生活中看專案管理

一些專案經理人在生活中觀察到人們做事的狀況與態度,進而抒發其心中的感觸,並告知人們以專案管理的觀點來看,我們應該做到哪些相關的事情。

大型的專案管理常會仰賴報表,這些報表不外乎用來讓管理者快速掌握進度、人力、經費等資源情況,但卻可衍生出各種不同的樣貌與規格。有個朋友曾待過一家軟體公司,專案通常為一年期,分期中與期末兩個階段審查驗收,專案成員每天要填寫工作日誌,每周要備份檔案到指定的儲存空間,專案經理除了這些例行公事之外,還要定時更新當週時程表與下周預估時程表,每周有例行進度會議,每月則要製作專案狀態報告,每季則有大型內部稽核。專案狀態報告包含了一份完整的excel追蹤清單,記錄了期初與各階段人員、資源、進度、學習狀態、費用等狀態。

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風險登錄表,原名Risk Register。Register指的是一份正式的記錄或是清單,PMBOK中有二份以register為名稱的專案管理文件:

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每個人的信仰有所不同,各自有自己神聖不可侵犯的領域,並遵守著相關的規範生活著。工作中,也有些人把某些專業上的手法、概念奉為至高無上的教條,然後虔誠地依循這一套邏輯處理工作中大大小小的事物,大部分的時候,這樣的原則讓人做起事來有條有理,甚至能說服他人接受自己的想法,但萬一走火入魔,凡事用同一套理論做事,就會陷入固執與偏見的漩渦中,影響正確的判斷,害了自己也害了團隊。

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救救上班族是泰國一部輕鬆有趣的電影,由泰國知名偶像Tik傑西達邦飾演,女主角則是俏麗可愛的Bow。劇情是描述一家飲料上市公司,接收到韓國總公司要求在三個月內研發新產品的任務,市場部主管Pun臨危受命擔任這個專案的主管,而女主角Whai則是Pun的新助理,靠著裙帶的裙帶走後門進公司。

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最近碰巧遇到幾位朋友詢問專案管理的知識,心裡默默感到高興,慶幸自己在專案管理的領域進入還算早,累積了一點點經驗可以分享和討論。在交流的過程中也發現,專案管理是否能在企業內部實現,最大的因素還是取決於高層是否有決心導入,而非團隊選用哪一種方式或工具。

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專案管理貴在如期如質完成專案範疇內的任務,但品質的好壞與時間、範疇、資源有極大的關聯,稱之為專案的三重限制。在星際效應電影中,以庫柏為首的太空人與科學家們,在sponsor布蘭德教授的遊說下,穿越蟲洞前往未知的星際去探詢適合人類居住的星球,是十年前拉撒路任務的延續。拉撒路一詞取自聖經,在新約《約翰福音》11章中記載,拉撒路病死後被埋葬在一個洞穴中,四天之後耶穌吩咐他從墳墓中出來,因而奇跡似復活。言下之意,這一趟太空任務猶如尋找奇蹟般的旅程,充滿挑戰。

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“麥肯錫的問題分析與解決技巧"一書中提到,問題(Problem)之所以會發生,主要是因為現狀與理想(或是期望)不相符合所致。有了問題,不是先追究責任,而是要先問為什麼會發生,通常只要能問對問題(Question),找到正確原因,解決方案(Solution)自然而然就出來了。例如:頭很痛,不是吃止痛藥就可以;而是要找到真正引發頭痛的肇因,再針對根本原因治療。

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福爾摩斯般的敏銳觀察力一文之後,今天要再一次向夏洛克.福爾摩斯致敬,以他來作為文章的主題聊聊職場生活。不同的是,這次選擇英國電視影集「新世紀福爾摩斯」來當題材,因為這是福爾摩斯相關電視電影作品裡,我最喜歡的一部。

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因為工作的關係,時常會到企業對員工們進行培訓,以專案管理的培訓來說,我總喜歡在培訓時問學員這個問題:『你覺得參加完培訓後,最終的產出會是什麼?』

 

 

 

 

 

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當有人提及這個問題問我時,我最喜歡的回答方式便是把專案經理比喻成開飛機的機師,接著,我會反問問我問題的人:『你覺得機師最重要的職責是什麼?』

一般人的回答是:『開飛機…』然後呢?

『確保飛機不會墜機!』接著呢?

『朝目的地飛…』

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這個問題應該不難嗎?只是我問了許多人,怎麼還是很多人不清楚彼此的差別?所以,我上網Google 一下“何謂專案”…,以下是得到的資訊:「項目,又譯為計劃、專案,是為完成某一獨特的產品或服務所做的臨時性努力。臨時性是指項目有確定的開始日期和結束日期。獨特意味著項目的最終結果不重複。」

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戰爭遊戲是改編自同名小說的一部科幻電影,在描述22世紀的未來世界,人類面臨外星蟲族的大舉入侵,在兩次接觸戰爭中人類雖擊退了外星生物,但人族主力艦隊也損失殆盡。為了迎接即將到來的第三次入侵,聯合組織從世界各地挑選出精英少年,意圖培養成艦隊指揮官來迎接強敵。

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曾在一個案子裡聽到這樣的案例。
PM:「這個案子有個模組的功能不易實現,初估大概要3個人員才能完成,但如果採購某個外部元件的話,可以節省大約2.5個人月的時間。」
老闆:「那元件多少錢?」
PM:「1,000美金,買斷。」
老闆:「那等於要3萬塊左右,也不便宜,有沒有比較便宜的,然後我們的工程師做不來嗎?」
PM:「我評估了三四個,這個算是最滿足需求,價格也還公道的,另外,工程師不是做不來,就是需要花三個月來做,後續維護也是個問題。」
老闆:「你再評估仔細一點。」

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已經紅遍亞洲的韓國知名綜藝節目Running Man在第223集(韓國撥出時間為2014年11月30日,台灣約落後4個月) 裡,推出以職場為主題的競賽(註1),雖然這一集沒有特別來賓,但爆笑的比賽過程還是讓人噴飯,遊戲裡頭很多有趣的地方也讓上班族引起共鳴。

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隨著新的一年到來,你有什麼新計劃?或許你會再想想,好好的計劃一下…只是因為沒有壓力,所以隨著時間的流失,漸漸的,你可能又發現怎麼又過了一年,這一年好像也沒什麼變化!如果這你不是你想要的結果,或許你可以選擇「改變」!

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If we burn, you burn with us. 這是飢餓遊戲-自由幻夢中凱妮絲一段激勵施惠國的喊話,象徵對都城及史諾總統的極力反抗。在整部飢餓遊戲故事中,凱妮絲因個性鮮明,叛逆性格中又帶有憐憫心,因此聚集了廣大人氣,第13區反叛軍領袖柯茵等人看中她的影響力,才會遊說他當成革命行動的精神象徵,並拍攝宣傳短片激勵人心。

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