公司導入遠距工作模式一段時間,也漸漸習慣在家上班,讓我對「減低溝通成本」的好處又有新的體會

很多人以為減少開會、減少討論就是在降低溝通成本,但這種做法往往最後會賠上更多時間,更折損整個團隊的效率!

後來意識到,這就是敏捷!

近期與團隊伙伴線上交辦工作前,我會自己整理這次案子的相關資料,再透過電話花費 10-15 分鐘解釋這次案子的主要概念,闡明幾點必須具備的要求,其餘交給伙伴發揮。

在執行過程中,彼此快速反饋,不但方便凝聚共識,也能隨時根據實際狀況彈性調整執行內容。

以這樣的模式合作幾次後,不但成品好、效率高,為彼此省下很多時間,雙方也都備感合作愉快。

原本,我將這歸功於事前的良好溝通,節省過程中消耗的時間、精神、體力與溝通不良產生的重複消耗,也就是「降低溝通成本」的功勞。後來意識到,我們的作法與敏捷式管理的精神不謀而合!

cost of change curve

傳統管理與敏捷管理最大的差別在對「變更」的態度

  • 傳統專案管理:多用於建築物或大量重複產品等硬體爲主,在各個階段之間有強烈的相依性,需要按照順序執行,就像要打完地基才能蓋房子一樣。

  傳統專案模式會耗費非常多時間在前期的溝通與規劃,故而抵制變更,因為若在過程中隨意變更需求的話,之前投入的成本就白費了。

  • 敏捷管理:為了因應網路時代競爭激烈、時效性短的市場特性,而衍伸出的新工作管理模式。

  為了保持彈性、隨時貼合市場需求,敏捷式管理採用規劃與開發幾乎並行的方式,強調「快速回應、歡迎變更」,將權責賦予團隊,讓創造力與執行力不受限。

  這樣的協同合作模式,溝通成本會越來越低、品質越來越高,讓小團隊也能發揮高效能。

  敏捷式專案管理會越來越受歡迎的另一原因是:計畫永遠趕不上變化

Variety

 

原始計畫看似十全十美,但等實際執行後許多問題才一一浮現,只好不斷修正、改善計畫,最後的實際計畫與原始計畫相去甚遠──這是許多人都曾體會過的血淚史。

畢竟人無完人,能快速找出錯誤、擁抱變更,才能更快、更好完成目標!

  

結論

傳統專案管理模式依然有其優點,亦有專案會較適用傳統模式,只是敏捷式管理法對大部分工作者來說,更貼近在職場上遇到的狀況

再加上許多預測都表示,因應疫情而普及的遠距工作模式,很可能在疫情趨緩後繼續沿用,成為未來的職場常態。在這樣的遠端背景下,敏捷團隊將會是大勢所趨,也會更需要具備敏捷式管理能力的人才。

近期的親身經歷後也讓我更加體會到,敏捷式管理不是高掛起來的難懂術語,而是大家都能實踐的思考方式,更是每個人都學習、活用的高效工作管理法!

 

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作者:游振昌

撰寫:Project Club秘密寫手
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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