生活中看專案管理

一些專案經理人在生活中觀察到人們做事的狀況與態度,進而抒發其心中的感觸,並告知人們以專案管理的觀點來看,我們應該做到哪些相關的事情。

向上管理的概念大家應該都清楚,重點在於管理好你跟你老闆間的關係,了解他有什麼期望與困難,而今天要談一個概念叫「跨階管理」,這個詞的發想緣由是前幾天在Mr.6那邊看到一篇「跨界」能力,但因為我這個觀念跟他雖有些雷同,但不全然相同,而我也不確定有沒有合適的專有名詞,因此這個詞是我自己暫時先取的,跨階的概念我們用下圖表示。

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專案之所以成立,是因為有需求;然後從需求中,粹選出專案範疇。可以說,專案需求是專案的根本。專案需求沒有確定,專案規劃所計畫出的成本、時程、風險、品質…等等,全都不切實際,也沒有意義

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電影「MoneyBall」改編美國著名財經作家路易士著作“魔球”,敘述美國職棒大聯盟MLB的小市場球隊奧克蘭運動家如何以有限預算來對抗財大氣粗的球隊。

美國職棒大聯盟是公認棒球的最高殿堂,集結了世界各地頂尖球員,由於電視轉播及周邊效益高,吸引許多資本雄厚的財團經營球隊,但也有少數球隊所屬城市本身經濟水平較差,企業能挹注的資金有限,當它們與紐約(洋基)、波士頓(紅襪)等球隊在自由市場上(註1)競爭時,幾乎沒有勝算的空間。

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最近,約翰又聽到一些在PM工作崗位上的朋友或同事們離職的消息,是不是PMP證照沒有用?還是沒有去考PMP所以做不好專案管理?經過適度訪談及了解,有感而發的歸納出一些「PM書上沒有教的事」,給專案經理們或專案組織當成執行專案的參考… Part3

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最近,約翰又聽到一些在PM工作崗位上的朋友或同事們離職的消息,是不是PMP證照沒有用?還是沒有去考PMP所以做不好專案管理?經過適度訪談及了解,有感而發的歸納出一些「PM書上沒有教的事」,給專案經理們或專案組織當成執行專案的參考… Part2

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最近,約翰又聽到一些在PM工作崗位上的朋友或同事們離職的消息,是不是PMP證照沒有用?還是沒有去考PMP所以做不好專案管理?經過適度訪談及了解,有感而發的歸納出一些「PM書上沒有教的事」,給專案經理們或專案組織當成執行專案的參考…

 

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小丑出神入化的企劃能力與執行力,成功將蝙蝠俠打入黑暗深淵,從此沉寂了八年。這八年來,高譚市成為一個和平的城市,人們甚至忘了蝙蝠俠的存在,而身為這個暗黑專案的利害關係人之一,我們似乎也忘了督促PM維持他該有的責任與道德觀(註1)。

 

 

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你的記憶中,有沒有一個專案令你拍案叫絕,由衷佩服PM過人的智慧及企劃能力? 現實生活中,我們受限於工作年資與經驗,不一定有幸能親身參與那樣的專案,但在電影中,卻能找到這樣的元素。今天不談英雄,主角是個小丑,「黑暗騎士」中的大反派,Joker。小丑有什麼功績值得我們歌頌? 如果我們仔細檢視小丑所執行的專案,便可發現它滿足了專案管理九大知識(註1)中的六項,幾乎是個完美的企劃者。

 

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管理專案是件很繁瑣的事情,創意,絕對是不可或缺的一項軟技巧。

無奈,隨著外界日積月累的各項教育、禮儀、習俗貫注於身,以至於人們與身俱來的創意也逐漸在消失中。近日,無意間發現 glassdoor 網站在去年(2013年)由面試人分享的成千上萬面談問題之中,整理出來25題年度最讓人瘋掉的面試問題。裡面有各知名公司在各種職缺中曾經問過的問題。也許,這可以當作一個練習,看看我們的創意倒底還剩多少?

 

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專案是指暫時性、有目的性的工作,計畫(program)則是多個專案的組合。在嚴謹的組織裡,計畫辦公室或計畫經理負責管理與掌控各個專案及計畫的推動,在此講推動而非執行,是因為主要目的在於評估專案是否可行,是否符合公司的發展目標。

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什麼是專案管理?用老闆的角度來說明,是高績效的報酬,用員工的角度,是不要讓我過勞死的奢求。用討人厭的學理來說明,專案管理包含了整合、範疇、時程、成本、品質、人資、溝通、風險、採購九大知識領域,是用來管理專案的執行,使專案能夠順利完成的技能。

 

 

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成本管理是一門複雜的學問(至少對我來說是如此),卻是專案經理想要和老闆溝通不得不練就的功力。假設績效(產值)是眾老闆們最關心的重點,那麼成本絕對是排名第二的項目,好的專案非但能開源,還能節流,替公司省下大筆預算。成本管理的第一課,是要了解實獲值管理(Earned Value Management,簡稱EVM)的概念,簡單來說,就是透過計算預計成本、預計進度、實際成本、實際進度之間的關係,來釐清專案現況,並進而預測未來還需花費的時間及資源。

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專案的成敗來自於哪裡? 文章內圖是根據國際專案管理學會(PMI)出版的PM Network於2012年五月份所做的調查結果(引用自專案管理雜誌2012冬季號),有37%的人認為是專案膨脹與不停變更需求所造成,這和我自己的經驗相符,專案時間或資源不夠,有很多方法可以解決(至少加班就是一種方式),但如果專案的需求不斷改變,時程、工作量也會更著變動,如果運氣不好,平常老闆的作風就是如此,那麼帶來的影響將是源源不絕的惡夢。

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我曾發生過一件事,我才打開軟體大概三分鐘左右,它就跳出「不可預知的錯誤訊息」的對話框。其他使用者也像我一樣,剛打開幾分鐘程式就沒有回應,而且他還會要求你重新開啟瀏覽器,否則就沒有辦法使用。其他使用者都發現這宣稱經「簡單化」的使用介面難以操作,所以我不禁想「這到底是怎麼搞的!」。我最近又再次體驗到這令人厭煩的感覺,這就是為什麼我需要發洩。客戶最近提出了他們對於軟體的要求,如果我們能顧及他們的需求,那麼他們將只使用我們公司的軟體。我們以為這軟體已經夠完善了,但後來卻發現這軟體並沒有辦法運行的很好。

 

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車流崩潰(breakdown)意思是在沒有交流道、道路縮減及其他影響的情況下,單純因為車輛過多、變換車道,或部分車輛怠速所造成的塞車現象。在沒有任何瓶頸下,高速公路的車輛密度大約在80台車/公里,前後車距約12.5公尺,此為臨界密度,當超過臨界密度後,因車輛彼此距離太近,前方車輛做出一些反應時(如煞車),後方車會比前方車反應還大,並一輛一輛往後傳(註1),這個現象在大家平常等紅綠燈時就可以明顯感受到,當前方車輛煞車再加速時(例如從紅燈轉為綠燈),後方的車通常在前方車已經確定往前後才會開始加速,因此越後面的車會發現綠燈已經亮了一段時間,自己卻還沒辦法前進。

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好的教練能夠整合團隊,讓球隊發揮最佳的戰力,但不可否認的是,最終我們(或sponsor)還是以是否取得冠軍(或季後賽)這個績效指標來評量一個總教練的成敗。能夠獲得冠軍殊榮的球隊,通常個別戰力不至於太差,只是缺乏某些關鍵因素,例如主力球員大牌難以駕馭、傷兵多、戰術配合度不夠等等,但,一個戰力不均等的球隊,若缺乏資源(例如球隊投入交易球員的資金)挹注,我們還會記得誰曾經帶領他們前進了幾個名次?

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