擔任過專案經理的大家應該都知道,我們在專案進行前、中、後都會有些人跟我們的專案有關,有時候是一個,有時是兩個,有時候是一整群人,這些人都因為我們專案的執行或完成而會受到直接或者間接的影響,例如導入一個CRM系統時,可能的利害關係人有業務員跟業務主管(使用者)、MIS(系統管理者)、老闆(查看報表)、秘書(資料整理)等人,這些人都是你的利害關係人,有人常常會問:「我是PM,難道我要每個利害關係人都去安撫或打好關係嗎?」,這個問題若要我回答,我會回答:「是的。」,「但是若你的時間有限,那你要先識別出key man是誰。」。

延續前一篇,我用大秦帝國的案例來說明利害關係人管理,秦孝公其實是先王的次子,他的上頭還有一個兄長,而且他的兄長是在戰場上長大的,在崇尚武勇的秦國中聲望很高,秦族內很多老臣都還是擁戴他大哥,而且朝中有許多守舊派的老臣子是認為以前秦穆公的政策才是王道,現在的變法主張若無法依循穆公的策略執行,那就是不是正道。
我們若把商鞅變法這個事件當成一個專案,Sponsor是秦孝公,PM是商鞅,底下有許多的Member,而最終的目的是將強秦九論的內容落實,在這邊我們可以分析一下利害關係人有哪些:
1.秦孝公的大哥
2.擁護秦孝公大哥的老臣
3.位高權重的老臣子
4.因此被替換職務的臣子
5.其他能影響決策的人
6.秦國人民(士、農、工、商、軍人都受到影響)

而在這些人裡面,誰是Key man?我想答案呼之欲出,位居第一位的就是秦孝公的大哥,因為他是之前呼聲最高的繼任者,還有很多老臣子擁護著他,這些老臣子甚至是不服秦孝公的,所以秦孝公若要執行變法,第一個要說服的就是他的大哥,在劇中,當他決意要變法時,第一件事情就是去找他大哥商量,取得他大哥的信任與首肯,而主要的說服方式是採用「秦國必須要變法圖強」、「兄弟齊心才會成功」這兩個點來論述,最終他取得了他大哥的支持,而這也意味著他大哥將幫她處理掉那些擁護自己的老臣子,所以秦孝公接下來要處理的就是那些位高權重的老臣,所以他又招開了一個會議,在會議中訴說變法的決心,讓老臣子們知道這次的變法勢在必行,並初步取得共識。
最後在啟動會議上,透過國恥石做宣示,並讓其他的利害關係人清楚這次變法的目的與決心,這算是一個還蠻好的利害關係人管理教材,可供大家參考,其實利害關係人可能不會在專案一開始就很明確,很多都是隨著專案進行而慢慢出現,例如在專案前期與中期都沒有接觸到user,但到了系統準備上線測試時才發現這些user十分抗拒新系統,這時候再來處理往往都會導致專案進度延遲,耗費大量的時間與成本,有時甚至還要重新探討需求,因此,利害關係人的辨識要持續的進行,並且關注這些利害關係人對於專案的關注度與影響力,依此範例我們可以列出以下這個利害關係人矩陣:

透過以上這個矩陣大致上可以告訴我們該如何去處置每個利害關係人,這個辨識與管理過程必須小心的執行,有時候老闆的秘書、老闆娘、總機小姐等都有可能是會影響決策的人,在處理一個專案時務必要關注這些可見或者潛在的利害關係人。


 

作者:Gipi

Blog:http://www.dotblogs.com.tw/jimmyyu/

 

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