範疇管理是為了確保專案包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作,它主要涉及定義並控制哪些是專案範疇內的,哪些不是。範疇管理的基本內容包括:專案啟動、範疇計畫編制、範疇定義、範疇確認、範疇變更控制這五個要素。

由於專案啟動比較獨立,因此在本文中將不予討論,以下所討論的是在確定專案啟動後的工作,這些工作包括:範疇計畫編制、範疇定義、範疇確認和範疇變更這四個的部分。

 

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1、編制範疇計畫

想要想管理好專案範疇,首先就要做好計畫,這不僅是對專案範疇管理的要求,也是對整個專案管理過程的要求,在專案管理的39個過程中,有21個與計畫有關(國外曾經有人對專案失敗原因進行調查,其中計畫被放到了首位,可見它在專案管理中的重要性)。

在這裡首先強調的就是周密地做好範疇計畫編制。範疇計畫編制是將產生專案產品所需進行的專案工作(專案範疇)漸進明細和歸檔的過程。做範疇計畫編制工作是需要參考很多資訊,這些資訊包括:產品描述、專案章程、約束條件、假定。首先要清楚最終產品的定義才能規劃要做的工作,這是一個漸進清晰的過程;專案章程也是非常主要的依據,通常它對專案範疇已經有了粗線條的約定,範疇計畫在此基礎上進一步深入和細化;約束條件是制約專案管理團隊選擇的因素,如資金、完成日期等等;假定是被認為是真實、現實獲確定的因素,專案團隊需要經常驗證所用的假定。

範疇計畫中應該包含哪些內容呢?不同的計畫詳盡程度自然不一樣,一般來說要求包括:範疇說明、詳細依據、範疇管理計畫,其中範疇說明和範疇管理計畫必須包含在內。範疇說明在專案參與人之間確認或建立了一個專案範疇的共識,作為未來專案決策的文檔基準。範疇說明中至少要說明專案論證、專案產品、專案可交付成果和專案目標。

專案論證是商家的既定目標,要為估算未來的得失提供基礎;專案產品是產品說明的簡要概況;專案可交付成果一般要列一個子產品級別概括表,如:為一個軟體發展專案設置的主要可交付成果可能包括程式碼、工作手冊、人機交互學習程式等。

任何沒有明確要求的結果,都意味著它在專案可交付成果之外;專案目標是要考慮到專案的成功性,至少要包括成本、進度表和品質要求。而這部分在實際操作中的變化是最大的,也是最難規範的部分,專案經理經常要面對客戶提出的這樣或那樣的專案成果,如何防止專案成果的不受控地不斷增加是專案經理要認真考慮的主要問題之一。

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專案目標應該有標誌,如:成本、單位等;絕對的或相對的價值,如:於西元2000年10月13日前完成本產品的開發等。清晰的專案目標有助於專案的按要求完成,而不可量化的目標,如:客戶的滿意程度的提高等,則要承擔很高的風險。

範疇管理計畫是描述專案範疇如何進行管理,專案範疇怎樣變化才能與專案要求相一致等問題的。它也應該包括一個對專案範疇預期的穩定而進行的評估,如:怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少?範疇管理計畫也應該包括對變化範疇怎樣確定,變化應歸為哪一類(當產品特徵仍在被詳細描述的時候,做到這點特別困難,但絕對必要)等問題的清楚描述。

2、範疇分解

計畫明確了,然而該做哪些事情似乎還是一把抓,因為完成專案本身是一個複雜的過程,必須採取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元才能一目了然,最終得出專案的工作分解結構(WBS)。合適的範疇分解對專案成功十分關鍵,當範疇分解不恰當時,不必要地變更就不可避免地出現,很可能認為地造成返工、延長工期、降低團隊士氣等一系列不利的後果。

比較常用的方式是以目標為依據,以結構化思維的思考方法來構建WBS,第一層是大的專案成果框架,每層下面再把工作分解,這種方式的優點是結合進度劃分直觀,時間感強,評審中容易發現遺漏或多出的部分,也更容易被大多數人理解。專案管理工具P3、MSProject就可以自動為各個層次的任務編碼。

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3、範疇確認

範疇確認是很重要的,很多人認為這是一個走過場的形式,但實際上認真執行這部分的工作是對專案經理最好的保護,在這部分工作中專案經理會向主要專案利害關係人陳述整個專案的目標、需要的資源、完成的時間和專案的品質這些事關專案成敗的內容,並得到這些利害關係人的認可,在清晰化這些問題後,日後在執行的過程中可以避免很多專案範疇不確定性造成的爭執。

4、範疇變更

一個專案的範疇計畫可能制訂的非常好,但是在這個瞬息萬變的資訊時代,想不出現任何改變幾乎是不可能的。因此對變更的管理是專案經理必備的素質之一。變更並不可怕,可怕的是缺乏規範的變更管理過程。

範疇變更的原因是多方面的,如使用者要求增加產品功能、環保問題導致設計方案修改而增加工作內容等等。專案經理在管理過程中可通過範疇變更控制系統來確保變更的是在受控的情況下發生;通過使用監督績效報告來瞭解當前進展情況,分析和預測可能出現的範疇變更;使用補充計畫編制來對現有的計畫進行修正。

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只有確保有一套嚴格、高效、實用的變更程式,在發生變更時遵循規範的變更程式來管理變更,才能保證變更是在受控的範疇內進行,並保證專案的順利完成。

以上的一些方法與思路是很多專案經理都很清晰的,但能否將這些要素認真地執行而又根據實際情況予以靈活變通,則是一面很好的體現專案經理功力的“照妖鏡”。

 

文章截錄:項目管理者聯盟

圖片來源:1 2 3 4

 

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