曾經有個業務主管跟我說,我有14個專案想做,每個都很重要,每個都要盡快搞定,給你14組人,你幫我搞定。

我說:

第一:我現在沒有14組人。

第二:就算我有,我也只做其中3個重要的,讓重要的事情優先被解決,效益才是最大的,所以還是請你跟我一起把優先順序定義下來

 

當你在資源少的時候

你就該focus,把工作的優先順序排出來,如果你無法決定優先順序,代表你對策略的方向是不清晰的,對管理也不夠深入,

當開發資源屬於少數資源時,要避免它形成資源瓶頸,你一定要讓這些人只做最重要的事。

當你資源多的時候

你更該focus,否則你投入大量的人事成本,年底回過頭來會發現關鍵產出很少,但成本很高。

一般職場工作中

有10個人,會有20個人的事情要做,

當你有100個人,你會發現事情變成500個人才能做完!

並不是真的有那麼多重要的事

而是太發散不聚焦,當你從小團隊開始就持續聚焦,

你就不會讓你的資源無止盡的膨脹,除了人事成本會減少外,管理成本也會降低,最重要的,成果也會更顯著。

很多的企業在擴張的同時

並沒有持續的focus在重要的事情上,因此在擴張過程中經營的績效持續降低,人均生產力持續下降,

雖然總營業數字在上升,但攤開營運資料來看,你就發現這個成長是靠著人力堆疊出來的

 

聚焦,是一個很簡單的觀念,但執行時其實極為困難,

以下幾個方法,可以讓企業持續聚焦於關鍵任務上

永遠要問:「為什麼要做這件事?」

當你手邊有盈餘的資源時,有事情做時你可能會不假思索的投入去做,而不會去思考是否人力過剩了,

如果每件需要投入資源的工作開始前,你都會問投入的目的是什麼?可以產出的預期效益為何?

那肯定會減少許多不必要的工作,也會讓公司資源的投入更聚焦。

而持續的問為什麼,也可以讓大家更清楚現在我們的目標是什麼。

針對任務的優先級,需要建立排序原則

一個新的任務確認要執行後也不是立刻就插單進行,而是必須要跟現有的任務進行重要性評估與排序,

很多企業在這件事情上做的很差勁

只要是緊急的、老闆來的任務永遠都可以插單,最終資源都投入在新的任務上,

長期下來企業都聚焦於短期任務上,反而因此耽擱了長期的改善任務,

為了持續聚焦,企業必須建立起大家都認可的任務排序原則,並且所有人都應該遵重此原則。

 

別因為是老闆說的就盲目投入資源

這一點既困難又關鍵,不管你的老闆有多睿智,他肯定都有很多突發奇想的概念,在不知不覺中佔用了團隊的資源,

但其實他可能只在某個會議中提到諸如

「這新科技感覺很不錯,可以研究一下」

「馬上請人跟進一下」

「為什麼我們的產品沒有那個功能」

「這應該要有工具來輔助吧」等想法,

但並沒有交代說這件事情需要立刻執行,即便是他要求希望執行的,在資源有限的狀況下,你也需要了解為什麼

也一樣要確認優先順序後才決定是否投入資源,很多人覺得既然是老闆提的,所以不敢問為什麼,也不確認優先級,這其實是陷老闆於不義

而身為老闆的人,若你希望公司更聚焦,工作更有效率,那請你自己按上述原則來指派新的任務。

 

 

定期檢視目標達成了沒

我們按著任務清單,將清單上的工作逐一做完了,但卻發現目標竟然未達成,

此時很可能是我們的行動方案訂錯了,或者執行方向有了偏差。

而定期去檢視目標的達成狀況可以協助我們去修正這個偏差,

如果任務完成了,但離目標沒有更近一些,那代表規劃或執行出了問題,

定期檢視可以讓我們聚焦回目標上,也可避免錯投資源

 

 

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gipi
作者:游舒帆 gipi
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