專 案 管 理 輕 鬆 學

 因此，他可以有效的控管這些集中的專案文件，
包含了像是：透過權限機制，設定只有哪些人才可以登入到此文件庫、
或是透過版本進行文件的管控，甚至還可以結合RMS(資訊版權管理)
讓文件做到：哪些人可以瀏覽，文件是否只准許瀏覽不能修改
或是不能列印或是儲存、另存新檔，或是把文件加入有效時間，
有了這些安全的管理機制，真正的做到了不肖員工縱使私下帶走都無法開啟哦！
到底如何讓SharePoint網站做到呢？很簡單：

1. 首先，我們可以先登入到需要進行文件控管的文件庫，
接著選擇[文件庫工具]中的[文件庫]，最後選擇[文件庫權限] 


2. 接著，我們可以設定該文件庫的權限，在預設狀況下，
文件庫權會跟著繼承上層的網站權限，
如果不想要繼承，則可以按下[停止繼承權限]  


3. 接著，我們便可以根據需要自行新增額外的使用者，
或是移除部份的使用者在此文件庫中的瀏覽或是編輯的權限  


4. 例如：如果我們想要新增一個使用者，則選擇[授與權限]，
接著選擇使用者或是群組，並在[授與權限]中設定其權限即可 


5. 如此一來，便可以做到只准許特定的人才能夠登入到此文件庫中進行瀏覽或是編輯了！

6. 除此之外，針對編輯過的文件，我們也可以輕易加以版本的控管，
方法很簡單，在此文件庫中選擇[文件庫工具]中的[文件庫]，
最後選擇[文件庫設定]


7. 接著選擇[一般設定]中的[版本設定] 


8. 此時便可以在[文件版本歷程紀錄]中設定當文件被重新修改或取代時，
系統是否要自動建立一個版本，
如果要，版本的建立方式要有主要版本還是同時還要有次要版本等 


9. 此外，還可以設定是否文件要有核准哦！各位可以自行再試試！  


10. 一旦啟動版本控管時，任何文件只要經過修改，都會被SharePoint 紀錄下來，
未來，如果文件發生錯誤，或是我們需要回復到舊的版本，
或是我們想要了解該文件的版本歷程，只需點選該文件並選擇?版本歷程記錄? 


11. 便可以立即掌握該文件的版本變化，另外，如果需要，
我們還可以加以檢視其文件的差異或是還原到之前的內容  


12. 最後，在結合RMS(資訊版權管理)讓文件做到：哪些人可以瀏覽，|
文件是否只准許瀏覽不能修改或是不能列印或是儲存、另存新檔，
或是把文件加入有效時間，有了這些安全的管理機制，
真正的做到了不肖員工縱使私下帶走都無法開啟哦！