再次來到我們介紹看版軟體應用的時候了,這一回我們又要利用看版軟體工具做什麼樣的發揮,來解決我們身邊遇到的問題呢?還記得從前一個打工經歷,恰巧是筆者遇到的狀況可以跟大家作分享。

猶記得以前筆者曾經在補習班擔任課輔老師,那時適逢大考前夕,於是補習班會鼓勵學生自主練習講義題目作答,抑或將遇到無法解決的難題,提出來與課輔老師討論解答。因為其為非固定性的工作,所以學生會不定期地將自主練習成果交由課輔老師群批改,或是將突然遇到的苦惱難題交由我們協助排解,然而不到十人的輔導群卻要面對一班二、三百人的規模,尤其此又非排時定量的固定工作,一開始面對這些短時間大量湧入的案件,在管理上著實是個令人頭痛的問題。

後來在當時,我們最後發展了一套管理流程,找到了適合的解決方法。那時利用的工具是白板和便利貼協助,直至今日這個時候,我們如將其搬移到看板軟體,則是否會更顯效率呢?我們來看看若是以Trello為例,將會如何進行呢?

首先,當學生送交欲批改的講義或待解決難題的時候,我們收到後則立即開立一張Card列案管理,並且註記收件日期、截止期限以及學生身分,或是內容概述,當我們收到一張張的Card時,則可再將其統一統整於待處理的List上。這時候由課輔群老師們,大家可以評估依自身的時間、能力等狀況,選擇認領工作單到自己的List中做處理。如此好處一來,待處理專區的工作單,無論是認領狀況或處理進度清晰分明;再者,輔導群的老師們,即便不在同時段工作,沒有機會碰到面或工作交接,也可以持續處理這些累積的待處理案件,免去還得碰面開會討論、分配這些工作單等等動作。

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最後,所有輔導群的老師們,透過直接於白板呈現各工作單的處理狀況,由於非常清楚顯性化的展示在學生面前,所以無形之中各位老師,為了不輸人的氣勢,也營造大家積極為學生排解問題的氛圍,無論師生都增加不少衝勁,而這竟是除了讓工作處更加效率流暢外,意想不到的額外效益,您說是吧!所以下回如果您的生活周遭遇到這種非定期定量抑或短時間暴增的工作時,也建議您不妨可以朝看板管理工具的解決方案想想看是否能幫上您的忙吧!

作者:詹仁傑 Jeff

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