生活中看專案管理

一些專案經理人在生活中觀察到人們做事的狀況與態度,進而抒發其心中的感觸,並告知人們以專案管理的觀點來看,我們應該做到哪些相關的事情。

東方人,普遍來說,缺乏創意。現代大學生,你問他,畢業後準備做甚麼?你有什麼目標?有沒有什麼夢想?十個有九個,你會得到以下答案:不知道、如期畢業、考研究所、當兵、結婚、找工作、開網路商店、環遊世界、出國念書。從小就養成習慣,好像路只有一條,久了,也就不會想了!怎辦?

 

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怒海劫,改編自2009年索馬利海盜挾持美國貨輪快桅阿拉巴馬號船的事件,由於事件本身就充滿戲劇性,因此在沒有大幅修改劇情的情況下,透過電影畫面的修飾,就讓人彷彿親身經歷一般。你不得不讚嘆影帝湯姆漢克的精湛演技,尤其獲救後驚魂甫定的神情,還真讓人以為他就是菲利浦船長本人,當然,某部分也歸功於導演格林葛萊斯的執導特色,大量使用了逼近真實的場景(該片拍攝的船隻為阿拉巴馬號姊妹號)、演員(劇中海盜為葉門籍索馬利亞人、片尾軍醫為真實軍醫....),甚至在拍攝海盜登船之前,飾演船員和飾演海盜的演員們也被刻意隔離不曾碰面,增添了臨場刺激感。

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我們總是說PM要在風險徵兆出現時,適時做出反應,但若是專案很不幸地已經失控,又該如何解決呢?電影<醉後大丈夫>敘述道格(賈斯丁巴森 飾)在結婚的前兩天,跟三位伴郎,也就是他的兩個麻吉菲爾和史都(布萊德利古柏和艾德赫姆斯 飾)及未來的小舅子艾倫(查克葛里芬納奇 飾),四人開車到拉斯維加斯,打算展開他們畢生難忘的通宵狂歡派對。

 

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<危機倒數>The Hurt Locker,是一部描述拆彈小組在前線執行任務的英勇故事,由Kathryn Bigelow執導,拍出與市場風格截然不同的戰爭電影,讓我們在緊張的氛圍中,也感受到細膩的真實情感。當年<危機倒數>囊括了多項國際大獎,沒想到Kathryn Bigelow幾年後又推出以賓拉登為主題的<凌晨密令>,再次展現他獨特的說故事能力。

 

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若將正式拍攝前的準備工作以時序圖呈現,可以概略區分為資料準備、軟硬體準備兩大類,在資料部分,包括決定播報範圍、收集圖資、撰稿、內容分析、校稿等工作,軟硬體則包括攝影器材、燈光、音效、服裝儀容等。部分工作有其先後次序,當然也有能並行處理的項目,例如在確定播報內容並收集相關圖資後,便可同步進行撰稿及圖檔編修的工作,最後再統一進行場景套疊,因此,下圖(請略開始與結束日期)中黃色區塊就成為所謂的要徑。

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英雄總是發生在災難後!

布魯斯威利(Bruce Willis)在終極警探(Die Hard)系列中,不論是在機場、大樓、銀行,總是能夠力挽狂瀾,在眾多歹徒的手中,成功的拯救危機,讓正義伸張,好人打敗壞人。

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身為PM,在專案執行過程中總會遇到許多阻礙,有些來自專案外部,屬於可知的風險之一,比較麻煩的是發生在內部,特別對象是上司或sponsor。在溝通管理中一再強調要將「對的事情在對的時間用對的方式告知對的人」,意思就是提醒PM在對上司報告時,必須要切中要點,通常上司要知道的是專案的成效或進度,執行的細節(特別是技術過程)往往不需要花太多時間撰述,除非你的上司屬於親力親為的行動派。

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雖然PM不需要像福爾摩斯一樣出生入死,但洞燭先機的敏銳觀察力卻是非常值得學習。電影裡的福爾摩斯和小說有些許差異,不過善於從一些微小線索推敲全貌的能力是不容質疑的,為了凸顯福爾摩斯神乎其技的推理,電影中他化身為優秀的格鬥家,靠得就是經由打鬥過程觀察對手的習性,並且在對方出手前預先就做好回應準備,這正是專案管理中風險應對的能力。

 

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氣象播報是一門跨領域的學問,至少包含氣象與傳播兩種專業行為的表現,若是將範疇稍微做一些延伸,涵蓋美術設計、文字、導播、後製到影片的輸出,便像是一個專案的周期。若以一分鐘報氣象來當案例說明,PM並非螢光幕前大家所喜愛的氣質美女主播,而是躲藏在幕後的策劃人員,通常也可能是導播的角色。

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向上管理是近幾年常被提及的一門學問,一般人常以為管理是高階主管的工作,其實不然,如何管理好自己的上司也是十分重要的。

或許你會說"怎麼可能! 他不管我就謝天謝地了,我還要管他!?",其實上司是最需要管理的一群人,我喜歡這麼說 : 因為他們管多了,就忘記怎麼被管。

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風險可能存在於專案執行的任何一個階段,PM的工作就是要在風險發生時進行適當的應變處理,這使我們想到一個風險應變的極端處理方式 - 關鍵報告。在這部電影裡,司法單位靠著預知系統在發生謀殺案前逮捕嫌犯,也就是當嫌犯根本還未犯案前就被抓起來了。試想,這樣的處理方式在專案管理中恰當嗎?

 

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國際專案管理學會(PMI)所出版的專案管理知識體指南(PMBOK)第五版中,定義有專案管理的十大知識領域,其中專案品質管理雖然總共只有三個流程;然而,如果沒有整體的品質觀念,確實不好理解。因為實際上,品質管理的內容可說是包含萬千;絕非PMBOK原文短短不過28頁,就可以解釋清楚的。

 

 

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所為採購,白話一點來說,就叫做外包或委外工作。以政府或公家機關的採購案而言,投標廠商稱之為賣方,招標單位為買方,買賣雙方透過合約來約束彼此的合作關係。就賣方而言,一個得標的採購案即可當成一個獨立的專案,而合約就等同於專案的工作條款,預計要完成給買方的成果,則是這個專案的交付標的。當此廠商再將專案的其中一部分委外執行,則此時廠商的角色成為買方,下游承包商則為這個子專案的賣方。

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有了專案管理知識後,是不是就真能讓專案更有效率達成任務呢?理論上是的,但實際上專案的執行除了專案本身的時程控管外,還常常必須應付公司緊急交辦的事項,可能是其他專案,也可能是瑣碎的雜事。個別專案可以仰賴專案經理掌控,但在稍具規模的組織裡,每個專案間的資源如何調配?人力是否足夠或工作量是否超載?哪個專案工作較急迫?就不是單一專案經理有權限處理的,因此,PMO(Project Management Office,專案管理辦公室)這個團隊便應運而生。

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前一陣子我去一家公司進行專案管理培訓時,聽別人述說一個十分有趣的案例故事,這個實務案例的背後延伸出專案團隊成員們沒有使用正確的管理手法與專案工具,最終不僅讓專案時程出現嚴重的落後,甚至專案運作到一半便已經註定失敗,到底是什麼狀況?且讓我一一述說:(基於隱私考慮,該公司的真實資料已重新撰寫過)

 

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老闆不是神,專案經理也絕對不是,既然如此,也就不用強求自己同時掌管許多專案還能事必躬親。適當的委任與授權,不但能讓團隊其他成員有機會學習,也能舒緩自己的工作量,可謂一舉數得。

 

 

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