專案管理輕鬆學

以條列式方式快速的整理,並說明該領域的專案管理知識該如何落實與實現。

作為專案經理,最重要的就是帶領整個專案團隊一起戰鬥,做好團隊建設,才能激發整個團隊成員的士氣,提高團隊成員的績效。然而,在中國,很多專案經理並不具備專案經理的基本素質或者知識技能。這裡有一個很明顯的對比,在國外,專案經理是受人景仰的,只有經驗豐富的受人尊敬的專家才能成為專案經理。而在中國,專案經理往往是一個楞頭青,還沒明白社會是什麼就當了專案經理。

也因此,專案經理在中國,只是意味著最底層的小幹部,說白了和一個小組長差不多。造成這個現狀的原因很簡單,專案管理的概念在中國還處於一個起步階段,很多公司不明白專案經理需要具備什麽樣的條件,因此往往將技術最拔尖、工作最努力、績效最好的那個人任為專案經理,也不管那人是否僅僅只是一個技術狂熱者,這光環效應在企業中是比較常見的。

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一、拒絕承擔管理責任

當被上司批判地時候,不要說是這個的錯那個的錯,團隊中很多的錯誤都是有其管理的錯誤,所以面對問題的時候管理者需勇於承擔管理職責,先扛下來然後與團隊一塊解決問題,這叫負起責任,錯就是錯嘛,幹嘛要把責任推卸給別人呢?大膽地承認錯誤,然後想辦法解決問題,吸起經驗教訓,這才是最重要的。美國總統杜魯門曾在自己的辦公室門口掛了一條醒目的標語:"buckets stop here!"意思是問題到此為止,不再傳給別人。每一位主管都應該把這句話當作自己的座右銘。

世界上有兩種人,一種人在努力的辯解,一種人在不停地表現。做主管的要盡量地表現,少去辯解,要敢於負起責任。當出現問題時,看看是不是自己的原因?當準備去請教你的上司時,先自問一下,有沒有負擔起自己的責任,是不是非進上司的門不可?總之,要時刻記住美國著名管理顧問史蒂文·布朗的一句話:“管理者如果想發揮管理效能,必須得勇於承擔責任。”

 

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據統計,有70%以上的失敗專案,不是因為計劃不周詳,也不是控制不到位,而是因為專案某些資源無法及時、充足利用,這直接與溝通不利有關。專案溝通是確保專案團隊的相關資訊能及時、正確地產生、收集、發布、儲存和最終處理好專案資訊所需的各個過程。在專案管理中,溝通同樣占據非常重要的位置,在專案的實際運行中,溝通占用了大量的時間,通常專案經理花在這方面的時間占據全部工作的75%-90%。不僅可以減少衝突,協調多方關系,構建融洽的團隊氛圍,溝通效率的高低還直接影響專案的成敗,只有專案資訊及時準確得傳遞給相關人,並被相關人正確理解,專案目標才有可能實現。只有良好的溝通,專案經理才能夠獲取到足夠的資訊、第一時間發現專案問題,進而控制好專案的各個方面。要想提升專案的成功率,管理好專案溝通至關重要。如何做好專案的溝通管理呢?小編認為,可以從以下幾個方面入手。

 

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大多數成員都不希望專案失敗,但是有些專案還是不可避免地失敗了,本文列舉了一些現象,如果在專案中出現了少量所列舉的現象,那麽作為專案經理的你請注意了;如果出現了大量的現象,那麽請十分注意了,專案前景不太妙。

 

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求職者一般都會在簡歷中宣稱自己具有優秀的團隊精神,專案中的成員經常說“這件事是誰負責的,那個東西我不管,他們沒做好”等等,專案經理經常談起人才培養、團隊建設。在軟件專案實施過程中大家談的最多的可能是“需求”這個詞,之後談的較多的是“團隊”相關的話題。由此可見團隊相關的內容在軟件專案中被談論的次數和其重要地位。本文就團隊相關問題進行簡單說明。

 

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本人工作六年多,一直從事產品方面的工作,期間也曾激情創業過,無奈很多現實因素重新回到產品崗位,根據這些年的經驗我總結一下,我認為需要有以下幾點:

 

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想成為一名卓有成效的專案經理,首先要確定自己作為“管理者”的角色,必須具備管理思維的同時,具備領導思維。首先,要在思想上養成的習慣:掌控時間、注重貢獻、用人所長、要事優先、有效決策。上述五項要素,是成為一名卓有成效的專案經理所必須接受和經歷嚴格訓練的關鍵內容,必須在思想上養成良好的習慣:

 

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什麽是專案利害關係人?專案利害關係人就是積極參與專案,或其利益因專案的實施或完成而受到積極或者消極的影響的個人和組織,他們還會對專案的目標和結果施加影響。專案團隊必須清楚誰是利害關係者,而專案經理的責任就是根據這些利害關係者的要求對其影響加以管理。記得我們之前的文章談到過,越是到專案的後期這些利害關係者對專案的影響越小(因為有一句話叫既成事實),不關心各個專案利害關係者的做法是非常危險的。我們要學會或者說做到,讓對專案有利的利害關係者幫助我順利的完成專案,並且盡力的消除專案利害關係者中對專案不利一方的影響。下面列出每個專案都包括的關鍵利害關係者:

 

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研發專案管理,實際上是專案管理在研發管理領域的應用。由於研發工作的獨特性,使得研發專案管理的具體方法與其他領域的專案管理工作存在著較為明顯的區別,因此在眾多公司經過多年實踐後,研發專案管理成為了一個獨立的研究領域。研發專案管理是研發專案組織根據研發專案目標,對研發專案實施工作所進行的各項活動做出周密安排。研發專案計劃圍繞研發專案目標,系統地確定研發專案的任務、安排任務進度、編制完成任務所需的資源預算等,體現了准備做什麼,什麽時候做,由誰去做以及如何做的未來行動方案,從而保證研發專案能夠在合理的時間內,用盡可能低的成本,完成盡可能高的質量。

 

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企業面臨著不斷變化的客戶需求,新產品開發日益成為企業成功經營的核心。以市場為導向的需求識別,對研發組織來說,同樣存在著“做正確的事情”和“正確地做事”的要求。前者對研發組織的影響往往是戰略性的,後者則是戰術性的。在現實生活中,我們常常看到許多企業斥巨資以提升研發的效率,但卻忽略了最重要的環節“做正確的事情”。持續推出成功的新產品將使企業保持活力,發展成為市場的“常青樹”。然而,一個研發專案的失敗率很高,使得企業不得不對之慎重對待。那麽從管理的角度講,研發專案成功的因素主要有哪些呢?

 

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作為一個專案經理,很多人都面臨著如何帶好自己團隊的問題,小編總結了一些經驗和想法,給大家分享一下。

1、熟悉團隊中的每個成員

人員熟悉的過程是一個互相認識的過程,作為專案經理要瞭解每個人的脾氣稟性、特長和工作方式,並且還要注意大家之間有無個性衝突的問題,防患於未然。人員確定並且熟悉之後,要讓大家能夠同心協力,精誠合作,保持一個團結的心態,要讓每一個人明白,專案成敗和每一個人都有關係,責任是大家的,榮譽也是大家的。

 

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有一個專案經理這樣說:“業務方面,我對產品懂得太少,是不是存在的價值不大?如果說有價值,價值在哪裡?”專案經理是開發團隊中最有權力的角色,沒有之一。專案經理這個職位,在很多小公司裡,或者某些大公司裡,直接就是“老闆”,也有叫“製作人”、“總經理助理”、“產品總監”;在更多的一些中型公司裡面,他們就叫“專案經理”;在某些大公司裡面,也有叫“專案助理”的。

“權力源於選擇性”——專案經理工作本身就是由各種選擇組成。主程(美、策)決定如何做,客戶和老闆決定做什麽,專案經理決定什麽時候做、用什麽資源做、做到什麽程度、由誰去做……。如何完成做出最合理的選擇,以推動專案成功,是專案經理的最大功用,也是最大的挑戰。

專案經理的主要工作內容——溝通、資源、進度。通過溝通,掌握最切實細致的內部和外部的資訊;通過資源工作,讓選擇的餘地更大;通過進度工作,讓選擇得以實現,並且提供真實的反饋,改進掌握的資訊。

 

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水準很高的顧問未必能做好專案經理,因為從某種意義上,你可能太相信自己了,你不放心、不相信你的專案成員和你一樣能把工作做得很出色,所以所有的事情你都想自己幹,但專案內容實在太多,你忙不過來,你累得半死,你的專案成員在旁邊卻無事可做,乾著急,幫不上忙,偶爾幫上了,還被你臭罵一頓。只有無限同情地看著你,看著這個可憐的所謂專案經理。

 

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如大家所熟知,大多數專案經理都出生於土建專業,土木建築是大專業,水暖電通是小專業。

專案經理的位置及其重要,如果說,一個專案是一艘船的話,毫無疑問,專案經理扮演著舵手的角色。是一個專案的最高領導,也是專案的靈魂。

專案經理一般要求有以下幾點要素:

 

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做諮詢十年的時間裡,發現中國大多數老闆都是靠機會驅動成功的,他們善於抓住國家的政策機會,行業的發展機會,産業化的形成機會,行業的轉型機會,區域的開發機會等等。總之,我覺得大部分老闆都是善於從細微中發現機會、善於抓住機會的人。

他們是一群聰明的人,有志氣的人,有眼光的人,有膽識的人,有野心的人。也是一群幸運的人,有很多人是靠歪打正著的,無意中進了某個行業中然後一直堅持下來,結果因爲堅持就“糊裏糊塗地”成功了,爲什麽這麽說?當你問及他是怎麽樣成功的,靠什麽取得成功的時候,他們可能無言以答,也許他們沒有總結或者不會總結。但是,成功過後,老闆們因爲沒有認真的總結,最後導致失誤而業績下滑,甚至一闕不振,兵敗麥城。其實,成功需要借鑒,失敗也要總結。筆者總結了企業老闆們在30多年打拼中的三大失誤,誠望新創業的老闆在“大衆創業、萬衆創新”的大勢下引以爲戒。

 

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中國的管理諮詢專案成功率不到30%,管理諮詢專案失敗率之高,但也擋不住企業聘請諮詢師進行企業變革,一方面反應了企業需求大量存在,另一方面也反映了管理諮詢成功難度之高。有個諮詢師同行曾對我說:“諮詢不是人做的。”我也是感同身受。作爲一名該領域的新兵,談談應如何做好管理諮詢專案,以此抛磚引玉,希同行補充完善。

 

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