專 案 管 理 輕 鬆 學

規劃專案是很有趣的，你必須要去整理專案事項、尋找你能諮詢的對象還要確保你的專案人力資源；這也是你能展現你規劃技巧的機會，還能讓所有人都知道你是這專案的領導者！但規劃專案時不可能沒有任何困難，以下是六個當你開始規劃專案時可能會面臨到的問題。

2. 1.專案人力資源問題

就算是世界上最好的計畫也會因為沒有適合的人選去執行而無法交付。你或許能自己去執行專案，但一般來說，你的專案團隊至少會有一個組員。專案人力管理是個很重要的問題，因為如果沒有能正確執行專案的人員，那麼你就沒有辦法交付專案成果，而如何在恰當的時機尋找到適合的人員又是另一問題。所以，尋找適合人員去執行專案以及在恰當的時機找到適合人選都是很重要的。

1. 2.不明確的專案目標

為什麼會有這專案？有時，專案在開始執行時並沒有訂定明確的目標，以至於連專案贊助人都不太清楚為什麼會有這個專案。而這不該是你會遇到的狀況！你整個團隊應該要清楚的被告知為什麼要開始執行專案，以及專案的目的是什麼。有些專案是為了交付企業利益，有些是要確保公司的運行有符合法律、法規的規定。事實上，專案執行的原因有很多，而你必須要讓你的專案目標清楚明瞭；否則，達成專案目標就會變得相當困難。

1. 3.錯誤的估計

專案規劃是由很多事項組成的，而這些事項必須在一定的時間內完成。持續時間(工期)就是指事項要花多久時間去執行，這通常由和事項相關的專家評估。他們會根據前一專案的經驗來做判斷，舉例來說，如果他們在過去曾執行過系統測試相關專案的話，那麼他們在同樣和系統相關的專案上就能輕易地評估需要花多久時間。這個問題會在當專案小組沒有人曾有過相關經驗時發生，並導致事項工期難以評估，而如果專案小組沒有使用適合的評估方式去評估的話也會造成問題。

1. 4.不明確的專案範疇

專案的交付成果是什麼？專案目標指的是專案的目的，專案範疇指的是專案要確切交付出的專案成果。不管交付成果是什麼，都應該清楚的訂定。

如果你不知道專案範疇該規劃哪些項目，那麼你可以從你明確知道的開始著手規劃，不過這代表你將會錯失一些重要的項目。這些重要項目可能會在你規劃完之後才被納入專案範疇，這就會需要你再額外規劃；而這就代表你造成了專案不會如期完成的風險。

1. 5.專案風險問題

如果你之前曾執行過相同類型的專案，你或許就能清楚地知道你可能會遇到那些問題，以及你可能會面臨到的風險。風險會牽扯到專案進度計畫，因為如果你太過謹慎的話，你會發現你整個專案行程會比原本規劃來的久。同樣地，如果你太過野心，且沒有將任何可能的風險及問題納入考量的話，那麼你就會發現你會因時間不足而無法在交付期限完成專案。評估你可能面臨的風險，並將這些風險銘記在心去規劃你的專案進度時程。如果你先前沒有執行過這類專案的話，那麼這將花費比你預期還要多的時間去規劃進度，因為你可能會遇到妳沒有預見到的風險。這些風險需要被解決處理，而這就會花費你更多的時間。

1. 6.不足的專案安排

你的專案規劃可能會因你自身的能力而無法有效率地去安排。你的計劃必須包括專案重要事項、專案相關項目、專案日期、專案人力資源，如果你的規劃沒有這些要素，那麼你就會有無法追蹤進度，或是沒有辦法讓專案有結構性地去執行的風險。而當你規劃的太過長遠也會造成問題，可行的規劃時間大概是往後推六個月，你可以好好地規劃未來六個月要執行什麼項目。規劃比六個月再久遠的時間並加加入許多細節是比較困難的。如果你將整個專案規劃的太過細節，那麼當專案有變動時，你就會很難去達成。你的專案贊助者可能會添加新的項目至專案範疇，關鍵人員可能會離開小組並由經驗較缺乏的人員替代，或是其他可能會拖延你專案的等等問題。學習了解如何利用專案排程軟體，並只規劃一段你能合理預見的時間內的詳細細節。

專案規劃是相當困難的，因為你必須將許多變動因素納入考量。將計畫正確安排可能會相當困難，你會發現你可能需要不斷修改，因為可能有人提交了新的特點或是更改了專案的範疇。但如果你有小心謹慎地去思考這六個問題並且積極努力地去克服的話，你就會發現從整個專案規劃的開始到結束都能很輕易地去執行解決。

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掌握預算通常是專案之中相當重要的一環，但這環節卻不那麼討喜。成本通常是不斷變動的，而這也就是使你在規畫預算時感到困難的原因。成功掌握預算的關鍵就在於你需讓所有的專案項目都在你的掌握之中。建立一套有系統的方法了解專案的花費，讓你能準確地知道「數字」。

以下五個方法可以讓你減輕製作預算的壓力並盎你能及時、準確的掌握專案預算。

專案溝通是執行專案中不可或缺的一環，你要如何讓溝通簡潔有力，使聽者能清楚知道你的目的呢？

以下是幾個能迅速加強你溝通的幾個技巧：

「好的開始是成功的一半」，相信大家對這句話並不陌生；

要如何「開始」一個新專案，讓事情事倍功半呢？

以下提供的五個方法能給你莫大幫助！

當你需要結算專案時你會怎麼做呢？通常你會問，「專案是否有專門負責結算專案的會計人員？」如果有，那事情就好辦了；但如果沒有你該怎麼做呢？

不論你所在的組織或大或小、資源充足不充足，估算你的專案成本是非常重要的！對大部分的人來說，專案是否有在「預算內」完成是衡量專案成功與否的指標。

「風險」是生活當中不可避免的一部份，但如果你夠聰明的話，你會盡你所能地去降低風險帶來的傷害。執行專案也是如此，身為專案經理人，你的職責就是要想辦法將風險減至最低，並確保專案能夠及時交付。

良好的專案溝通、縝密的時程安排、豐富的資源是使專案能如期完成的重要因素；但你不能因此鬆懈，任何一個專案都有面臨失敗的可能！當你的專案逐漸出現失敗的徵兆時，你要如何解決呢？你除了了解問題的原因之外，你還得知道要如何將脫軌的專案拉回原位。

領導力，頻繁出現在我們生活當中，不論你是否處於高階職務，你都可能用到它。沒有人一開始就知道如何領導，通常都是透過觀察以及不斷的練習來增進領導力。一個專案會有許多人員牽涉其中，你要如何領導他們呢？以下提供幾個技巧，幫助你更有效的領導。

1.當個追隨者

領導的真理就是「跟從」，你必須隨侍在側你的小組，在他們需要你幫助時給予幫助，幫他們也幫你，讓你能成功完成專案。

2.問問題

當你的組員一臉茫然地看著你就表示他們不知道該怎麼做，他們在等待你的指示，也就是需要你的領導。在你下達指示時你可以先問，「你覺得ＯＯＯ如何呢？」，「對ＯＯＯ有什麼看法呢？」透過這種形式的問題能使你獲得更多資訊。

3.建立團隊合作

你必須使你的團隊一起合作，但當你的組員沒有安全感時，要他們互相信賴合作是很困難的。

要打破這個窘境你就得不斷的堅持，堅持讓他們一起合作。每個人有不同的個性、來自不同的文化背景；有些人喜歡清楚明白的指示且對於提供自己的意見感到不自在。但為了使團隊合作發揮效用，你必須讓所有組員參與合作，分享意見、看法！

4.多加付出

在做任何事時你都應該付出的比別人更多！

5.讓工作與生活之間達到平衡

上一點提到的付出並不是指你需要付出健康或安寧的生活為代價。領導人常常會認為加班熬夜能展現出你對專案有多麼盡心盡力、多麼的重視專案；但你這種舉動通常會讓組員感到罪惡、愧疚，使他們不得不跟著你一起熬夜加班，破壞了工作與生活之間的平衡。

6.組員提升自我能力

了解他們想要提升自己哪些能力、了解他們的目標，並適時地替他們提供機會來提升專業能力。

7.不斷的充實自己

多參加一些專業課程或講座能讓你掌握產業發展的最新資訊，並勇於接納新事物。這不單只是工作上的需求，充實自己也能讓你感到滿足。

8.讓組員像你一樣可依靠

不只是你，你的組員也應像你一樣對工作有責任感，能完成你交辦的任務。你也必須讓他能在沒有你的幫忙之下自己完成任務，如果少了你的幫助就無法完成交付任務，那麼你就要考慮減少組員的任務或是直接將他從小組中剔除。

9.誠實地對待小組

就如牛糞很臭是事實，你總不能昧著你的良心說「牛糞聞起來真香」吧！誠實地對待你的小組，不管你所接收到的專案消息或是回應是好是壞，你都得如實的告知他們事實而不要有所隱瞞。

10.做個有血有淚的領導人

當領導人不代表你得像超級英雄一般威風厲害。你可以勇敢地去失敗並承認你的過失，在你失意時甚至不用害怕掉眼淚。

歸根究柢，到底是什麼讓專案獨一無二呢？你或許不是公司的CEO也或許不是一個國家的領導人，你領導的是一個「團隊」；專案就是一群人聚集在一起去完成一件事

專案需要的就是「團隊」

只有擁有優秀的團隊才能產生完美的專案成果，而優秀團隊的根本就是「你」，領導者！

延伸課程

敏捷團隊專案實作工作坊

身為專案經理人，彙報專案的進度是你的責任之一；這個動作除了能讓你的專案贊助人瞭解專案進度之外也能讓你及你的專案組員更加清楚地知道專案目前的情況。以下是幾個能夠幫助你提升專案報告的方法。

人先搞定了事情就好辦了

今天要談的是人力資源管理，關於職場上的應對等議題，我在本文中不會有太多著墨，

我想在我其他的文章中就有提到非常的多，今天我主要針對組織、權力等面向來探討人力資源管理。 

「報告明天可以給我嗎？」 無論是贊助商、發起人、專案主任或同事，毋庸置疑這是專案經理常聽到的一句話。為滿足要求，專案經理都須費時編輯，分享、呈現報告。事實上，製作報告能更清楚專案的走向，對製作者也會有幫助。無論你在專案哪一個階段，你必定對自己的報告充滿信心。只是，如何使報告更加清楚明確，現在，就讓我來告訴你四種在專案中很重要的專案報告！

這是一個簡單透過Excel 所設計好可以同時掌握每個人在專案工作中進度狀況的範本，試著想想：當團隊成員同時參與多項任務時，身為專案經理的你一定會需要掌握每個團隊成員手邊任務運作的進度。透過[用人管理計畫書]，你可以很容易的以人為中心，掌握每個人手邊有哪些工作需要進行，你可以要求團隊成員們回報任務的開始日期、預計完成的時間以及完成百分比，此時，範本會自動的計算任務所需的工期、工時以及完成天數與剩餘工期等資訊。

 「如何找到下一個工作？」，找工作有很多方法，應該找出最適合自己的一種，這裡有累積經驗、訓練自己的十五種方法，使用它們會讓你幸運錄取！

身為專案經理能幫助團隊的是確保他們能同時專注於大方向和小細節,透過思考，盡可能減少及避免將來可能遇到的問題。

James，我們的客戶的一個營銷總監，他總是能馬上用郵件以無數的問題還擊。我來舉個例，在郵件中我寄了我們團隊花了數周盡職的調查和審查的結果再加上我精心雕琢，擬出對決策項目，James總是能在我按下”寄出郵件”的過後10分鐘馬上回覆給我。

我訓練我自己盡量在辦公桌前完成我所有的工作，我想盡各種可能被接受的理由來說服我自己並同時去說服我的老闆，去讓他知道我就算不跟客戶有近距離的接觸，我一樣也可以做到相同的成效。