只要流程界定清晰,專案經理就能保證專案的發展方向與最終目標相契合。廣義而言,要掌控各種類型專案的發展,首先要關注十個關鍵的流程。

一、生命周期與方法論

專案的生命周期與方法論,是專案的紀律,為專案開展劃出了清晰的界限,以保證專案進程。生命周期主要是協調相關專案,而方法論為專案進程提供了持續穩定的方式方法。

生命周期通常由專案的階段組成(包括:開始、規劃、執行/控制、完成),或由工作的重複周期構成。專案生命周期的細節一般都會隨具體業務、專案、客戶要求而改變。因此即使在同一個專案中,周期也會有多種可能的變化。對工作細致度、文件管理、專案交付、專案溝通的要求體現在生命周期標準和考核的方方面面。大專案的階段一般更多更長,而小專案的階段少,考核點也少。 與生命周期類似,專案方法也因專案而易,細節關注程度高。產品開發專案的方法經常涉及使用何種工具或系統,以及如何使用。

 

資訊技術專案的方法包括版本控制標準、技術檔案管理、系統開發的各個方面。專案方法往往不是由專案團隊自行確定,而由公司為所有專案設定。採用與否,其實專案團隊沒有太多選擇。公司管理層設定的方法本身代表權威,也是你作為專案領導獲得專案控制權的一個途徑。考慮專案方法某方面的作用時,始終要把握其對專案人員管理的效率,即在可能出現問題的地方爭取正面效應。

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二、專案定義

清晰的專案描述決定了你的專案控制能力,因為接下來所有工作都在描述範疇之內。不管你如何並為何要進行描述,你要對你的專案進行書面定義,讓專案各方和專案組隨時參考。

專案定義的形式和名稱各式各樣,包括:專案章程、提案、專案數據表、工作報告書、專案細則。這些名稱的共同點在於,專案主管方和其他相關各方面從上而下地傳達了他們對專案的期待。清晰的專案定義還包括以下方面:專案目標陳述(一小段文字,對專案交付成果、工期、預期成本或人力進行高層次的描述) 專案回報(包括商業案例或投資分析的回報) 使用中的資訊或客戶需求 對專案範圍進行定義,列出所有預期的專案成果成本和時間預算目標重大困難和假設描述該專案對其他專案的依賴高風險、所需的新技術、專案中的重大問題 努力將盡可能多的具體資訊,囊括在專案描述或章程中,並使其在專案主管方和相關方面獲得認可,進而生效。

三、合約與採購管理

不管你在你的組織內有多大的影響力和權力,你對受雇於其他公司的專案成員的影響會比較小。雖然不一定普遍適用,但你可以盡量不將專案工作外包,這是提高專案控制力的一個技巧。

在考慮啟用合約商或外部顧問之前,對整體採購流程進行重檢。尋找有服務合約起草經驗並可以幫助你的人。

建立成功的外包關係需要時間和精力,這些工作要及早著手。為了不誤專案工期,你要及時做到所有細節到位,所有合約及時簽訂。你打算外包哪一個部分專案交付成果,對這部分工作的細化就是你實施專案控制的著手點。記錄這些細化內容、評估和接收標準、所有相關要求、必要時間規劃。專案定義資訊一定要包括在合約之內,相關責任及早確定。和所有你考慮到的供應商討論這些要求,這樣你的專案期望才會在各方之間明晰。

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四、專案規劃、執行、跟蹤

作為專案領導人,通過制定有力的規劃、跟蹤、執行流程,你可以建立專案控制的基礎。爭取各方面的支持,進而在專案內全面推廣。

讓專案組成員參與規劃和跟蹤活動,這可以爭取大家的支持並提高積極性。睿智的專案領導往往大範圍地鼓勵參與,並通過流程匯聚大家的力量。當大家看到自己的努力以及對專案的貢獻被肯定的時候,專案很快就從“他們的專案”變成“我們的專案”。當專案成員視專案工作為己任的時候,專案控制就會簡單得多。較之於漠不關心的團隊,此時的專案管理成功機率更大。運用專案管理流程也會鼓勵專案成員的合作,這也讓你的專案控制工作更加輕鬆。

五、變化管理

技術性專案中問題最集中的方面就是缺少對具體變化的管理控制。要解決這個問題,需要在專案的各方面啟用有效的變化管理流程。

解決方法可以很簡單,例如被專案團隊、專案主辦方、相關方認可的流程圖。這提醒了專案人員,變化在被接受之前會進行細致的考察,並且提高了變化提案的門檻。 審查變化提案的時候,要注意該提案是否對變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動因描述得不清不楚,該提案就要打回去,並且要求對變化所帶來的益處進行定量評估。對於那些僅局限於技術解決方案的變化提案,要多打幾個問號,因為提案人也許不能全面地判斷問題。如果變化提案過多地關注問題的解決,而不注重實際問題,打回去並要求關注具體的業務形勢。

最後,如果不接受某變化提案,一定要做到有理有據。而且,對專案時間、成本、精力等其他相關因素所受的影響,進行合理的估計。

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六、風險管理

風險管理的流程能讓你制定出全面的規劃,找出潛在的麻煩,就風險問題的解決方法達成一致,根除嚴重的問題。

風險管理要做到事半功倍,就要與專案規劃同時進行。進行專案工作分解安排時,注意對專案活動的不恰當理解;分配專案任務和開展評估時,尋找風險;資源匱乏或專案資源不足,或專案工作依賴於某一個人時,要知道風險的存在。分析專案工作將遇到的困難,鼓勵所有參與規劃的人在規劃過程中,設想最壞的情況和潛在困難。

七、質量管理

質量管理提供了另一套搭建專案結構的流程,保證專案領導提出的工作要求一個不落地執行到位。專案質量的標準分兩類:行業內實行的全球質量標準,公司或專案獨有的質量標準。

如果你的公司實行或接受了質量標準,要注意該標準對你和你的團隊有何要求。具體而言,這些標準會包括ISO 9000標準或六西格瑪。進而確定質檢清單、質控流程及相關要求,並將其與你的專案規劃進行整合。專案必須遵守的書面步驟、報告、評估,對團隊成員是強有力的推動,讓大家步調一致。標準比你的臨時要求更有效。 質量管理流程還能將專案要求與客戶心聲連繫起來。不管你說了什麼,只要是在傳遞客戶或用戶的要求,你都要加以強調。市場調查、標桿分析、客戶訪談都是評估和記錄用戶需求並確定專案要求價值的好工具。

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八、問題管理

專案開展過程中問題的出現不可避免。在專案初期,在資源、工期、優先事項等其他方面為專案的問題管理確定流程。爭取讓團隊支持及時發現、跟蹤、解決問題的流程規定。建立跟蹤流程,記錄當前問題。問題記錄資訊包括:問題描述、問題特徵或表現(用於溝通)、開始時間、責任人、目前狀態、預計結束時間。

處理待解決問題的流程很簡單,包括列出新問題的流程、定期複查待解決的問題、處理老問題的方法。對於沒有太多組織管理權的專案領導而言,問題跟蹤流程的力量在於讓其把握了問題狀態和進度的實時資訊。一旦問題責任人承諾了問題解決的時限,你可以任意公布問題解決過程中的變數。不管問題責任人是本專案成員,還是其他專案或部門的成員,誰都不樂意隨時將自己的大名置於人們質疑的目光中。問題清單的公開使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。

九、決策

專案管理時時有決策,快速得當的決策對於專案控制至關重要。即使專案領導掌握了控制權,完善的集體決策流程仍然裨益頗多,因為共同決策能獲得更多內部支持,效果自然會更好。

專案工作中的決策絕非易事,專案組內紛繁複雜的觀點讓決策更加困難。專案各方認同的問題解決流程可以簡化決策的過程,照顧各方要求。 盡早和你的專案組一起設立決策流程,或採用現有流程,或對現有流程做適當的修改。好的決策流程能為你的專案控制提供強有力的支持。該流程應該包括以下步驟: 清楚地陳述必須解決的問題。 吸納所有需要參與決策或將會受該決策影響的成員參與決策過程,這樣可以爭取團隊支持。 與專案組一道重審專案陳述,必要時進行修正,讓每位成員獲得一致認識。

針對決策標準(如:成本、時間、有效性、完整性、可行性),開展頭腦風暴或討論。選擇那些與計劃目標關聯的、可執行、可供專案各方參考供決策之用的標準。 與專案組一道確定各標準的權重(所有標準的權重總和為100個百分點)。

設定決策的時限,規定用於調查、分析、討論、最終決策的時間。開展頭腦風暴,在規定時間內盡可能多地產生決策想法。多方發展整個專案組都能接受的想法。 通過集體投票的方法進行篩選,至多確定六個考慮項進行具體分析。分析其與決策標準的契合度。

理性對待討論中出現的異議。有必要的話,可增加決策標準。 根據評估和權重標準,將這些選項進行排序。 考慮採用首位選項的結果。如果沒有異議,則結束討論並開始實施決策。 將決策寫入文件,並與團隊成員及專案相關方面溝通決策結果。

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十、資訊管理

專案資訊是非常關鍵的資源,如何管理值得仔細思考。有的專案使用網站和網絡服務器,或資訊管理系統,進行專案重要資訊的儲存。有的專案則使用軟體來維護專案文件,並提供電子郵件等服務。 不管你用何種方式存儲專案數據,要保證所有專案成員能隨時獲得所需資訊。將最新的專案文件存儲在方便查找的位置,進行清楚地標記,及時刪除過時資訊。

 

 

文章節錄:中國項目管理者聯盟

圖片來源:1 2 3 4

 

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