專 案 管 理 輕 鬆 學

有些時候為了確保專案能「準時」交付給客戶，也為了避免時程估的太緊，專案經理常常會幫自己的專案留一些buffer，這在專案管理中就是所謂的浮時，當一個專案可以花60個人天完成，專案經理可能會幫自己保留5-10%的buffer來避免專案因為風險、錯估所造成的延遲，buffer的運用可以讓專案的交期更加精確。

還記得之前有個朋友曾經待過國安局，見面聊到時，因為我們都很好奇國安局究竟在做些什麼，所以大家的聊天的焦點都集中在這個人身上，其實大家問的問題不外乎都是「哇，好酷喔，那你平常負責些什麼樣的工作？」、「你需要幫忙擋子彈嗎？」、「你們會像FBI一樣初特勤任務嗎？」，諸如此類說營養又不是那麼有營養的問題，哈哈，不過想當然耳，我這麼朋友基於職業道德，他倒是沒有講太多關於他工作的細節，但大家對他在國安局工作這件事情印象深刻。

在專案管理中，有個很重要的工作叫利害關係人管理，所謂的利害關係人，就是指跟本專案有直接或者間接相關的人員，

這幾年來自己做的簡報以及聽別人簡報的次數也有上千份了，當我聽別人的簡報時我會試著把自己放空，把自己當成簡報者的目標群眾去聽聽這個人的簡報，很多簡報者都忽略了簡報不只是簡報，那是一場「你跟與會者的交流」，既然是交流，就一定要有互動，要說的讓對方有感覺，但很遺憾的很多簡報者都是自顧自的說自己想說的東西，匆忙的將自己的投影片講完，然後台下鴉雀無聲，沒有提出任何問題，簡報者還開開心心的以為自己簡報的太過完美，所以沒有人有問題，但其實，這個簡報可以糟糕透頂了，因為沒有人對這場簡報有共鳴，大家都沒進入狀況，這跟你想像的落差很大，這是為什麼？

古哥曾說：『挑人時我們強調正面特質，帶人時卻要關注他的負面特質』。

專案經理在專案中扮演的角色很多，而最能表示專案經理角色的應該就是這個：整合者。 
PMI也認為，專案經理在整個專案過程中，擔任的就是一個整合的角色，整合管理，在PMP中也是唯一一個貫穿五大流程的知識領域，在某種程度上，PMI認為整合，算是專案管理中非常重要的一個環節。 
而專案經理在專案中整合些什麼？ 

今天古哥轉了一篇文章給我，依過去的習慣，我想他是想聽聽我的看法，這篇文章的主題很有意思「能大能小」，全文如下：

辛苦做出來的報告，老闆才看了兩頁就說缺了太多東西，丟回來叫你重寫。 
一個客戶管理系統，依進度執行到驗收階段，程式設計師準時將程式寫完了，但驗收時出現了數十個bug，結果又花了兩個禮拜才把全部的bug修復完畢。 
ㄧ份行銷計劃書，花了很多時間寫完，結果老闆說跟我們預計的主軸不合，要你修正，你心理想：「XD，老闆你又沒講清楚」。 

學生時代結束後，同學各奔東西在職場上努力，每當舉辦同學會時，話題不外乎爸爸媽媽經，或是工作甘苦談，讓我訝異的是，某個成就令人稱羨的同學，他與我們分享他的工作困擾並不來自於工作壓力，而是來自於斷頭或太監的專案，他解釋：「斷頭的意思是專案才剛開始就喊停，太監是做了一半就喊卡。」但是專案的狀況並不是結案，而是暫停，先放著不動去做其他的。我問：「為什麼會這樣呢？」他說：「有時候因為公司走向改變，有時候可能是老闆最近對這個比較有興趣，就決定先做這個，也有時是主管說先做這個，因為做出來績效比較好看，或是突然客戶說我趕著要，於是從普通件變急件......。」

擔任過專案經理的大家應該都知道，我們在專案進行前、中、後都會有些人跟我們的專案有關，有時候是一個，有時是兩個，有時候是一整群人，這些人都因為我們專案的執行或完成而會受到直接或者間接的影響，例如導入一個CRM系統時，可能的利害關係人有業務員跟業務主管(使用者)、MIS(系統管理者)、老闆(查看報表)、秘書(資料整理)等人，這些人都是你的利害關係人，有人常常會問：「我是PM，難道我要每個利害關係人都去安撫或打好關係嗎？」，這個問題若要我回答，我會回答：「是的。」，「但是若你的時間有限，那你要先識別出key man是誰」。

復仇者聯盟是前陣子很紅的一部戲，這部戲將好幾部電影的主角集合在一起，並將他們組成團隊以對抗外星人，這些角色包含鋼鐵人、雷神索爾、美國隊長、黑寡婦、綠巨人浩克以及鷹眼，這一群看似不相干，甚至大家認為應該是平行空間的這些人，在這部電影中相遇，並共同拯救地球，這次的任務著實不簡單，要一次出動到六個高手。