在一個熱到馬路可以煎培根的週五,筆者前去拜訪朋友-大明(為什麼叫大明呢?主角偶爾要換人當嘛~不然小明每次躺著都中槍),聽著大明嘮嘮叨叨的敘述這禮拜他如何的忙到腳不沾地,是如何地夙夜匪懈,只差沒說自己為了公司鞠躬盡瘁,死而後已了,聊著聊著突然聽見大明發出一聲殺豬般的慘叫:「啊!~~~」,這慘叫的層次感宛如餘音繞樑,三日不絕。我問:「怎麼啦?」他說:「我按太快,不小心把我做了三天的影片全部刪掉了...。

臺語有句俗諺說:「呷緊弄破碗」我想這大概是上述故事最好的釋義了,相信許多人都對揠苗助長的故事耳熟能詳,故事中的農夫覺得稻田裡的秧苗長太慢了,因此將每一株稻苗都往上拔了一點,最後導致秧苗都枯死了。故事中的農夫辛苦的幹活了一整天,結果卻適得其反,沒有人稱讚他的辛勤工作,他面臨的是必須重新整地種稻,再來一次的狀況。這讓我想到有時職場中,主管可能會臨時交辦某件事情給您,同時主管也告訴您:「馬上就要,越快越好。」這時我們往往會拼了命的加快腳步,趕快把事情做完,但卻忙中有錯,花了更多的時間去彌補錯誤,得不償失。在生活中我們也常會碰到類似的情況,趕著要做什麼,卻忙中有失,例如:趕著出門去見客戶,卻忘了把簡報資料帶走;趕著下班回家,因為家裡太座大人有令,今天要回家吃晚餐,人到了停車場,卻發現車鑰匙留在辦公室。

在專案中,您是否也有遇過類似的狀況呢?為了趕時間,因此將規劃階段要做的事情偷工減料,覺得差不多了就開幹,拼命趕工,起初進度的確是加快了,但是後面卻發現問題不斷發生,只好頭痛醫頭,腳痛醫腳,最後專案就像是滿是補丁的百家衣,漏洞百出,結果花費的時間反而更多。可能您的工程師做了半天的產品,不完全符合客戶的需求。可能當客戶提出需求,您不知道該答應還是不答應好,因為當初專案的範疇似乎不夠明確。

規劃階段最重要的事情是定義範疇及展開WBS。範疇給專案一個邊界(Boundary),告訴您什麼要做,什麼不做,WBS告訴您要做什麼、何時去做以及誰做。PM是專案的頭,告訴專案團隊成員該往哪兒走,寧可在規畫階段清楚建構出專案的方向,也不要讓團隊成員跟著您繞來繞去,繞的頭暈轉向,最後發現只能砍掉重練。

最後,「急事緩辦,越慢越快」,與您分享。

專案管理俱樂部副站長 Sara

 

圖片來源:

http://goo.gl/YldHlo

http://goo.gl/vxTNwV

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