1、了解專案管理的背景情況

成為一個成功的專案經理所面臨的大部分困難來自於專案經理對公司內部各種挑戰的理解和認識。專案是組織的一種特殊形式,它們是一種機制,促進了一種產品和服務推向市場的效率。但是,它們還迫使專案經理在傳統型、職能化的權利鏈之外,是在一種臨時性的環境中運作的。從本質上講,它們不是單純地對專案進行管理,而是對專案經理的獨特挑戰,其特殊環境構成了一種附件的困難。專案遊離於組織原有的等級結構之外。

 

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2、專案團隊的衝突是必然的

專案由於其臨時性的特徵,專案成員一般會來自各個職能部門,不同的人帶來不同的思想和工作方式,因此工作進程中出現衝突是必然的。當發生衝突的時候,專案經理可能會犯的一個重大錯誤就是不對其本質進行分析,就立刻把它壓制下去。

一旦專案經理對衝突的本質進行了分析,就可以正確運用多種多樣的衝突處理方法,比如回避、引爆或解決問題。無論選擇那種方法都不應該倉促地對衝突采取措施,因為盡管可以把衝突遏制在表層以下,但是一旦時過境遷,這些問題還會滋生出來。這種重複爆發必然會在專案的生命期中發生,而且會造成比當初更為嚴重的後果。

3、相關關係人和情況和需求是不可忽視的

專案管理是一種平衡活動。它要求專案經理在各相關利害關係人所提出的種類繁多而又相互衝突的要求之間進行周旋。專案經理可以使用的最佳方法就是在專案的早期進行現實的評估,並明確各個主要利害關係人的情況和要求。專案經理對利益持有各方進行更清楚的了解,並與他們發展良好關係以近可能地減輕其影響的力度,這非常有助於專案的成功。

專案經理要牢記:盡量滿足所有利害關係人的要求是一件非常重要的事情。但專案不可能使所有各方都得到完全滿意,專案經理應該維持一種融洽的關係,以盡可能地減少工作中的外界干預。

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4、專案組織中是有政治性的

人是生存在一個政治性的世界里,各種公司和組織也不例外。有關資源分配的各種重要決策都需要進行討價還價和利益交換。想要獲取成功的專案經理就必須學會利用政治系統,要求專案經理熟練掌握談判技能,並運用各種對他人施加影響的技能,以謀求自身專案目標的實現。

任何一個可能會帶來組織變革的專案都會引起人們的恐慌,因為將來可能在關鍵部門和人員之間發生改組權利結構的行動、周旋於這種政治系統之間就需要勇於面對現實。成功的專案經理都能夠發揮個人的聲望、權威和影響力,同各個主要的利害關係人保持積極的關係,保證所需資源的供應,並滿足客戶的各種要求。

5、專案經理要身先士卒,勇往直前

專案管理是一種“以領導為主體”的工作。成效顯著的強勢領導人即使在面臨大量外部的或者不可預見的問題的情況下,也能大大促進專案的成功實施。專案經理是專案的核心,他們幫助團隊凝聚起來,因此專案經理的工作就是在專案中發現問題,提出問題,有求下屬從各個角度和各種可能去考慮問題,並協助他們做出合理決策,專案經理在做這些工作的時候,需要具備直接參與的能力。

6、理解成功的含義

專案是否成功,已經不再僅僅受傳統的“三大約束”的制約了。也就是說,過去那種按照預算、進度和績效三種標準衡量專案的做法已經不合適了。在當代商業社會,對客戶滿意度的重視程度日益加深,專案成功的標準已經是四個衡量指標,而客戶滿意度在某種程度上講,是最重要的。

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7、 建立並維持團結緊密的團隊

很多專案都是跨職能團隊的。建立並保持一種誠摯的團隊關係,並且各個團體之間保持一種健康的氣氛通常是大部分專案經理的全部工作。為了有效地對團隊進行管理和支持,專案經理需要扮演多種角色,激勵者、教練、啦啦隊長、和事佬、衝突調節員等,所有這些職責都非常有助於建立並維護一個高效運轉的團隊。

8、 熱情和絕望是有感染力的

專案經理往往要承擔微型公告欄的職責,他們需要建立一種代表當前狀態的形象和態度,以顯示大家的信心。我們需要牢記,專案的成敗不僅僅會影響專案經理,而且會影響專案成員。團隊整體都會從專案經理所表露的態度和情緒上面獲得暗示,所以專案經理需要扮演一個重要的角色就是激勵者和鼓動者。

9、 向前看

我們永遠不要滿足於專案的現狀。研究表明,導致專案失敗的首要因素就是解決問題的機制。保持長遠眼光可能對某些專案經理來講非常撓頭,但這種做法有非常重要的意義:我們無法控制未來,但我們能夠積極地對其做出回應。

10、記住自己的使命

永遠不要迷失對專案自身目標的認識。專案經理作為一面旗幟,其目標是將團隊的工作態度和激勵因素構成在正確的方向上面,不能陷入工作進程中的各項瑣碎小事,終日忙於日常工作。

無論專案經理使用何種技術手段,他都必須保持所有團隊成員對整體目標的清醒認識。

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11、謹慎利用時間,不要讓時間牽著鼻子走

時間是一種寶貴的商品。富有效率的時間管理是專案經理的必修課程。只有對日常工作進行了積極的計劃,並嚴格按照時間預算執行,才能使專案更高效的運轉起來。

12、計劃、計劃、計劃

富有效果地進行專案管理工作的一個重要準則就是盡可能在第一時間對各類事項做出正確的處理,這些事項把包括進度安排、構建團隊、明確專案內容和制定預算。那些沒有進行計劃的人實際上是為失敗而制定計劃,這是公認的一條整理。

 

 

文章來源:中國項目管理者聯盟       

圖片來源: 1 2 3 4

 

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