規劃專案是很有趣的,你必須要去整理專案事項、尋找你能諮詢的對象還要確保你的專案人力資源;這也是你能展現你規劃技巧的機會,還能讓所有人都知道你是這專案的領導者!但規劃專案時不可能沒有任何困難,以下是六個當你開始規劃專案時可能會面臨到的問題。


  1. 1.專案人力資源問題

就算是世界上最好的計畫也會因為沒有適合的人選去執行而無法交付。你或許能自己去執行專案,但一般來說,你的專案團隊至少會有一個組員。專案人力管理是個很重要的問題,因為如果沒有能正確執行專案的人員,那麼你就沒有辦法交付專案成果,而如何在恰當的時機尋找到適合的人員又是另一問題。所以,尋找適合人員去執行專案以及在恰當的時機找到適合人選都是很重要的。

 

  1. 2.不明確的專案目標

為什麼會有這專案?有時,專案在開始執行時並沒有訂定明確的目標,以至於連專案贊助人都不太清楚為什麼會有這個專案。而這不該是你會遇到的狀況!你整個團隊應該要清楚的被告知為什麼要開始執行專案,以及專案的目的是什麼。有些專案是為了交付企業利益,有些是要確保公司的運行有符合法律、法規的規定。事實上,專案執行的原因有很多,而你必須要讓你的專案目標清楚明瞭;否則,達成專案目標就會變得相當困難。

  1. 3.錯誤的估計

專案規劃是由很多事項組成的,而這些事項必須在一定的時間內完成。持續時間(工期)就是指事項要花多久時間去執行,這通常由和事項相關的專家評估。他們會根據前一專案的經驗來做判斷,舉例來說,如果他們在過去曾執行過系統測試相關專案的話,那麼他們在同樣和系統相關的專案上就能輕易地評估需要花多久時間。這個問題會在當專案小組沒有人曾有過相關經驗時發生,並導致事項工期難以評估,而如果專案小組沒有使用適合的評估方式去評估的話也會造成問題。

  1. 4.不明確的專案範疇

專案的交付成果是什麼?專案目標指的是專案的目的,專案範疇指的是專案要確切交付出的專案成果。不管交付成果是什麼,都應該清楚的訂定。

如果你不知道專案範疇該規劃哪些項目,那麼你可以從你明確知道的開始著手規劃,不過這代表你將會錯失一些重要的項目。這些重要項目可能會在你規劃完之後才被納入專案範疇,這就會需要你再額外規劃;而這就代表你造成了專案不會如期完成的風險。

  1. 5.專案風險問題

如果你之前曾執行過相同類型的專案,你或許就能清楚地知道你可能會遇到那些問題,以及你可能會面臨到的風險。風險會牽扯到專案進度計畫,因為如果你太過謹慎的話,你會發現你整個專案行程會比原本規劃來的久。同樣地,如果你太過野心,且沒有將任何可能的風險及問題納入考量的話,那麼你就會發現你會因時間不足而無法在交付期限完成專案。評估你可能面臨的風險,並將這些風險銘記在心去規劃你的專案進度時程。如果你先前沒有執行過這類專案的話,那麼這將花費比你預期還要多的時間去規劃進度,因為你可能會遇到妳沒有預見到的風險。這些風險需要被解決處理,而這就會花費你更多的時間。

  1. 6.不足的專案安排

你的專案規劃可能會因你自身的能力而無法有效率地去安排。你的計劃必須包括專案重要事項、專案相關項目、專案日期、專案人力資源,如果你的規劃沒有這些要素,那麼你就會有無法追蹤進度,或是沒有辦法讓專案有結構性地去執行的風險。而當你規劃的太過長遠也會造成問題,可行的規劃時間大概是往後推六個月,你可以好好地規劃未來六個月要執行什麼項目。規劃比六個月再久遠的時間並加加入許多細節是比較困難的。如果你將整個專案規劃的太過細節,那麼當專案有變動時,你就會很難去達成。你的專案贊助者可能會添加新的項目至專案範疇,關鍵人員可能會離開小組並由經驗較缺乏的人員替代,或是其他可能會拖延你專案的等等問題。學習了解如何利用專案排程軟體,並只規劃一段你能合理預見的時間內的詳細細節。

 

專案規劃是相當困難的,因為你必須將許多變動因素納入考量。將計畫正確安排可能會相當困難,你會發現你可能需要不斷修改,因為可能有人提交了新的特點或是更改了專案的範疇。但如果你有小心謹慎地去思考這六個問題並且積極努力地去克服的話,你就會發現從整個專案規劃的開始到結束都能很輕易地去執行解決。

 

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