專案之所以成立,是因為有需求;然後從需求中,粹選出專案範疇。可以說,專案需求是專案的根本。專案需求沒有確定,專案規劃所計畫出的成本、時程、風險、品質…等等,全都不切實際,也沒有意義

沙拉氣沖沖的回到辦公室,一屁股坐下,口中不停喃喃自語:又要變,又要變,到底還要變多少次你才會滿意?自己要做什麼都不清楚,我們怎麼幫你做好?拜託你!可不可以先想清楚再要求我們做,可以嗎?可,以,嗎?

做過專案的朋友們,對這場景應該都不會陌生。是的,專案需求改變了。這是一件很平常的事,有句名言是這樣說的:這世界上唯一不變的真理是,永遠在變化中。因此,當專案資助人(sponsor),不論是客戶、老闆或是業務單位,對專案需求提出變更要求時,實在不需要要像沙拉一樣被觸怒;要知道這不是特別不順利的一天,這只是另一個十分平常的一天而已。

專案需求的影響十分鉅大,而隨著專案進行時間越久,影響會越大,如圖 專案變更成本。

 

 

專案初期變更成本大都侷限在文件的變更,因此主要支出會在人力資源上;而隨著專案的發展,成品雛型漸漸形成,原料、設備、技術…等等各項支出會陸陸續續發生。任一變更,都有可能讓前項已發生的支出化為烏有,全部浪費。

除了有形的金錢以及機會成本之外,還有一項人們少為探究的無形成本,那就是專案團隊的士氣。頻繁的變更,很容易打擊團隊的士氣;更可能養成專案資助人錯誤的習慣,認為專案隨時可以任意變更,最後終將無可避免的導致專案失敗。

專案變更管理

專案需求不是不能變更,要專案需求在專案初期就確定、凍結不變,這也未免太強人所難。既然變更是必然,我們首先在心態上就應先有心理準備,以平常心面對專案變更,不要像沙拉般情緒起伏太大,影響工作,影響生活。我們應該把重心放在三個重點上:

如何在專案初期更精準的收集完整且具體不曖昧的需求

專案規劃之初就把專案需求儘可能蒐集完整,選用正確的領域專家(SME: Subject Matter Expert)擔任商業分析師(system analyst)的角色,負責引導、蒐集、分析及確認需求。同時,利用反覆(iterative)蒐集的方式,隨時修正需求,逐步雕琢細緻化。

如何在專案進行當中妥善管理好專案變更

利用變更控制流程(change control process)來管理好需求變更。

如何在變更太重大或太頻繁時設下專案終止點

如有發生變更過於頻繁,或是有大幅度的變更,此時,最應該要做的事是,立刻停止專案的進行,專案資助人先行釐清期望與目標後,再重啟新專案。

作者:Wayne

網址:http://waynechung88.wordpress.com/

 

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