多專案管理是伴隨著專案管理方法在企業或政府部門等組織中的廣泛運用而形成的一種以長期性組織為物件的管理模式。形象來講,就是指在企業中同時管理、協調多個專案的選擇、評估、計畫、控制、執行,以及收尾等各項工作,使所有專案的綜合執行效果達到最優的專案管理方式。

多專案管理是通過對專案群、專案組合,以及專案的成功管理來實現的。多專案同時進行如何做好進度管理?我們從兩個不同的角度來考慮分析,你一定會有所收穫!

 

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1、從專案經理的角度分析下這個問題

高效專案進度管理的幾個要點:

(1)明確且達成共識的專案目標:確保專案的每項工作都是在為實現這個目標貢獻。

(2)精細化的任務分解:要點是每個子任務時間不要超過一周,明確的子任務目標、時間點、交付物。

(3)有時間保障且有能力執行的資源配置:有些專案雖然分配了資源,但是不能保障資源的有效投入,這個是專案不能推進的非常重要的原因。

(4)每日檢查、每週檢查專案進展和提交物:如何高效開小組會的問題在知乎上能找到,建議看看。文章

(5)根據檢查情況調整任務目標、資源、進度,並修改計畫:這個很考驗專案經理的水準。

配套硬體:

(1)規範化和流程化:為每項工作制定規範(第一次建立比較痛苦,但是一旦建立了有效的流程和規範,對將來複製成功的專案有很大的好處,能提高工作效率和降低資源能力的門檻)。尤其要注意設計、測試和配置管理的配合,文檔手冊工作及早入手。

(2)按照配置管理規範,從硬體平臺、配置管理上保證專案團隊能有效協作,減少人工干預環節

軟體條件:

(1)有效溝通:確保每個人聽明白了自己的任務是什麼。尤其是新進的人,往往怕丟面子在沒聽明白要求的情況下硬著頭皮做。

(2)能力培訓:對不能勝任的人提供輔導和培訓。不要把任務分配給沒有能力完成的人,團隊的成員如果拿到不能勝任的工作,容易磨洋工,也感受不到成就感,所以安排合適的任務給合適的人非常重要。

 

多專案管理很重要的是如何保證資源的有效投入,在專案團隊中,一人跨多個專案的情況一定不要多,否則專案效率會低下。多專案同時進行還要分清專案的主次,抓住每個專案目前階段的要點和最大的風險,提前想清楚應對措施。

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2、從專案成員的角度分析

對於專案團隊成員來講,如果同時有多個專案並行,要學會管理自己的時間。比如軟體發展類的多專案並行,每個專案所處階段可能不盡相同,有的在需求階段,有的在設計階段,有的已經提交了測試在修改BUG,有的在維護代碼,總的來講就是掌握自己的生物鐘,規律工作時間,分配合適的工作。

時間管理:

(1)掌握好自己一天的生物鐘,什麼時間是最有創造性,什麼時間最有效率,什麼時候容易疲勞,然後把工作分配好

(2)每天固定的時間來修改BUG、維護代碼。修改BUG需要和測試交流,盡可能選擇有些疲勞容易被打斷的時間來做這事,比如下午4點之後下班之前。

(3)下班前10-30分鐘通常是會議時間。

(4)思考不同的專案有沒有共性,如果有共性,提煉出可複用的部分,獨立成可複用模組。

(5)不要相信你的記憶力,把做完的工作一個一個記下來,如果可能,記下來你當時的考慮。比如同時有兩個設計活在做,經常需要切換思路,很容易出錯,寫下來每個要點,在切換到另一個工作時快速流覽下之前都做了什麼。 這個對瑣碎和跳躍性的工作很管用,比如代碼維護。

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(6)工作分優先順序,按重要且緊急的、緊急的、重要的、排排序,如何排序根據任務情況自己考慮定,總之,80%的時間應該做重要的事情,20%的時間來做其他或者緊急的事,別本末倒置了。判斷重要與否要看對專案整體的貢獻,而非對個人自身是否重要,所以又回到開頭的那句:確保專案的每項工作都是在為實現這個目標貢獻。

(7)把連續、效率高的時間留給處於設計階段的專案。因為設計階段思路連貫性很重要,被打斷之後再重新撿起來比較困難,要保證這段時間能夠集中精力不被打擾。

 

文章節錄:中國項目管理者聯盟

圖片來源:1 2 3

 

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