專案人力不足,是常態。可能是專案在規劃時,就沒有安排適量的人力;也可能是規劃了充足的人力,但是實際執行時,卻沒有辦法取得應有的人力。通常,專案經理遇到這種狀況,心中OS會說:要人沒人,我能怎麼辦?然而,真的沒有什麼辦法了嗎?

 

專案人力資源管理

專案管理學會PMI所出版的專案管理標準PMBOK,對這個問題的看法,可以用圖一來說明。

 
圖一 專案人力資源管理相關流程
(除紅框外,都是PMBOK所定義之流程)

我們分別從規劃、執行到監控三方面來談:(藍色字體為PMBOK所定義的專案管理流程)

【規劃階段】

從專案開始,我們首先要做的事,就是先確定專案到底要做什麼東西,這叫確認專案範疇(project scope)。範疇沒確定,估算的人力不會準確。透過估算活動資源,將一個個活動(activities)仔細研究,看需要多少資源(包括人力);我們就可以得知要完成專案,應該要準備多少人力,由確認專案範疇所預估得來的專案人力估算,更貼近真實的人力需求。

規劃人力資源管理根據所得到的訊息,規劃人力資源,包括要多少人?哪種人?需要哪些技能?何時要到位?有安排哪些教育訓練?這些人力該從哪裡來?何時從專案中釋出?對表現好的團員有哪些獎勵辦法…等等。

規劃階段的重點在於預先估算足夠質量與數量的專案成員,使專案得以在預定時間與成本下完成。

【執行階段】

執行階段就只是有紀律地執行計畫書即可,此即PMBOK所提的獲得專案團隊。好的人才,不會從天上掉下來;好的人才,需要積極去爭取。專案經理要有更積極的作為,不應該只是提出人力需求而已。

專案經理要透過人脈關係去搜尋適當的專案成員,預留足夠的時間去說服相關人士,以便取得理想的第一人選。千萬不可以等到成員報到當天,才發現沒有人或是來了不適當的人。這種聽老闆(組織)由命的態度,會使得你的專案陷入聽天由命的窘境。

【監控階段】

萬一,已規劃足額的人力,也積極爭取了資源,仍舊沒有足夠的專案人力。此時,除了無奈地兩手一攤,自認已經盡力,再也無能為力了之外,還能做什麼呢?

的確,PMBOK在這一塊也是有些缺漏,我們可以控制人力資源(control human resource)。當人力資源狀況和計畫有差異時,我們要找出根本原因。為什麼計畫該有的人力實際會沒有?為什麼該要有五年經驗的人力資源,卻來了一個剛畢業的新鮮人?它的影響會是什麼?我們該如何去改善這個差異現象?如何預防再度發生類似事件?經過慎重討論與思考,找出根本原因後,提出變更需求(change request),也許是需要延長時程、刪除某些專案範疇、或是品質需求降低一些。經過實施整合變更控制流程核准後,立刻將因缺人所引起的問題導正。

實務上,專案在執行過程當中,會發生很多有趣的現象,特別是在專案管理成熟度不是很高的中小企業。專案團隊中可能會有老闆的親信,隨時會被抽調去支援老闆的緊急任務。也有可能老闆的兒子剛好放暑假,自然而然地就塞進了專案中,填補缺額的專案人力。工作給多了,做不來;給少了,回家跟老闆抱怨沒事做。

同樣地,可以依照控制人力資源的精神,提出變更申請,改正計畫與實際上的差異。只要合情合理,老闆想不理會也難。

結語
專案計畫再完美,都需要人來執行。面對不足額的專案團隊,專案經理必須採取任何必要的行動。放任人力不足現象,讓專案進度一再延誤,卻不作為,這是專案失控的現象之一。專案經理沒有自認已盡力、再也無能為力的權利。很累、很委屈,對!但,這些挑戰,也是專案經理這個職位有趣的地方,它們會替我們的職場生涯帶來許多難以忘懷的回憶!

作者:Wayne

網址:http://waynechung88.wordpress.com/

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