專 案 管 理 輕 鬆 學

為了有效練習最近學到的知識，並且藉題抒發一些工作壓力，打算定期來個專案管理知識分享。首先分享的是管理利害關係人的期望....何謂利害關係人? 顧名思義就是和專案有利害關係的人，其中又包含對專案成敗影響極大的sponsor，很多專案無法順利執行，常是因為sponsor沒有明確佈達專案經理與其權責，導致專案經理有責無權，日後在各部門穿梭調度資源的時候，處處碰壁。而sponsor眼中，資源的取得並不困難(老闆開口誰不聽話!?)，因此他們無法理解專案經理所處的困境，自然會認定是下屬的無能。

升上管理職後，許多人一定會感覺文書作業變多了，週報、月報、季報、年報，填不完的表單、簽不完的文件，尤其技術出身的主管往往很難適應這樣的轉變，所花的過渡期就會拉長。因此，有人會疑問...專案管理不是號稱80%的時間在溝通嗎?為什麼反而Paper Work的時間佔了大部分? 又是理論和現實的差異嗎?

電影『楚門的世界』主要是描述30年前奧姆尼康電視製作公司收養了一名嬰兒，他們打造一座巨大攝影棚(被命名為海景的小城)，從小紀錄楚門的生活，刻意培養他使其成為全球最受歡迎的紀實性肥皂劇『楚門的世界』中的主角。楚門是這座小城裡的一家保險公司的經紀人，看上去似乎過著與常人完全相同的生活，但他卻不知道生活中的每一秒鐘都有上千部攝像機在對著他，每時每刻全世界都在注視著他，更不知道身邊包括妻子和朋友在內的所有人都是『楚門的世界』的演員....

在魔戒遠征專案中，曾經出現幾次重大的專案外包工作，首先是甘道夫於聖盔谷之戰尋求伊歐墨之援助，伊歐墨原為驃騎國將軍，因國王希優頓受邪惡巫師控制而被逐出國境，於是，當甘道夫前往尋求協助時，我們可以想見正直且忠心的伊歐墨勢必很快就允諾，這也是在外包案中PM們最樂於見到的情況。

一個人手上絕對不會只有一個專案在進行，因此如何在對的時間做對的事情就顯得十分重要，個人如此，一整個專案的運籌帷幄更是如此。專案規劃期間，常需要針對時間與資源進行反覆的安排調整，但不比大型專案有人力調度或資金的限制，小專案若太著重事先的時程規劃及資源分配，很容易會變成多此一舉的嘴砲，或成為純粹滿足sponsor的paper work。

專案名稱 : 魔戒遠征軍

專案目的 : 將魔戒投入末日火山中銷毀

專案限制 :
1. 必須小組進行，避免打草驚蛇
2. 魔戒僅能交由較不受其控制心智的佛羅多保管
3. 戒靈已出動搶奪魔戒，時間有限

PMBOK第五版所談到的10個知識領域當中，其中有一個叫人力資源管理，這是最難的一章。所謂難，不在難懂，而在難做好。

專案需要專案團隊來執行，沒有人，再好的流程、工具、方法，都不可能將專案完成。PMBOK中提到人力資源管理有4個流程：

專案精理需要談判技巧，這是很顯而易見的，因為專案經理往往位階低，且無實權!這ㄧ點，通常也是太工程師個性的人，所做不來的。心裡深處總覺得，談判就是要求人，身段就是放不下來。
其實人生無處不談判，談判並無誰高誰低的問題，談判，就僅僅只是談判。談判，可以讓你的工作更容易，這個軟技巧，絕對是專案管理必備的技能之ㄧ。

台灣已經有超過1萬人通過PMI協會的專案管理專業認證，取得PMP資格。至於讀過PMI協會所出版的專案管理標準PMBOK的人，想必更是超過3萬人。進入求職網，搜尋專案經理職務，隨隨便便也有數百個需求等在那裏。職務說明中，不外乎：

談到學習這件事情，其實幾乎每個月都會有人問我： 
「我要怎麼學習？」 
「我該學些什麼？」 
「我的程度夠了嗎？」  

專案，既然是暫時性的，當然，專案團隊通常也會是臨時性的組織。意思是說，這群人是因為這個專案，而聚集在一起；專案結束後，這群人就會分道揚鑣，各歸其巢。譬如：房屋裝潢專案，設計師、土木師傅、水電師傅、泥作師傅、清潔人員在工頭的指揮下，各施其職，各取所需。房屋裝潢完成，各自解散，專案團隊隨即解散，不復存在。