從管理層面上看,成功的專案大多是相似的,失敗的專案卻各有各的難題,如前期準備不足、預算失控、協同不力等等,這些都是專案管理中可能存在的風險,而管理的好壞影響著專案的成敗和企業的長遠發展。了解專案失敗的原因,可以從中汲取經驗,在以後的專案管理中繞過這些陷阱。

 

一、需求不明

需求,實際上就是專案的目標、職責和任務,如果對專案要解決的問題都不甚清晰,那麽要找到問題產生的根源就很困難了,這樣的專案需求常常是霧裡看花,難以確定真實性。只有清楚認識專案面臨的徵兆,了解誰是專案的利益和責任關聯方,有哪些資源或數據可以支持專案進行,找出專案需要解決的問題,進而列出需要滿足的需求清單,明確專案的整體需求計劃,才能為專案定下正確的方向。

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二、執行不到位

一般情況下,有了明確的需求,還需要良好的執行流程去實現。例如製造一款手機,可能包含屏幕為4.8吋、攝像頭像素1600萬、觸摸屏為電容屏、機身內存1GB RAM+4GB ROM、採用虛擬鍵盤等具體需求。

這樣的一個專案我們應該如何去執行呢?

首先:研發部門要根據要求設計出總圖,滿足以上需求,然後進行工作分解。

例如從手機的零件構成進行分解:手機的零件有螢幕、玻璃觸摸面板、電路板保護殼、電池、螺絲、揚聲器、受話器、按鍵、主板、鏡頭組件、microSD/SIM卡插槽、附屬板、電池背殼等等。

然後:生產單位每個零件再分解成技術規格、數量、質量指標、成本、交貨時間和完成單位,形成各自的分包採購合約,並包括各零配件的質量驗收或檢測流程、檢測方法和合格標準,以及相應的違約責任、支付價格和支付方式。

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接下來:各個零配件生產商就按照合約和相應的生產圖紙安排生產計劃,根據各自的工藝流程和加工步驟,細分作業流程,並進行崗位分工,控製工序質量和監督產品檢測,最終按照合約規定的時間、質量、數量交貨。

最後:廠商再將各零件進行組裝、檢測,滿足設計需求的手機就完成了。

從以上的專案執行流程我們可以看到,在環環相扣的流程中,如果某一環節的執行不到位,如零件的質量不達標、生產速度跟不上、產品檢測不過關等等,這些問題都會影響專案進度,進而影響專案結果。

執行不到位的原因,可能是質量標準不明確、資源不足或缺乏正確的檢測方法和流程等等,導致預設結果出現偏差。這就需要我們在專案執行出現問題的時候,第一時間對問題癥兆進行深層分析,製定系統性的解決方法和流程,從專案管理層面上杜絕類似問題。

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三、無法預估的風險

我們會遇到哪些難以預估的風險?

一個大型專案可能有數十家研發機構和幾百個生產單位參與,各單位的資源投入並不一致,這給多方溝通和協作帶來了嚴峻的考驗,從時間計劃、物料供應、物流配送等都需要精細計劃與高度配合。實際上,由於大部分專案從用戶、管理者、設計者和製造者都缺乏足夠的經驗,每個環節都可能帶來風險。

專案在執行上,一般會給執行者留下一定的變動餘地,如果不能恰當地預估專案各種系統性風險及其影響,例如專案計劃、成本、資源以及質量的風險,專案成員很容易忽視這些潛在風險,讓專案埋下無窮的後患。

一個無法預估風險的專案是危險的,說明專案人員無法確定行之有效的方案來避免風險,一旦出現紕漏,容易牽一發而動全身,造成難以挽回的後果。

在實際管理中我們如何管理和迴避這些風險?

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這些專案管理的陷阱,常常會給專案帶來致命一擊,導致大量的人力物力成本付諸東流。那麽在實際操作中,我們該如何避開這些陷阱呢?除了選擇經驗豐富的管理者和靠得住的合作夥伴,資訊化的管理工具也能起到事半功倍的作用,譬如8Manage PPM(專案管理系統),每個專案成員都可以通過系統直接交易(如請求、承諾、交付、驗收)而系統實時記錄及審計跟蹤,數據實時精準且自動匯總,並可層層追溯數據的源頭,極大地提高了資訊的準確率和傳遞效率,增加了專案管理的透明度和專案人員的責任心。專案需求、計劃和所有流程在系統裡共通共享,8Manage 能自動檢測並跟蹤專案各種系統性風險及其影響,同時自動根據風險發生幾率的高低和採取行動前後風險的的影響來分類和評估每個風險,使專案人員更快速有效地確定行之有效的方案來迴避風險。

 

 

文章節錄:中國專案管理者聯盟

圖片出處:1 2 3 4 

 

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