小明在一家公司負責專案協調與溝通的角色,同時也需要協助各專案經理在每次專案會議中將進度整理成一份專案報告,以往,他習慣性的把這周收集到的專案任務進度整理成一份Excel 表格,並寄送給各專案成員及高階主管們,呈現的效果可能就像下列圖表一樣由一堆試算表數字的資料來展現專案資訊。

 

 

我嘗試著把這些資料展現在一張圖片中,雖然資料很詳細,但我相信很少有人會仔細看這些內容。實際上,有些團隊成員收到這樣細部的資訊,還會覺得很困惱,也因為這樣,小明的工作績效一直很難有效的展現,當然也很難獲得主管的賞識…

 

某天,小明遇到一位專家,在專家的引導下小明在呈現專案報告上開始有了不一樣的展現。

首先,我們先來瞧瞧下列哪一個報告比較吸引你?

 

 

無庸置疑B的報告的確比較會吸引人,但有趣的是,我們最常交的報告則是A!

實際上,人們比較喜歡用圖片的方式來瀏覽資訊,以專案報告來說,高階主管在專案啟動時,最想要掌握的是專案何時會有什麼成果,也就是重要里程碑,此時,如果我們在專案資訊的呈現上使用[里程碑清單]專案報表將會更加吸引人,例如:下圖專案時程表中,我們很清楚的掌握哪些重要時間點會有什麼成果產出,同時,在時間軸上也可以很容易的掌握各時間階段要做哪些事。

 

 

當專案開始執行時,身為主管們想要掌握則是每個階段的進度,同樣的,我們可以由下列的圖表中清楚的掌握每個階段目前進度完成百分比。

 

要產生這樣的圖表其實也不難,透過範本的協助,我們只需在範本中輸入專案的開始時間、預計的結束時間,並將各重要任務輸入到任務名稱的清單中,接著輸入每個任務所需的工期以及預計開始的時間,藉由輸入完成百分比便可以輕易的在圖表中呈現每個任務目前的完成狀況。

 

 

此外,如果我們想要掌握每個專案任務細部的進度狀況,還可以透過[專案甘特圖]輸入每個任務預計的開始以及結束日期,以及完成百分比,便可以在甘特圖中掌握每個任務的進度狀況。

 

 

小明成功的以圖像化的方式來呈現報表,不僅可讓主管們一目了然立的掌握每個專案任務的現況,最重要的是,因為他以不一樣的方式來呈現專案報告,他的工作績效也因此有所不同,想讓專案進度有不同的呈現,試著用圖表化來呈現,你將更容易獲得主管青睞哦!想要獲得這些圖表嗎? 點我瞭解更多唷!

作者

gibson-s

 

專案管理顧問有限公司

游振昌 CEO   Project MVP,PMP,Project MCTS,ABNLP Trainer 

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