乎都聚焦在如何更好的掌握,當問題發生狀況時下一步該如何解決,而非只是記錄與回報專案現階段狀況這麼單純,也因為這樣,小偉開始思考,我該如何從原來單純的呈現現狀的報表提昇為預測與模擬分析未來,這也讓他開始思考使用Excel 來記錄專案進度真的是最好的工具嗎?

實際上,小偉也知道另一套專案工具軟體Microsoft Project,只是在使用上,以往,他一直覺得與Excel 沒有太多的差別,因為只是一套可以用來畫甘特圖的工具罷了,然而,藉由這次副總來訪所引發的刺激,也讓他開始進一步思考,並試著了解Microsoft Project與Excel 的差異點,他發覺Microsoft Project不單只用來畫甘特圖,更大的重點可用來模擬與預測專案現況,舉例而言:

任務間存在著相依關係,當前一項工作需要更多時間運作時,每個後續任務真正可以開始以及結束的時間分別會變更成多少?透過Microsoft Project他便可以很快獲得這樣的資訊,不僅如此,如果需要趕工,他也可以很容易的從Project 報表中掌握哪些任務才是最重要的(關鍵任務)。

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(隨著每項任務真正的開始時間不同,Project 會自動的預估出所造成的影響,以及哪些是關鍵任務)

此外,如果原負責任務的團隊成員請假時,或是某一項任務延遲開始時,專案的完成日期會造成多少影響,透過Microsoft Project 的工具都可以輕易的模擬並掌握這些資訊

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(該圖中,由於行銷人員請假對該任務所造成的影響,都可以在Project 中輕易掌握)

透過這次副總視查的經驗學習,小偉深深的體會到正確工具在運作專案上所造成的影響,原來專案管理要做的事不只是回報專案進度而已,而重要的是:如果由現況中模擬下一步棋我們該怎麼走!

 

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作者:游振昌(Gibson)

 

 

 

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