專案的定義是"一個有限時間內,完成特定目標的工作",因此商店的營運並不屬於專案的範疇,但若是將創業開店這件事視為一個階段性任務,那就能導入專案管理的知識來協助運作。以開設一家特色書店為例,如果你是一位新手,該從何開始?

 

 

我們試著從專案管理的生命週期來簡單說明:

1.規劃階段 :

在決定創業開店時,想必準老闆腦海中已經有初步的構想,這就相當於一份專案章程草稿,我們可以順著這份初略的想法去延伸,首先要確定的是,這家特色書店的核心價值是什麼?賣什麼樣類型的書籍?將書店的營業範疇一一定義出來。有了營業項目後,便能依此展開成高階WBS,例如進出貨、設備、場地、資金...等開店前可能需要的準備工作,每項工作可以再往下深入,直到你不確定還能做什麼為止,而此時,你無法確定的項目,就是開店前必須補足的知識或功課。因此,這些不確定項目又能延伸成新的WBS,你可以規劃從何種管道取得,並將這些工作都標上預計完成的時間

舉凡無法自己完成的工作,都牽涉其他人或單位,這些和開店籌備相關的人便是此專案的利害關係人,你必須辨識當中對這家店影響最大的是誰?或許是你的家人,也或許是供應商,而這時候談顧客都還太遠,畢竟我們的專案範疇是"開店",還未涉及與消費者間的買賣行為。

專案的生命週期並非線性式,也就是說,它絕對不會是每件事都規劃完成後,再逐一執行並完成,實務上通常是一邊規劃,一邊執行,主要是因為很多事情有我們未知的盲點。因此,當你有了初步的工作及時程規劃後,便應依據著進度去實踐、驗證,再反覆修正計畫,直到專案完成為止。

在規劃階段,經費多半只能預估,但網路的便利性已經為我們省去許多麻煩,很多的費用開銷都能找到相關資料,從這些前人的經驗,我們便可草擬出一份預估的開店費用,並在執行階段逐一去驗證,直到最後產出清楚的軟硬體清單。

2.執行階段 :

執行是一道艱困的程序,因為它代表著我們必須親身去驗證規劃的工作,例如找出版社、租店面、設計動線...等,甚至還有許多知識性的工作如進出貨管理、稅務、法規的研讀,如果只靠一個人如何能完成!此時,你的利害關係人便能發揮一些作用,你或許能從中透過一些人脈來輔助工作的進行。隨著工作的進行,經費的估算也會越來越準確,包含場地租金、水電、裝潢費、書籍成本、人事、宣傳..等費用,越清楚詳列,越能幫助控管預算,以免在正式開店時才發現超支

3.監控階段 :

與執行期間密不可分的工作便是監控,我們在規劃階段就應該為每一個大項之工作訂定查核點,例如硬體費用估計這項工作,往下展開的工作包含書架、電腦、櫃台、場地、裝飾品...等項目的詢價,而我們可以為硬體費用估計訂一個查核時程,例如在某月某日要取得50%品項的價格,若查核時間未完成本項工作,就必須有後續的配套措施執行。除了進度,經費的使用情況更需要監控,當過多的品項實際支出大於預估時,表示整體超支的風險極高,就必須趁早啟動節省開銷的方案。

當然,將專案管理知識套用在開書店,能讓我們比較順利完成開店的前置作業,卻不代表書店就能夠經營得很好,其中還包含許多"眉角"要注意,但事前妥善規劃,把不熟悉的區塊盡早補齊,或透過委外等其他方式處理,便是逐漸邁向成功的要項之一。這也正是專案管理的精隨所在。

最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

作者:Victor

Blog:http://victorhsu0202.pixnet.net/blog

 

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