風險不等於危險,不主動認識風險,才是真正的危險!本篇文章除了會帶你認識「已知」、「未知」風險,並告訴你為何風險也可以是「成功機會」。

 

先從這個簡單的日常案例來看

有沒有常聽到這句話「當初規劃時程沒想到員工會要請病假,所以專案因此delay了!」這個理由看上去很不可思議,

但有的專案還真是因為沒想到「人會生病」而功敗垂成的。

大家都知道風險管理是專案管理中非常重要的一環,但像上例這種「已知」卻又「未知」的風險反而常常被忽略,最後成為壓垮專案的導火線!

 

風險代表不確定性,一個不確定性可能造成專案的損失、負面影響甚至滿盤皆輸。

若專案一開始充滿了不確定性,更要事先仔細、妥善地規劃,

降低不確定性造成的負面影響,並嘗試隨著執行過程逐漸明朗化,因此熟悉風險類型就十分重要。

 

風險也分為以下幾種

known risks

一、已知的已知風險

此類指可以精準地預測到的問題,基本上能被大部分人留意,在規劃排程階段就納入考量,對專案造成潛在威脅的機率不高。

例如:所屬公司是週休二日制,員工六日不上班、也無法進行趕工,因此在進行時程規劃、追蹤控管與檢查點的設立等計畫時,自然要配合此工作日程去設計。

 

二、已知的未知風險

此類指你知道它有發生的可能性,但是無法確定它什麼時候會發生、程度如何、後果多嚴重、影響範圍有多廣等。

只能透過盡量準備萬全,或利用系統性的思考方法來盡量辨識風險,來迴避可能造成的損失;或是在發生之後依靠PM的專業進行緊急應變措施。

例如:專案中的關鍵成員突然身染重病,需要住院三個星期,即使安排其他成員接手也沒辦法處理得宜,最後導致一團混亂。

大家都知道人生在世難免會生病,但重要成員剛好在重要時刻生了重病的情況……就不是所有人都有所準備的。

儘管已經準備萬全、對所有「已知的已知」與「已知的未知」事件都有所準備,但還有不可能規劃到的「未知的未知」事件準備偷襲我們。

 

三、未知的未知風險

此類風險雖然發生的機率趨近於0、但並非完全不可能,且無法預先管理,一旦發生將會造成難以估計的損失。萬一真的發生只能靠如權變措施(Workarounds)等未經預先規劃的臨時對策去處理。

ㄉ例如:飛機被歹徒挾持而撞向公司大樓,導致所有人員喪生、設備毀損,公司若要重新建立將要耗費大量人力、物力與財力。機率極低又衝擊極高。

 

危機也是轉機

聽到「風險」二字,大部分的人都會認為是指負面、不好的事,但其實風險是個中性的詞彙

有產生壞處的可能、也有帶來好處的機會;高風險可能會造成重大損失,但亦有可能賺取龐大的報酬。

  

同時,「要避免所有的負面風險」也是個常見的迷思,因為任何事情都有風險,要完全避免幾乎不可能,只能「面對它、接受它、處理它、放下它」──決定該如何管理風險、判斷哪些風險會影響專案、計劃風險發生時的對應措施、最後監控管理風險。

 

專案管理的藝術就在於讓好事發生的可能性盡量提高。如果你也想學習這門藝術,或是想要學習更好的風險管理技巧以創造更多的機會,不妨參考專案經理養成班課程,讓你更好的把握良機!

 

 

 

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作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

 

Project Club 責任編輯:詹家瑄

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