「老師,我看了一些關於『ARCI法則』的介紹,但沒能理解得很透徹,能請老師說明得更清楚一點嗎?」

ARCI法則可說是專案管理必備的溝通法則之一,因此我決定特地撰寫這篇文章,用深入淺出的方式,為大家介紹ARCI法則的概念與其中4種角色,

相信在讀完之後,每位學員都能理解、掌握這個法則!

ARCI就在生活中 

舉個例子:

某日,你與家人到一間餐廳用晚餐,這間餐廳燈光美氣氛佳,餐點也十分美味。

當你對這間餐廳抱以高評價時,你走到洗手間,卻發現洗手間的環境非常髒亂!

你打算告知店家這件事,你看到洗手間牆上貼著清掃人員的姓名,腦中也想起櫃台處有標示著餐廳店長的名字──這時,你會選擇向誰回報呢?

 

相信大部分的人都會找「店長」反應

而不會直接去找清掃人員理論,

但,當你找到餐廳負責人,並反應你的不愉快體驗,

他卻回答你:「廁所打掃不是歸我負責的,你去找清潔人員來清吧。」你一定會覺得很荒謬無理吧!

其實這個簡單的生活案例,就能彰顯出ARCI法則的精神:

每項專案都有一位「當責者」和多位「負責者」,各有不同任務、不同責任,

而唯有清楚界定團隊中「誰該負什麼責任?」,才能避免相互推諉,甚至發生在互踢皮球的狀況下,導致專案失敗的情況!

為了清楚區分出專案中的不同責任,ARCI法則也透過「責任分配系統」定義出4種角色,

找出團隊中誰該謹守己身、做好份內事?誰又該一肩擔負起成敗的重責呢?

 

ARCI法則中的4種角色

ARCI

1.當責者(Accountable

對成敗負責,即負起最終責任的人,一項專案中只會有一位當責者

 

2. 負責者(Responsible

實際去執行、完成任務的人,可能有多人進行分工,個別負責者的權責範圍應由當責者定義清楚。

例如:在先前的例子中,餐廳的負責人就是「當責者」,打掃人員是「負責者」

即使實際執行清潔任務的人是打掃人員,但當任務失敗時,負責人依然需要承擔責任。

 

3. 事先諮詢者(Consulted

在決定或行動前諮詢的人,即是我們常說的顧問角色

負責提供建議、告知風險或提供多種執行方案,

但並非提供「對、錯」的答案,也並不代表一定需要聽顧問的,最終選擇權還是在當責者的身上。

 

4. 事後告知者(Informed

在決策或任務執行完畢後,需要將成果告知於他的人,為單向溝通關係。

通常事後告知者的角色為不同層級、部門的主管,如A專案的成果需要告知B團隊的主管,便於B主管進行日後的決策。

B主管在A專案中的角色為事後告知者,但他可能是日後B專案的當責者

 

seriously

一個團隊中,如果人人都能講求責任

績效一定比只在乎個人權益的團隊要來的好。

當A、R、C、I這4種角色各司其職,才能有效且順利地完成專案。

 

另外要注意的是,ARCI法則精神

並不是要大家遭遇挫敗時「抓戰犯」、負面地追問:「失敗了,誰要出來負責?」

而是在專案進行前、進行中,就正面積極地問:「誰負責把事情做對、做好?」

can you relate

 

「負責」是一切的根本

在中國重要經典《論語》中,有一篇是這樣說道的:

「齊景公問政於孔子。孔子對曰:『君君,臣臣,父父,子子。』」

齊景公問孔子,什麼是治國的根本呢?

孔子回答:「君要盡君的本分;臣要盡臣的本分;父親要盡父親的本分;子女要盡子女的本分。」

意思是,社會上每個人都有自己的角色、自己的義務,只要每個人都善盡自己的職責,那社會就清明、安定了。

這其實「ARCI法則」的核心思想如出一轍,

千年前古人的智慧,與當代的西方方法論有異曲同工之妙,也是件令人玩味的事!

 

結論

如果不願面對失敗,只想逃避責任、粉飾太平,往往只會錯失矯正的機會,加速邁向失敗。

唯有果斷、積極地負責,才能夠讓一個人、團隊和公司行走在成功的道路上。

在事前就劃清權責範圍、定義好每個人的角色,並在專案出現問題時正視現實、承擔責任,

接著解決問題、著手完成,進而交出成果、達成目標,才是一個成功的團隊該做到的!

 

 

 

 

 

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gibson001

作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

 

 

Project Club 責任編輯:詹家瑄

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