身為一個專案經理人,在執行較大規模專案的同時,往往必須要組建一個團隊,才能夠順利完成任務。

俗話說:「好的團隊讓你上天堂,不好的團隊讓你淚兩行」,可見一個團隊的品質有多重要。

在理想的狀況下,我們當然是希望強強聯合,期望每一個團隊成員都是優秀且負責任的。

然而,現實中我們很難遇到一個團隊是每個人都同等優秀。

甚至有些時候,你會因為各種外力因素,例如人情、上下關係等等的因素,

沒有辦法將不合格的團隊成員直接請離,這個時候就非常考驗專案管理人的能力了。

team spirit

假如專案經理的能力不夠、經驗不足,

沒有辦法妥善的處理這顆未爆彈,將會為整個團隊帶來嚴重的後果,從團隊士氣下降、效率降低,到成員間彼此不滿、紛爭都有可能發生。

不只會影響專案進度與品質,嚴重時亦會導致整項專案失敗。

所以,要和大家聊聊:當你遇到這樣拖累你的隊友,又無法將其排除在團隊之外時,該怎麼辦?

 

首先,評估你的團隊成員

在做任何處理前,你需要先準確且客觀的評估你的團隊中每個成員,確認有哪些成員需要特別的處置,

又有哪些成員是風險較高、必須多加留意,以及哪些是你可信賴的隊友,可以放心交付重要任務。

如同專案中各項任務,團隊的管理也需要系統化的整理,使用如利害關係人紀錄表來數據化你的團隊成員,

各有哪些優勢與劣勢,而不是單憑「感覺」來判別隊友的好壞。

Stakeholder excel

(此範本會提供給超EASY專案工作管理術課程的學員)

消極管理──將影響降低

當我們確認後哪些是需要特別應對的團隊成員後,就可以開始決定你要如何處理,其中一個就是用較為消極的方式。

為了避免該成員對工作進度造成影響,可以派給該成員重要性較低,不會左右專案成敗的工作,將影響降到最低。

並且時時「監視」容易有狀況的成員,隨時了解他的狀況、進度,免得有狀況時無法及時反應與處理。

積極面對──嘗試納入團隊

消極的放置有問題的團隊成員,雖然短時間內能讓專案順利推進,但畢竟並未將問題解決。

而萬一遇到的團隊中,不甚理想的成員不只一兩個時,消極的處理方式可能使整個團隊效率不彰、部分成員負擔過重等狀況。

此時可以透過以下這些方式,嘗試讓這些成員更上團隊、融入隊伍中。

 

建立人人都必須遵守的規則

無規矩不成方圓,當有了明確的規則後,大家工作時便有了清楚的指標,若是犯錯也知道該面對怎麼樣的後果。

對於問題成員也是如此,不論是誰犯錯,例如開會遲到,那大家就照遊戲規則走,而不會給人針對特定對象或袒護某人的感受

 

明確的獎勵與表揚

糖果與皮鞭的故事大家多少都聽過。若說明確的規定與懲處是皮鞭,那獎勵與表揚便是糖果。

當有人表現好時,管理者不應該吝於給予獎賞與稱讚,這會讓成員獲得正增強,更願意繼續付出,認為自己的努力與犧牲是值得的。

而其他的成員,例如較缺少積極度的,也會因此被激勵,更有動力付出自身能力,已贏得獎賞與榮譽。

 

進行培訓與集中作業

透過在同一空間集中作業,能集中管理各成員進度,使整體更有效率,同時也能增進一體感。

而成員參加共同的培訓,不只能增進一體感,也是提升整體團隊的能力一項管道。

在這樣的環境中,也能提高有問題成員的危機意識,工作更為積極主動。

 

人際關係技巧與團隊建立活動

除了透過較為硬性的規定或是訓練外,也可以利用較為柔性的方式,增進團隊彼此間的情感、凝聚向心力,也讓團隊呈現正向良好的氛圍。

具體可透過一些人際關係的技巧與成員交流、建立情感,也能夠舉辦一些團隊活動,例如攀岩溯溪、漆彈體驗、野營等,在玩樂與冒險中培養團隊合作與默契。

 

 

結論

古語有言:「強將帳下無弱兵」,而實際上軍中不可能每個將領都是優秀強悍的,然而一名好的將軍懂得知人善用,把車馬炮分別放置在最合適的位置上。

而這,也就是一名專業的專案經理該做的!

 

 

延伸課程

【專案管理】是你最強的職場武器

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gibson001

作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

 

 

Project Club 責任編輯:詹家瑄

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