若將正式拍攝前的準備工作以時序圖呈現,可以概略區分為資料準備、軟硬體準備兩大類,在資料部分,包括決定播報範圍、收集圖資、撰稿、內容分析、校稿等工作,軟硬體則包括攝影器材、燈光、音效、服裝儀容等。部分工作有其先後次序,當然也有能並行處理的項目,例如在確定播報內容並收集相關圖資後,便可同步進行撰稿及圖檔編修的工作,最後再統一進行場景套疊,因此,下圖(請略開始與結束日期)中黃色區塊就成為所謂的要徑。

一般來說,這種簡單的區分法通常團隊成員已駕輕就熟,專案經理不需要過度干預,但是當專案的完工期限被提前時,要徑上的工作就有延遲的風險,普遍的應變作法是要求團隊成員壓縮時間每個工作包的時間,而我們知道,專案中有三個彼此相關的限制(註1),要不得增加人力,要不就必須犧牲部分品質。另一種變通的方式是,將每個工作包再拆分成更小的工作包,例如圖資內容可以區分國際事件、國內事件,或依時間劃分成一周預報、明日預報,每完成一部分的圖資,隨即進入撰稿與美術設計階段,如此一來,當圖資收集的工作全部完成時,撰稿也幾乎完成了大部份工作,若每個工作包之間都能如此進行,整體的時程就能有效壓縮。

當然,實務的經驗告訴我們,將工作包拆分是有風險的,尤其常發生在最後整合階段,一旦風險發生,造成的後果可能比延遲更為嚴重。因此,一開始就必須明確鑑別被拆分的項目之間的關聯性,關聯性越小者越適合拆分,此外,專案經理也得緊盯每項工作包的運作狀態,留意是否有偏差的徵兆出現。簡單來說,當預知使用的管理方法有潛在風險時,就必須提高監控的頻率。

註1 : 專案三重限制,即範疇、時間和成本。在專案中,若專案品質要求不變的情況下,當範疇擴大,而時間、成本就可能隨著增加。反之,若範疇、成本不變,時間卻被壓縮,為了在時間內達成里程碑目標,部分的品質就有可能被犧牲,可怕的是,這些被犧牲的品質通常是隱性的,可以透過包裝來掩蓋,因此不會在第一時間被發現,隨著日積月累,等到品質漏洞爆發成為產品缺陷時,後續必須付出的維護修補工作往往是開發時的好幾倍。

最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

作者:Victor

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