大量的專案交付過程中,經常會出現專案交付的進度於計劃有較大的偏差,導致這種偏差的原因往往是多種多樣的,排除掉各個專案不同的因素之後,一般常見的引起進度失控的原因是下面這五種錯誤。

PPM 1

錯誤1:里程碑設置不充分

缺少里程碑,讓進度難以控制。很多專案經理的進度設置依賴寬泛的時間範圍,比如將節點設置為在專案的結束時刻;快臨近截止交貨日期;在一個新階段的開始。 里程碑的主要作用是用來作為進度控制和監測的工具,它可以輕鬆的跟蹤專案計劃中的關鍵點,快速的查看日程安排是不是在計劃中,如果里程碑設置的不夠,那麼專案的進展報告就很難形成。

改進建議:確保專案里程碑在整個專案交付過程中均勻分布,以便定期檢查進展情況

PPM 2

錯誤2:不考慮資源的可用性

有的時候,專案進度計劃看起來很漂亮,也有明確的里程碑,專案經理在做計劃時沒有犯其它常見的錯誤,但是,真正在落實到專案實施的過程中的時候,出現了資源不可用。在規劃專案進度計劃的時候,要考慮專案成員是否真正的投入到這個專案中來,有的突然去休假,有的被安排了一段時間的培訓,還有的可能存在家庭原因導致無法正常上班等等。

改進建議:對於專案經理來說可以採取相應的人員調度系統來安排資源,同時需要將進度計劃及時公開並傳達到每個專案成員,提前做好資源風險管理。

PPM 3

錯誤3:不使用基線

沒有基線就沒有比較,每更新一次進度計劃表,就要與之前的版本進行對比,看之間存在差異。將其記錄並充分分析,下次再出現類似的情況就會考慮更全面。基線的真正意義在於幫助專案經理吸取經驗教訓,達到進行整體監測和控制的目的。

改進建議:重大計劃更改,專案經理都應隨之更新基准。建立變更控制管理流程,一旦出現變更,對原來的基線進行備註說明,包括產生變更的背景、影響範圍和相關記錄。

PPM 4

錯誤4:沒有定期更新狀態

很多專案經理認為計劃的實用性不強,因為計劃趕不上變化,但實際上,這是因為,他們認為計劃是“死的”,不可變更的。當專案進行中,做到哪一階段,專案整體完成情況,都是需要及時在計劃中進行體現的。只有這樣,才能根據目前狀況及時完善下一步的工作計劃。如果專案經理不對專案進度計劃進行定期更新,那麼一旦出現問題就無法對新事物做出反應。

改進建議:專案進度計劃不能只更新任務是否完成,需要添加更多的細節,需要定期對細節進行了解和溝通。對計劃始終保持最新的狀態來增加准確性,這樣的話會對其他的模塊產生同樣的好處。

PPM 5

錯誤5:進度計劃中的任務缺少關聯

當專案經理對業務不熟悉或者跨行業,導致對於專案中的具體流程不清楚,就會造成其制定的計劃存在一些邏輯上的偏差。在實際工作中,也會造成工作流程或責任分配上的麻煩。

改進建議:深入業務和行業,聽取團隊成員和其他部門的意見和建議,充分溝通,制定行之有效的進度計劃表。

PPM 6

 

 

文章來源:中國專案管理者聯盟

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