前一陣子我去一家公司進行專案管理培訓時,聽別人述說一個十分有趣的案例故事,這個實務案例的背後延伸出專案團隊成員們沒有使用正確的管理手法與專案工具,最終不僅讓專案時程出現嚴重的落後,甚至專案運作到一半便已經註定失敗,到底是什麼狀況?且讓我一一述說:(基於隱私考慮,該公司的真實資料已重新撰寫過)

 

這是一家外商公司,該公司的總部在英國,是一家科技廠,基於業務拓展的需要,該科技廠時常要到全球各地舉辦大大小小的招商與展覽活動。正巧台灣有一家協會需要舉辦一場聯合科技展示會,歷時將會邀請不少記者朋友與可能的買方廠商來參觀。

有了這麼難能可貴的機會,對這家科技廠來說,當然絕對不可以錯過,該公司也更告訴協會他們會利用這次難得的機會趁機推出一系列全新產品,因此,不僅豪邁的花費更多成本承租較大的會場展示空間,更爭取於開幕時有一場獨立的產品說明會,總而言之,只要增加記者朋友們報導與曝光的機會,商機便會無限可能!

一切都是這麼美好,只是在實際運作時,新產品目前還沒有準備完全好,但負責的專案經理卻認為這不會是問題,因為時間絕對是足夠的!

在管理專案時,該專案經理簡單的利用Microsoft Excel 規劃出一個專案甘特圖,接著他相信,只要照表抄課應該便可以順利的完成專案。有趣的是,當專案運作到一半,有一項工作他原本認為還有一個月時間的任務,但實際運作到一半時,負責該任務的團隊成員突然告訴專案經理他要結婚了,這項任務由於有特殊的技能要求,因此,如果該成員不在公司時,任務便會發生停擺的問題,不僅如此,專案經理還發覺原來假日以及節慶大家都是要放假的!可是,這不是當然的事嗎?專案經理自己本身也會照常放假啊!只要由於專案經理用的是Excel來規劃專案任務,因而造成Excel 告訴他,其實假日以及節慶是要工作的!也因為這樣,當專案經理仔細的算算到底該任務還有多少天可以運作,結果算出來的答案是:只剩下3天可以運作專案!

這個實際案例最終是很慘的,該公司不僅無法順利的在展覽會場中推出新產品,記者會也只能簡單的利用投影片展示帶出未來將要推出的產品,由於承租了更大的場地空間,相對的,他們需要花費更多的租借成本,但效益卻無法即時在招商大會中展現出來。

這件事件已經結束,在此我們不探討專案經理該負什麼責任,我們探討的是:未來如果我們有機會運作專案時如何避免別人所發生過類似的問題,首先,我們清楚的知道:“專案是由一群人一起來運作的",既然如此,那假日以及節慶大家是不用工作的,這點相信大家都十分清楚,然而,專案經理為何卻無法掌握?這是因為他沒有使用正確的專案工具來進行管理,或者我可以這麼說,他只是透過電腦工具來做專案繪圖,並繪製出一份好看的甘特圖罷了!

為了讓大家有更深刻的感受,我試著問大家一個問題:如果今天是2014/1/24,正巧老板要求你進行一個任務,該任務需要在2014/2/24完成,你清楚有多少可以時間可以用在工作上嗎?如果你用Excel 來計算,你可能便會以為還有31天可以用來運作這個任務。

但曾如之前我們所提,假日以及節慶大家是不用工作的,其中,如果我們按照標準的國家假期來計算,除了星期六、日外,農曆除夕及春節假期也就是2014/1/30至2014/2/4 這段時間大家都是放假的,此時,如果我們用正確的專案工具軟體,如Microsoft Project 2013來計算便會發覺實際上真正可以用來工作的時間只剩下18個工作日,沒想到與原先我們預計的時間將近少了一半!現在,你該清楚用對與用錯專案工具的差別了吧!

接著,我們再探討團隊成員需要結婚這個議題,相信大家都清楚,該成員不會突然就想說要結婚,因此,如果專案中有任務一定需要特定的人力資源才能運作(在專案中這樣的狀況時常都會發生哦~),身為專案經理,你能在一開始便有風險管理的感度嗎?你能事先紀錄並自動追蹤這些變數嗎?您有辦法預測對專案可能造成的影響嗎?當觸發點(Trigger Point)引發時你能即時回應並立即規劃可行的解決方案嗎?

舉例而言,當我們清楚某一成員在何時需要請假,如果使用Microsoft Project 來管理專案,便應該在一開始規劃專案時便將該人力資源的[資源行事曆][例外日期]予以輸入行程安排中。

如此一來,專案任務被分派時,專案工具便會自動分析該資源行事曆是否會影響到任務排程。以下圖為例:原本預計在2014/1/24開始並在2014/2/24結束的任務,經扣除假期以及特殊資源的[資源行事曆],如果還要在控制在2014/2/24結束,真的只剩下3個工作天了!

這樣的實際案例其實都可能發生在你我身邊,實際上,沒有人偷了專案時間,而是專案經理是否懂得善用正確的專案管理思維與專案工具來應對專案運作時的各種挑戰,或許我們可以這麼說:正確的思維與工具帶你上天堂,相對的,錯誤的思維與工具讓你下地獄!

最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

作者:游振昌 Gibson CEO ,Microsoft Project MVP,PMP,Project MCTS,NLP Trainer,AGH

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