幾個月前,家中需要重新粉刷牆面,找了室內裝修統包公司。

比較了幾間公司後,我跟其中一家統包的負責人連絡上了:

「我想做油漆小包工程,希望兩天內完成,估價是多少?」

「你要多少錢的?有1坪750的、1坪1200的,也有1坪1950的。」

因對油漆工程行情不太清楚,

心想:最貴的怕被坑、最便宜怕品質太差,選個中間價位好了

沒想到這卻是一場惡夢的開始,不只牆面油漆粉刷不完全,

許多地方都沒漆到,還讓油漆滴得地板到處都是...

BAR CHART

 

這樣情況,其實在職場上也會發生

尤其是專案管理、外包採購更是常常遇到

特別是當自己還是該產業的菜鳥時,在商業談判中很容易牽著鼻子走,

一不小心就掉入賣方的選擇框架中!以開頭的例子,

當時就掉進了只能從「1坪750、1200、 1950」三種方案中擇一的選擇框架

而且交貨品質還未必得到保證,白白增加專案風險。

但,難道只能像這樣,由賣方喊價,買方被動接受、曲意遷就嗎?合約的型態有哪些可能呢?

 

三大「合約」模式 談合約、辦採購不吃虧

這次我們將介紹「固定總價合約」、「成本可償還合約」及「工/料計價合約」三種類型

依據不同的情況,與賣方協商合約的內容,除了能更好地管理風險

有些合約型態甚至能激勵賣方交付品質更好、成本更低的產品

 

一、固定價款合約

(Fixed-price or lump-sum contracts,FP合約)

又稱「一次付清合約」,買方必須支付固定的總價給承包商,而賣方必須承擔所有風險、完成工作。

因賣方有完成合約的法律義務,即使成本超出合約金額上限,賣方仍應依約完成工作。

雖然對承包商而言,可能的利潤也最高,但風險掌控度不高的話,相對利潤也會下降。

就像是去吃到飽:

支付699元給店家後在2小時內可以盡情用餐,但店家較難掌控每一客人所食用的成本會超出699元或低於699元。

 

二、成本可償還合約

(Cost Reimbursable, CR 合約)

指買方支付實際成本(包含直接成本及間接成本)後,再加上一筆屬於賣方的利潤。

此種合約會附加一項獎勵條款,規定若賣方達成或超越買方專案期望之目標,可獲得買方提供的獎金或紅利。

 

這類合約,買方剛開始對於工作範疇不能明確定義,因此可能允許某些作業彈性,讓賣方提議能達成最終需求。

但賣方可能虛報難以計價的成本,並且買方需投入資源管理、稽查賣方的成本證明,如發票等,因此買方存有較高風險,必需特別注意防範。

就像是去「吃多少、付多少」的餐廳:

並且最後要再加上一成服務費。但是餐廳可能全部買最貴的食材來拉高價格,因此客人的風險會較高。

 

三、工/料計價合約

(Time and Material Contracts,T&M 合約)

又稱「時間與材料合約」,為混合合約型態同時具有固定價款與成本可償還合約的特性,指依照所花費的「工時」與「材料」來計費,需多少付多少。

同時會於合約中要求設定價款及時間上限,以免成本無限制的成長,

例如:「合約有效期間為金額滿500萬或合約工期達180天為止,以先達到者為準。」

特點在於加快簽約的速度,適用於金額小、工期短、時間緊的採購案

例如我需要粉刷牆壁:

會需要幾位油漆人員?人員工時多少?油漆本身價錢多少?運送成本多?

將所有細項列出,這樣就能算出總價了。

而固定價款合約的「總價」亦會透過T&M計算得出。

 

 

各合約類型的風險:

cr

 

對買方而言,「成本可償還合約」(CR合約)由於成本較不受控制,容易被操作,所以風險較高;

對賣方而言,「固定價款合約」(FP合約)約束了合約價格,因此當發生外部風險(如原物料上漲等)時則難以規避,風險較高。

 

 

採購管理在專案管理中是重要的學問之一

與時間、成本、風險、範圍、關係人的管理皆有密切關聯,熟悉各種合約型態,才能規劃出最有利的採購策略!

 

延伸閱讀

● 專案中,沒有人有想法,代表大家都同意?

● 如何把人生經營成一場成功專案?

● 團隊意願不高,公司如何導入專案管理?

不是專案經理,要學專案管理嗎?

公司導入敏捷,所以我離職了...

 

 

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gibson001

作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

Project Club 責任編輯:詹家瑄

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