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在實務專案中某些關鍵資源(人、機、材)本身的數量便有限,如果我們又將此特定資源使用量過度分派時,我們便需要調整專案的時程以便遷就該資源。就像雪莉所處的公司只有一位資訊人員,一旦遇到專案需要有資訊人員協助時,一定要配合他的時間才行。但雪莉在規劃專案時,並不清楚這些資訊,所幸有了Microsoft Project,系統遇到資源過度分派時便會自動在該任務前自動以顏色來提醒我們,如此一來,我們便可以很快的進行資源撫平的工作,到底怎麼做呢?很簡單:

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好不容易身為專案經理的雪莉已經懂得如何善用Microsoft Project 來規劃專案行程,但她需要把專案中的任務交辦給其他同事們來運作,只是同事們不一定都懂Project,他們只希望雪莉告訴他們,到底在專案中他們需要負責哪些工作,正因如此,雪莉需要把每個資源分派的情形整理成為一份Excel 表給大家,所幸有了Microsoft Project她可以很容易的把已分派任務的資源建立一份資源使用狀況表,藉此,每個專案成員都可以像觀看Excel表格一樣,輕鬆的掌握專案中有哪些工作需要進行,到底怎麼做?簡單:

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專案由許多任務構成,而任務一定會由適當的資源來進行,這裡的資源指的是:人員、機械設備與材料,正因如此,專案經理在規劃完專案需要有哪些任務外,接著,便需要將任務指派給適當的人選來運作,在資源分派上我們可以簡單的透過3個步驟來完成,分別為:定義資源資料庫、為任務指派資源、輸入資源數量,不難吧!到底如何進行呢?簡單:

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對於熟悉Microsoft Excel 雪莉來說,轉換成以Project 來管理專案,在一開始時總是有點不習慣,所幸Microsoft Project提供像Excel 一樣的操作方式,讓她可以更容易的上手!例如:當她想要由眾多任務中分析出哪些是要徑或是里程碑的任務時,她可以很快的利用篩選來完成,同樣的,當她想要列出即將開始的任務時,同樣也可以用Project很快做到,到底如何做呢?很簡單:

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專案是由許多任務所構成的,而每個任務也可能會因為行事曆不同而有不同的所需工期,像是身為專案經理的丹尼爾,最近便接獲一個跨國的專案,需要由他統一來管理,然而,不同國家間的小組成員,不僅在溝通上更複雜,每個任務也可能會遇到該成員國家的國定假日而需要配合工作完成的時間,此時,他在規劃任務時便會事先把該任務套用該國家的行事曆,如:大陸執行的任務套用大陸的行事曆。

另外,工作也可能會因為限制條件,如:該任務不能晚於何時結束,或是早於何時開始等等,而造成完成的時間有所不同。或者,任務彼此間的相依性,如:先蓋完地基才能蓋上面的房子等等,造成每項任務的開始與結束時間都有所不同,為了有效的讓專案經理掌握這麼多影響任務的關鍵因素,我們可以藉由[任務檢查]快速分析每個任務的狀況,到底如何做呢?很簡單:

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威利是一家平面設計公司的資深經理,在他的工作中除了需要與其他同事們一起完成客戶的設計案外,也需要控管每個專案的時程進度,最近公司要求他負責一整系列的產品設計案,由於案子不小,老板特別交待他一定要把品質顧好,以免壞了商譽,此外還需要控制成本,並在客戶要求的時間內準時完成!

有了如此多的限制條件,他決定好好的善用Microsoft Project 來進行規劃,他清楚在這項專案任務中,首先,他需要先把客戶的文案翻譯為中文,接著,進行內部校稿,如果品質要好可能還需要交由專家來進行,完成後才能交由客戶確認文案,一旦確認無誤後,接著,他需要安排美編與設計人員進行美工設計與排版,完成後再打樣給客戶確認,如果沒問題才會將樣品製作為雛型,同樣的,雛型還是會交由客戶驗收,如果都沒問題,他才會要求工廠大量生產

 由於有許多步驟不是要求客戶要驗收便是內部需要一再的進行品質管控,然而,有可能會因為這樣而造成時程的延誤,到底該怎麼辦?所幸我們可以藉由Microsoft Project 所提供的[取消啟動]這項功能,簡單的說,便是把原先規劃要做的任務試著變更為不進行,變更以後,我們便可以分析因為這些變化會造成專案總工期改變多少?透過如此的What-If 分析,威利可以更有效的掌握各任務變更所造成的影響,更可以由眾多結果中找到最佳解,到底如何做?很簡單:

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當專案任務成為要徑時,Microsoft Project 可以將任務長條圖變更為紅色以便提醒專案經理一定要特別小心,並盡可能的避免因該任務延誤而造成專案總工期的增加。

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我們正確的規劃出甘特圖,便可以快速的掌控許多資訊,例如:會影響專案總工期的任務又稱要徑,系統預設會自動將任務長條圖的顏色以紅色表示;已經延遲的專案任務,系統則會自動將該任務的長條圖以黑灰色表示,藉此,專案經理可以很容易的把時間花費在值得關注的任務上,到底如何將任務長條圖以不同的顏色來顯示?很簡單:

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國雄剛晉升為專案經理,求好心切的他,當然希望可以在工作崗位上有所表現,正因如此,許多專案的管理工作他都會與團隊成員們一同參與,甚至有些工作他還會跳下去乾脆自己做,但管理與執行的工作同時進行,再加上公司又付予他更多專案需要管理,他開始覺得有點蠟燭兩邊燒的感覺,甚至有點無力感,因為他很難掌握這麼多的專案工作中,到底哪些是優先順序比較高的;哪些是優先順序比較低的,以及時間應該要花費在哪些任務上比較正確?

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  當我們在規劃專案任務所需的工期或是開始、完成時間時,時常會遇到因資訊不足而無法很快的掌握,正因如此,實務的規劃手法本來便是逐步完善,並藉由湧浪規劃的方式慢慢收集資料逐步的將任務細化,最後才會確認該項任務真正所需的工期。

為了符合實務上的需要,全新的Microsoft Project提供了[手動規劃]的功能,這項功能的目的其實便是幫助我們可以在慢慢收集資料的過程中繼續規劃專案,並將專案中的任務由上而下的展開到我們可以掌握的階段為止,有了這項功能的幫助,將可以大大提昇專案經理規劃專案的經驗,到底是如何進行呢?很簡單:

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當我們將專案啟動時的架構規劃完畢時,接著便可以著手進行工作的規劃了!現在我們舉一個例子來說明如何以組織化的方式來運作:假設我們需要撰寫一本書,第一個步驟您會怎麼做?想書名?想序?當然都不是!我們會先把要撰寫書籍的大綱列出來,就像筆者在撰寫這份Project 手冊時也是一樣,都是先規劃大綱,接著,把每個大綱要撰寫的章節名稱再一一的列出,這2個步驟其實相反,差別在於規劃的方式要用由下而上還是由上而下,但最終的結果都是一樣的。

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當我們開始規劃一個新的專案時,首先,我們需要先判斷專案完成這項專案時可以為企業帶來哪些變化,例如:組織策略改變?產生更多利潤?或是解決了哪些問題等等,接著,我們也需收集關鍵的利害關係人的需求與期望,並在執行專案時隨時檢查是否有滿足他們的需求,完成這些分析與評估後,接著專案經理便可以著手進行專案的啟動。

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