專案報告記錄了專案的最新狀況，讓專案利害關係人能清楚的了解專案進度。但你每個禮拜花費多少時間撰寫專案報告呢？通常在撰寫報告時你會遇到一個問題，當你將報告整理好時，報告裡的資訊卻早已過時。你要如何讓你的專案小組、專案利害關係人能及時取得專案近況呢？以下是幾個值得你參考的方法：
-
1.使用RAG燈號標示專案
利用顏色來區分專案，你可以用所謂的「紅綠燈」標誌來標示你的專案狀態。例如，紅色極為高風險，需要你多加關注；綠色則為低風險，也就是安全狀態。將「紅綠燈標誌」加註在你的專案儀表板上，它能讓你一眼就看出專案的狀態，讓你更加容易知道要從哪裡下手解決問題。
-
2.分享專案資料
分享專案資料是專案管理中很重要的一環，因為它能讓你更加有效率地去管理專案；且利用電子郵件將專案資訊分享出去也能讓你更加容易辨別檔案的新舊。如果你要將檔案分享給顧客，你可以將某些特定訊息隱藏起來，例如財務、預算等資料。或是將這些資料設定權限，讓特定人員才有權存取以確保資料的安全性。
3.加快存取資料的速度
加快你存取專案報告的速度，尤其是當你的專案贊助者就站在你桌旁時！每分每秒都會變得非常緊迫。你可以使用專案儀表板來加快你的存取速度，透過專案儀表版能讓你能隨時取得專案現況，讓你知道專案的進度。
4.利用簡單的方法取得意見
利用電子郵件你就能輕鬆取得組員的進展報告。將專案報告利用電子郵件寄出，可以讓成員知道最新的專案進度，讓他們直接透過電子郵件更新他們進度的最新狀況。如此一來你便省去了一一催促的麻煩，還能順利地取得專案進度。
以上就是四個能加快你製作專案報告的方法，趕快去試試吧！
