專案延誤似乎已是常態,不只是現在,而是自古以來,大多時候都是這樣! 小專案小延誤,大專案大延誤,只有不做專案才不會延誤!

可是,我們不可能不做專案,那該怎辦?有人說,那就不要先規劃,沒有預定計畫,就沒有延不延誤問題。正確,且聰明;但,這要等你當老闆時再說吧!身為員工,被要求做計畫是必然。

於是,為了避免延誤,大家在做計劃預估時程時,普遍很就自覺的養成一種習慣,每估完一項專案活動時間,主動再加上一定比率的緩衝,可能是20%、50%、甚至加上一倍、二倍。專案總時程出來後,再加上至少50%的緩衝。可是,緩衝加再多,事實上,延誤的情況依舊是高得驚人,絲毫沒有顯著改善。這不禁令人好奇,加的緩衝都到哪裡去了?

簡單來說,專案的緩衝大部分都沒有發生作用,反而是白白地被浪費掉了!!!

最主要原因有二:
*  學生症候群:非到考前才念書,不到最後關頭不努力。眼見時間還多,不是先好好喝杯咖啡,就是先去看場電影,享受悠閒時間,直到時間逼進才開始進行專案活動。
*  人性弱點:如果活動順利在時間內完成,或是提前完成,專案團隊也會隱匿不報。只會加強細節修飾,做得更好,即所謂的鍍金(gold plating),直到時間耗盡為止,才會願意往下進行。

而專案活動的估算也都一直存在有盲點,或是即使知道,也不願意正視之處。譬如:
*  暖機時間專案工作涉及不同小組時,往往會假設可以無縫接軌。即小組A交給小組B後,小組B可以立即上手繼續承接下去進行。這,未免太一廂情願或是 太不切實際了。在銜接的過程當中,實際上是需要一段時間的,而且最好要安排正式的教育訓練活動,讓小組A可以清楚的將工作傳承下去。新人進入專案亦然,絕對無法在第一天即可上工,除非是技術性低的一般性作業。
*  工作時數:一天工作時數都以8小時計,這是明顯不合理。一個人上班時間是8小時,但不可能專心工作8小時。即便這很難跟老闆開口明說,但這是事實。我們會聊個天、倒個水、上個廁所、接個媽媽打來的電話….,這些零碎的時間耗損,加總起來,會是個令人驚訝的數字。更不用說,還有其他公司活動會穿插在專案期間,參與福委會籌備活動、參加公司會議、…在在都會阻礙專案團隊一天做滿8小時。

專案加的緩衝沒有發生作用,估算盲點又沒被納入考慮,就已經讓專案在一開始就已陷入危險境界。只要過程中再有個活動估算偏差,專案要不延誤也難!

改善的方法不在流程,不在工具;而在專案最底層的軟性技能,溝通與信任!開誠佈公的和你的專案資助人面對這些事實,依照事實,估算時程。專案每一個活動不預留緩衝,只留專案最後緩衝即可。這些。都需要在互信基礎之上,才有可能執行。事情不挑明,不代表不存在。累積數十年的刻意忽視,需要你我從現在開始,一起慢慢改變。天佑專案管理~

作者:Wayne

網址:http://waynechung88.wordpress.com/

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