PMO在組織中的具體的角色和體現的職能,並非是一成不變的,或者說哪一種方式是最佳的,它需要根據組織的具體特點和組織的結構形式不同而有所差異,另外,也需要根據組織發展的不同階段,進行不同的定位。

專案管理是保證專案被正確的執行,而組織級專案管理是是立足於企業管理角度,從實現企業運營價值最大化的目標出發,考慮如何籌建企業級的專案管理體系,實現企業資源優化整合、提高專案成功率,並在專案立項和執行過程中及時把握市場和客戶需求的變化,從而幫助公司快速調整經營目標和經營策略,最終實現企業的戰略目標。

在建立好了PMO之後,就需要讓PMO能夠按照預定的權限和流程進行運作,在運作的過程中,應該注意以下事項:

 

  • 應該使專案管理在組織內部具有連貫性和穩固性,不能夠只是作為口號的宣傳或者是階段性的工作突擊。
  • 能夠向組織的決策層、職能經理及員工展示專案管理的價值。這些人是PMO運作的利益關係者,只有這些人的真正支持,才能夠配合PMO的運作,達到PMO的作用。
  • 能夠在專案經理和決策層之間,站在中立者的角度,客觀的來審視專案。
  • 能夠平衡其作為專案控制和專案支持角色之間的關係。PMO的目的是為了保證專案實施的成功,而不是實現對專案人員和專案決策的控制機構。因此PMO不應該作為政策的強制執行機構出現,來管制專案的執行。應提供給專案經理一些可以使專案成功的經驗,預見性的去發現一些專案管理中的問題,來配合專案經理成功完成專案。
  • 可以根據情況,進行專案組合管理,保證專案是按照最優化的方式來安排和選擇,能進行專案優先等級的排序,以實現組織的整體目標。
  • 重視培訓和教育的作用。PMO應該為專案管理和實施人員提供系統的教育和培訓,以提高他們的專案管理水平。
  • 應加強專案經理之間的溝通。可以採用定期的經驗交流會、研討會、問題解決會等多種形式,來加強專案經理間的溝通,提高專案經理的管理水平。
  • 重視知識管理。PMO應該收集和管理專案執行的經驗和教訓,作為專案的歷史數據資訊,作為今後組織的決策依據和專案執行的參考。
  • 持續改進。應該根據現有方法論、流程、制度的應用情況和反應出來的問題,對其進行改進。這個過程應該是持續的,同時需要與其他組織進行比較(基準比較),發現自己的差距,以更加完善組織的專案管理標準。
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    文章來源:專案管理者聯盟

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