《專案管理知識體系指南》PMBOK是專案管理專業知識的寶典,更被稱為「專案管理聖經」。

但也有許多人覺得裡面的詞彙艱澀、語句難懂,有些英翻中的「翻譯腔」也讓人讀了覺得一頭霧水。不用擔心,看完這篇文章後你會發現,這些概念其實很簡單!

一、什麼是「PMO」?

PMO,全名是Project Management Office,中文一般稱為專案管理辦公室。

PMO是公司為了統一管理專案而生的管理單位,除了監管專案,也負責協調跨部門合作、整合分配公司資源(包括資金、人力、技術等)、訂定標準、統一工具與方法論等等。

  

二、PMO 的類型有哪些?

根據公司需求不同,PMO 的職責範圍也有所不同、可大可小。從只提供專業知識,到直接管理一到多個專案都有。

不同類型的 PMO,對專案的掌控程度各不相同,大致可分為三種類型:

  •  支持型

支持型 PMO 猶如顧問、講師,為專案提供諮詢性服務──如提供樣板最佳實踐(最佳解方)、員工培訓獲取資訊和從其他專案中汲取的經驗教訓

支持型 PMO 就如同一個行動的專案資源儲藏庫,沒有實質權力,對專案的控制度也很低。

  1. 控制型

控制型 PMO 不只提供諮詢,還會用各種方法確保專案執行符合規範。例如要求採用專案管理架構或方法論,使用特定樣板、格式、SOP與工具等等。

控制型 PMO 要求專案遵照規定,控制度屬於中等。

  1. 指令型

指令型 PMO 會直接管理、控制專案,對專案的控制程度很高

此類的 PMO 會從公司策略中分析數據資料,評估專案在公司策略目標中扮演怎麼樣的角色、具有多大的重要性,並且會嚴格詳細地監督專案的計劃和執行。

指令型 PMO 展現出來的控制程度很高,並且會與不只與單個專案建立聯繫(如專案集、專案組合、專案與公司體系之間)

 

不過 PMO 的具體形式、職責和架構還是取決於公司需求,PMO 在不同公司中會有不同的架構,故不侷限於以上三種。

 Meeting

▲ Photo by Scott Graham on Unsplash

 

 

三、PMO 的職責有哪些?

  PMO的主要職責是透過各種方式確保專案的順利執行,並且符合公司策略與利益。這些方式包括:

 

1. 控管轄下專案的「共享資源」,以符合最佳利益

指調配諸如財務資源、機器設備、工具器具、生產資料與人力資源等,讓總體成果達到最優。

例如:PMO 轄下有五個專案在進行,將綜合能力最佳的程式設計師安排在利潤最高的專案中,這便是控管人力資源。

 

2. 制定合適的規範、SOP與最佳實踐模式

PMO根據自己的專業,提供專案管理相關知識、方法、技術、工具的諮詢顧問服務,制定出滿足專案目標的專案管理方法。

 

3. 培訓員工、訓練人員:

定義不同層級的職能,為公司成員安排不同的教育訓練,如新進員工與資深員工的培訓方向就會有所不同。規劃及執行必要的能力評核及教育訓練,同時培養內部講師,合適的教育訓練能使員工發揮更大的效益。

 

4. 建立專案管理之共享文件:

專案管理流程中應用許多文件表單,以輔助PMO與專案經理有效地管理控管,同時也有助於累積組織過程資産(在專案過程中所積累的無形資產)。

 

5. 監督專案對於 SOP 的遵守程度:

追蹤、紀錄及監督專案,是否有遵守樣板範本或標準流程,簡單來說就是檢查專案有沒有按照 SOP 執行。

 

6. 協調跨專案之間的溝通

PMO 提供一個統一的流程及規範,有助於取得共識;並且 PMO 身負「資源協調」和「進度監督」兩項職責,更能讓不同專案的成員都了解專案進度、認同並心服地執行

  

四、PMO 跟專案經理有什麼不同?

雖然 PMO 與專案經理的最終目的都是要創造公司利益

但專案經理與 PMO 追求不同的目標,也有不同的需求:

 

  1. 專案經理只關注特定專案的目標;而 PMO 管理多個專案範圍變更,因這些變更有可能促進業務目標實現。

 

  2. 專案經理控制分配資源給特定專案,以實現專案目標;而 PMO 最佳化所有專案都能共享的組織資源。

 

  3. 專案經理管理單個專案的需求變更(範圍、進度、預算和人力等);而 PMO 站在企業的高度,對專案之間的依賴關係、整體風險、潛在機會與測量指標進行管理。

 

以上就是 PMO 的概念大解析,如果您想進一步了解更多專案管理知識與實務,不妨參考內容更豐富完整的專案管理課程!

 

相關文章

應該把事做完,還是把事做對?

快速考取認證,也是超速學習

年資換薪資,怎麼了嗎?

僕人式領導要怎麼導入企業

我想當專案經理,所以我首先要去考PMP認證?

鍍金是不道德的!

 

 

延伸課程

專案經理養成班

PM banner 307x150

 

敏捷團隊專案實作工作坊

class4

 

 

 

 

gibson001

作者:游振昌

撰寫:Project Club秘密寫手
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

comments

登入

會員消息

最新消息 (站長有話跟你說)

線上直播專區

■追蹤PM編『互動圖文』讓你無痛學習

■註冊為新會員可以獲得專案點數10點

■不要用手機下載範本!

■記得每天登入有一點,

■怎麼註冊?怎麼輸入點數序號?

■忘記密碼嗎?快點來信

■找文章請善用『搜尋』功能

■點我闖關搶點數~

■點我去範本軍火庫