假設你是美國航空航天局(NASA)太空船專案的一名科學家,你負責計劃太空船的下一次升空。NASA所有的資源和供應商都歸你管。每個人都完全服從你的指揮。在這個專案中你實際上不需要親自做什麽,除了一件事:為升空之前所有要完成的步驟做一個計劃,並且執行這個計劃。

聽上去不難,對嗎?你覺得自己必須要考慮多少因素呢?讓我們看看:天氣,在距離地球幾千英里的高空將要和太空船相連的衛星軌道,宇航員的挑選和培訓,飛行期間要進行的實驗,還有,降落的地點,現場的人和設備,把太空船推上太空的火箭。你還需要照顧現場的做報導的媒體工作人員,控制觀眾人群。怎麽樣,這些夠你忙的嗎?

整個專案所涉及的人與事可謂千頭萬緒,這些因素只是冰山一角。對於這樣的專案,甚至更小規模的專案,你需要的不光是最後期限,而是時間表。

時間表是專案完成所需步驟的一個基本的、動態的計劃表。時間表為行動提供動力,在進行過程中設定里程碑,使你可以將自己的進度和預先設定的完成時間相比較。簡而言之,專案成敗就取決於時間表。

要使一個時間表真正有用,它必須有明確的時間和日期。"建議"、"盡快"、"在您盡早方便的時候"、"當我能抽出時間的時候"這些話根本沒用,只不過為進度延後自動提供了借口:我不方便,我沒空。

一個時間表不應只是鞭策人們行動,更應該鼓勵人們行動。時間表不應該只是逼著你或者其他人去完成一個不可能實現的目標。有效的時間表要滿足三個標準:

    一、時間安排合理。

有多少工作量?有多少時間?同時還需要處理什麽事情?這樣安排是否合理及現實?在你預計的時間上再加多25%-50%,可以讓時間表更現實。大多數人在大多數專案上都會低估所需時間。

    二、工作任務公平。

你的時間進度安排公平嗎?你是不是為了生產力在"懲罰"別人?你手下的人有沒有被工作和苛刻的時間進度壓得喘不過氣來?通常,對於那些完成任務的人的"嘉獎"就是給他們更多的工作。

    三、得到本人認可。

只有你自己承諾的時間表才會真正有用。當然,很多時候你設定自己的時間表,這個時間表一般是現實和公平的。

 

為了做到以上幾點,你要考慮幾個關鍵問題:

*在完成時間表的過程中有沒有障礙?

*過程中我們可以設定的合理的幾個階段性目標是什麽?

*如果你做這項工作,對於我而言是否公平?

*我是否能夠相信你能按時完成任務呢?

一個原則問題要切記:一個專案不是一下就過了6個月,時間是一天一天,一個星期一個星期溜走的。

用時間表拉回出軌專案

最現實、公平並且自我認可的時間表在專案進行中還是可能遇到麻煩。由於另一些事情的優先程度提高了,一個本來進行得很順利的專案現在卻可能被放到了不重要的位置,一個非常現實的時間表一下變成了一個讓人泄氣的巨大的麻煩。你覺得事情出軌了,你甚至不知道如何實現目標。你可以有幾個辦法讓出軌的專案再回到軌道上來,看看哪個辦法更適合你吧。

重新制定時間表

也許你需要的只是延長或改變時間表,讓你喘口氣恢複力氣,特別是由於環境因素要求這樣做。時間表改了以後,你就回到軌道上,又繼續前進了。

重新檢查流程表

如果你的進度嚴重滯後,看看你的流程表。你是否能在流程中增加一到兩個緩沖區,如果你已經用光了所有的緩沖區,看看能不能縮短哪個步驟的時間或加快進行?如果有一步是郵寄報告草案,那麽可以使用隔夜快遞服務或發電子郵件,這能剩不少時間。

刪除不必要的內容

你的計劃裏面有沒有這樣的步驟:他們可以錦上添花,但並不是專案成功的關鍵步驟。現在就需要刪除這些內容了。可能最後的結果沒那麽精細,但去掉一些裝飾物可以幫助你的專案走上正軌。

擴展資源

現在你有哪些資源?有沒有可能得到更多?如果有更多的人、更多的資金以及更多的設備和想法,是不是能有所改進?對於任何專案而言,已經花了這麽多時間這麽多錢,再多花一點也是值得的。

替換

有沒有某一項是專案中所需要的,但是你可能達不到?其他現成的資源能不能代替呢?替代品會不會使最終完成的專案發生質的改變?很多專案因為替換發生了變化。這可以是定義為債務的資產。3M賺了數百萬美元就是因為有人發現了不太粘的膠水的替代用途,你問問3M值不值。

接受部分供貨

如果你整個郵寄計劃因為10000個信封沒到貨而耽擱了。打電話給供應商,看能不能先提供2000個信封,如果能,那就太好了!在你的供應商完成剩下的信封的時候,你可以先接受部分供貨,郵寄工作也可以先開始。

如果你制定了正確的時間表,有很多辦法可以把專案引上正軌直到完成任務,即使是最複雜的專案也可以在障礙變得不可收拾之前得到修正。

 

 

 

文章來源:世界經理人網站

圖片來源: 1 2 3 4 5

comments
標籤:

登入

會員消息

🔵免費註冊會員可以換範本!

🔵舊生耍特權~任三堂可免費複訓一堂!

🔵怎麼註冊?怎麼輸入點數序號?

🔵忘記密碼嗎??快點來信

🔵找文章請善用搜尋功能!

🔵每天登入就有一點!!!

🔵FB註冊的朋友,帳號是你的FB姓名

🔵搶點數!

🔵範本軍火庫