臺灣人骨子裡也許有一種基因稱之為趕流行,無論最近正夯的話題是什麼?各大媒體及談話性節目有如看到黃金的蒼蠅,趨之若鶩,PMO(專案管理辦公室)也是如此。

 隨著考取PMP(國際專案管理師)證照人數的增加,許多公司如雨後春筍般紛紛成立PMO,然而是否有達到預期效益呢?


這就令人玩味了。每間公司都有它獨特的企業文化,您可用厚黑、政治等形如詞來形容它,無論公司要實施何種政策,企業文化都是首要考慮的因素,在假設一切美好、理想的前提下,我們先來看看導入PMO的好處吧!

 ●統一流程

許多組織在擴編成長的過程中,常會發展出一套屬於這間公司獨有的流程以完成專案,有些流程可能很好用,有些則讓人倒盡胃口,然而有些流程隨著公司的發展不見得繼續適合公司,造成跨部門合作或是溝通上的困難與不便。而PMO提供一個統一的流程及規範,讓每位員工擁有共同的語言,工作時能有所依循,避免員工無所適從。在溝通上,我們了解衝突來自立場的不同,PMO扮演一個調停的角色,居中協調,讓每個人聚焦在問題本身,而非為反對而反對,讓每個人能夠更好的相處,這點是無價的。

 ●培訓員工、提升戰鬥力

PMO有一項非常重要的工作是「培訓」。

許多新進員工往往需要經過1-3個月不等的內部訓練才能正式上線,對公司而言它必須要等到3個月後才能收到該員工的產值,許多資深員工也需要進一步的培訓,隨著職位的升遷、調動、專案使用技術的不同等種種原因,對公司而言提供這些員工合適的教育訓練將使他們發揮更大的效益。PMO的價值在於了解底線,PMO的成員通常是高階主管,或是相關領域專家,相較於人資部門,他們更了解核心需求、公司走向等其他許許多多的因素,培訓當然需要投入大量的成本,然而真正的節約資源是讓每個人能夠更快更好的完成工作,如此公司將能更快的出現收入,您覺得呢?


●監控專案、掌握績效

有時我們會聽到新聞報導:「某銀行行員監守自盜……。」同理可證,如果一個部門如果自己進行、監控自己部門的專案,也有可能發生同樣的情形,畢竟球員兼裁判的狀況無法使每個人信服,此時PMO就扮演了第三方的角色,能提供一個公正且客觀的人選、方式、環境等,去進行考核、監控等動作,這對於專案利害關係人及公司相關高階主管人員是非常重要的。(否則,不會有人承認自己部門是有問題的,沒錯吧!)

實務上,我們通常遇到的狀況一點也不美好,導入制度勢必讓公司發生改變,當改變影響了既得利益者的利益分配,有如一石激起千層浪,那是餘波盪漾,久久不能平靜,台灣文化談論的是「情、理、法」,人情是擺在首位的,這也是許多公司導入PMO最終失敗的主因,然而任何事情都是有利有弊,PMO的立意是希望幫助公司更上一層樓,而如何使用它達成目標,仍須仰賴各位的大智慧了。

如果你想了解更多專案管理實務,或是想要學習當一個頂尖的專案經理人,實務專案管理專家營歡迎您的參加!


專案俱樂部 副站長 Sara 徐雪洳

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