最近,約翰又聽到一些在PM工作崗位上的朋友或同事們離職的消息,是不是PMP證照沒有用?還是沒有去考PMP所以做不好專案管理?經過適度訪談及了解,有感而發的歸納出一些「PM書上沒有教的事」,給專案經理們或專案組織當成執行專案的參考… Part2

 

[主動再主動]

比方說某PM這星期原本計畫要和客戶完成某項功能的UAT測試,但因為一些因素而無法如期完成,所以該PM跟客戶承諾星期六日會把設備運過來加班完成,請他們放心;但不巧,中央氣象局宣布該週末颱風來襲,出門已經不易,更別談搬運設備,因此本週末仍未完成測試,星期一上班日,客戶問該PM:「為何沒有完成?」這位PM臉色不是很好的回答:「因為颱風來啊!」然後再怒氣沖沖的回辦公室跟組員說:「難到他不知道有颱風來啊!」……案例結束!

藉由這個案例,各位觀察到什麼?PM沒有錯,對吧!颱風來要怎麼搬設備?客戶無理是嗎?颱風來還要求專案團隊冒生命危險完成任務!是的~約翰也這麼認為,但處理的方式可以不同,例如,這位PM可以在星期六中午跟客戶打個電話表示:「我們正要搬運設備,但由於風雨實在太大,所以可否天氣好一點再處理!」再沒良心的客戶聽到這話,都會回答說:「你們先回家去吧,改天再搬好了!」掛了電話,這PM隨即打電話給組員:「下星期再出任務吧!」然後把電視轉到HBO電影台~

約翰不是要教大家說謊話,而是要告訴各位「不要認為別人什麼事都應該要知道,主動是PM的天職!」

[做人的道理]

遇到客戶的主管前來詢問專案執行狀況,這是你做人的絕佳時機,最忌好大喜功一直讚美自己的團隊,應該要把功勞歸給你的客戶,例如…

「如果不是某某幫忙協調設備,我們也不會測試得那麼順利」

「我們團隊遇到一個瓶頸,還好某某提醒了我們,他幫了一個大忙」

做專案其實就是在做人,人搞定了,專案就不辛苦了!但在說明上述的讚美時,請務必有具體事實,別在客戶主管面前杜撰一個不曾發生過的讚美,這會讓客戶覺得你很虛偽,若真的都沒有模範學生,那你這位PM就得辛苦一點了,平常就要做一些球給你的客戶接招,比方說你想到了一個好方法來解

專案中的難題,不要馬上說出來,要用不會被客戶發現的方式引導他往答案的路徑思考,最後再由他的口中說出來,他會很有成就感,你也收集了一筆可以在他主管面前讚美的案例.

[注意環境變化]

人不是機械設備,並非加一下潤滑劑就能一直正常運作,我們每個人都會受到季節或溫度的變化,而讓心情產生一些起伏變化,偶爾請一下成員吃個冰品也是一種激勵,這可是收買人心的最佳時機,別擔心自己的荷包,約翰保證老闆們一定會買單的,必要時跟成員說:「這是老闆請的!」天啊~這回你連老闆的心都收買了!藉此同時,也觀察一下你的成員有誰會因為天氣的變化而有身體上的不適,關心比起物質的餽贈來的更長更久,這樣的組織如果還是沒有向心力,約翰會打開窗戶往外跳!季節變化時,請體諒Team member有情緒不好的時候,就好像每年快要進入夏季時,我都會跟老婆說:「體諒彼此偶爾的不耐煩。」

[從健康因素淺談People Management]

有些人說話較快,而且較為焦慮,時常緊張而大驚小怪,這類的人通常具有自律神經失調或二尖瓣膜脫垂,可能還伴隨有胃腸方面的疾病,約翰要說的是,若有人在開會的時候產生不良的情緒,或工作的時候較為獨來獨往,請體諒他們因為身體的疾病所帶來的脫序演出!因為他們不是故意的,是身體不由自主的一種反應!People Management的Management並不是由上而下的指使,而是平行的相互關心,且包含內部的組員及外部的客戶!

[正面表述]

PM要正面,並不代表要一直往前衝,不假修飾的言論會讓你得罪人而不自知,讓我用下表舉一些案例…

再者,說話的時候,應盡量使用「我們」,少用「你」,因為「我們」可以拉近距離,「你」則有較強烈的指責或命令.

第三點,PM沒有「能不能」、「好不好」、「可不可以」,就直接說:「我們明天早上開會討論一下今天的遇到的情況」;盡可能避免:「明天開一下會,好不好?」如果組員說:「不好!」那你的反應是什麼?傻在那邊?別忘了你是Leader更是專案的舵手!

作者:程哲明 John

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