預算工作是集團公司每年的一項重要工作,其牽涉面廣,牽涉內容多,是一項綜合性、專業性較強的工作,是公司來年運營管理與投資決策的重要參考工具;從局部方面看它又是由一個個分公司預算子專案構成,這些子專案都體現著單專案化管理的特點;從整體方面看它是一個綜合的大專案,因為它由各公司預算子專案組成,過程中體現著專案集的管理特徵。

 

Money Management

一、預算說明

預算專案的大致步驟是:預算啟動,調研需求,預算初審,修改調整,預算複審及最終確認;時間上從九月下旬到十二月末,接近三個月的時間。

預算啟動是由集團領導在啟動會議中提出對當年預算的新要求與指示,聲明預算專案正式啟動,會議中為大家指明方向,必須緊密結合公司的戰略要求,定好標準,如預算中要求要回顧三年和展望三年的滾動式規劃方式;同時將預算所需的來年組織架構、人員編制和政策制度並為大家明確顯示,以便於預算後續工作的展開。調研需求是大家在領導指明的標準與原則內做好計劃與分工,由大家結合工作和專業,採用溝通訪談、調研問卷,參考組織過程資產和事業環境因素等各種形式和工具分頭進行調研和整理,按規定的時間匯總整理,從而得到初步的預算數據;預算初審是各公司將整理好的初步匯總數據和集團領導現場做一下匯報,由領導人現場點評,特別指出不足、有爭議及需要改進的方面,對大家的預算數據做一個初步篩檢,為後續正式預算方案打好基礎。

修改調整是各公司根據初審會中領導人的指示與點評,對預算數據做進一步修改、完善與調整,從而算出預算的正式方案;預算複審及最終確認,是由各公司、體系的預算代表將前期修改調整後的預算方案,再度向領導做匯報與最終確認,通過此得到預算的最終結果,並正式納入來年預算,這將是第二年工作的重要指導與基礎,也是各公司經營決策的主要依據與參照。

二、預算總結

本人在公司主要負責集團資訊化管理工作,相應也就是負責資訊化預算方案的收集與管理工作,從2012年至今歷時三年,經歷三次預算工作,預算期間從初期的高大上,到務實細分,再到精準創新,一路走來感慨頗深。

 

第一年剛接手集團資訊化管理,信心滿滿,但限於自身技術與經驗不足,所做預算中出現的問題非常明顯;首先是預算與實際不符,初次做預算,只關注高大上的方案與應用,不考慮企業實際需求,預估的資訊化預算與實際需要相差較大,而且從後續資訊化管理過程來看,所做方案大多與業務需求並不吻合,最終結果是資訊化預算誤差率高,在次年的預算核對匯報會中飽受各公司的詬病,各公司

預算偏差率中資訊化偏差占比特別明顯,直接影響到集團領導對後續資訊化工作的信心和決心;其次是耗時長,因數據量大,需要與各公司總經理及財務負責人分別溝通協調,過程沒有做好時間管理,不顧重點,整個過程中溝通申請就耗了近半個月的時間,幾乎占了預算專案總時間的三分之一,從而導致了預算整體工作的被動。

financial management of projects

第二年,我們總結了經驗,尋求務實,考慮問題不再只從高大上的角度出發,而是更多從企業實際出發,針對企業需要尋求性價比更高的方案。通過此舉我們將整體預算的準確性較去年提高了很多,但問題仍然存在,就是預算中部分專案費用相互之間差額互補,張冠李戴,雖然總體費用準確率有了較大提高,但單項專案預算與實際費用的精確度、匹配度方面還是有些不足。

 

第三年,我們吸取了前兩年的經驗教訓,進一步總結經驗,在務實的基礎上力求精確,摒棄之前的盲目自信,多從實際出發的同時,結合自身工作範圍量身制定出切合實際的預算方案。盡管預算數據的整體、分項的準確性、匹配性進一步提高了,但又出現的問題是由於我們資訊化預算往往排在各公司、體系的匯報之後,完成後還有個審批請示的過程,最後將預算發給各公司時,往往各公司的預算費用都已經完成確認而為此需要再度重新調整,這樣就凸顯出了一定的滯後性。

三、今年預算方案部署

簡單來說,準確性差、匹配性低和存在滯後性,是我們預算這三年來的三大頑疾,我們逐一進行了克服並拿出相應的糾正措施和創新辦法;通過不斷努力,還有在集團公司領導和同事們的悉心幫助下,我們資訊化預算工作也在不斷的提高,針對上述,我們今年的預算方案部署是:

首先是將在結合公司實際需求,切合工作範圍內,保證整體預算的準確性。

其次是將預資訊化整體預算工作進行了細分,如分為資訊化費用預算加上企業郵箱費用預算等等,並安排資訊化團隊的核心成員分別負責這些工作,提前計劃,明確分工,劃清範圍,由他們在各自所負責的工作範圍和時間內高效、準確的完成預算工作的調研、收集和匯總整理。

再來是提前與各公司資訊化人員和預算管理人員的溝通,將提前估算好的預算金額先告知大家,便於各公司預算的統計匯總工作,減少後續各公司整體預算調整偏差及資訊化預算溝通的滯後性。

financial management 1

四、個人體會

通過上述精心組織與安排,相信今年我們的資訊化預算會有較大提高;預算方案數據的調研與收集、預算方案資金的準確與匹配,考驗了我們專案管理和專業技術能力,提升了我們資訊化團隊協作與配合能力預算方案溝通的有效和及時性,提升了我們計劃與協調能力;萬里之行,始於足下,只要我們持續努力,相信一定會達到預算工作的理想目標。

 

 

文章節錄:中國項目管理資源網

圖片來源:1 2

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