用Excel 製作專案里程碑

很多人在提交專案進度報告時,最常用的便是專案甘特圖,實際上,如果你面對的是高階主管,或者你需要提一個計劃案,此時,專案里程碑報告在呈現專案資訊上將更為實用。

 

這篇文章並不是要教你如何從零開始做一份專案里程碑報告,說實在的,這也辛苦、太難了!我們並不是要學Excel 超高級炫技,更重要的是,如何在最短時間內交出成果,因為這樣,這裡要教的是:拿微軟即定已經有的範本重新修正,以便滿足我們的需求,不多說!我們開始介紹:

以往Microsoft Office 提供了許多線上範本(Office Online)供使用者免費下載,可惜的是,現在這些免費資源全部停止了!所幸,如果你使用的是Microsoft Office 2013中的Excel,你可以由[檔案/新增],接著,透過搜尋線上範本輸入“里程碑"即可

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簡單的解釋一下什麼是:里程碑,根據維基百科介紹『一般是指建立在道路旁邊刻有數字的固定標誌,通常每隔一段路便設立一個,以展示其位置及與特定目的地的距離。現代專案管理中引用里程碑概念,以階段性明確的可交付物來衡量項目進度。里程碑的另一種含義,是指某種重大標誌性事件,或發生某種特定意義的典型事件,或具有開創性意義的重大事件,或具有重大學術理論意義的公認事件等。』

筆者並沒有因為這篇文章的字數多寡,可以拿到稿費,因此,貼上維基百科的介紹讓大家大約了解一下什麼是里程碑。

如果還是不了解,試想一下,如果你們接到一個案子,你的主管最在意的時間是什麼呢?何時簽約、何時支付第一筆費用,何時結案…這個時間點就是里程碑,或者也可以稱之『檢查點』

回到這個Excel範本,第一次使用這個範本時其實很失望,原始設計其實很好看,但如果我們試著套用時候會出現一些問題,沒關係!這篇文章便是教你如何修正成我們想要的結果!

先說明下方的[專案詳細資料],主要由三個欄位所構成[日期]、[里程碑]以及[職位],其中[職位]這個名稱其實是錯誤的,應該是[位置]或是[高度],所指的意思是要將該里程碑放置在線的上方還是下方,上方最高是99,下方則是-99,

 

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接著,當我們試著將範例日期刪除,並試著加我們想要呈現的日期、里程碑資訊以及輸入高度位置後,呈現的結果將是…

沒錯,就像下圖一樣,里程碑的名稱並不會呈現在圖表上…

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這是就需要再修正了…

試著選擇任何一個資料標籤,就是出現里程碑那個字,按下右鍵,選擇[資料標籤格式],接著,按一下[重設標籤文字]

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搞定!

 

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ProjectClub 將此範本簡單的進行了修正,你可以在下列網址中取得該範本

 

 

我們還可以將該圖表以複製貼上的方式,貼到PowerPoint 中,接著,將該圖表加上[動畫],同時,設定[效果選項]為[依類別],便可以以動畫的方式一一來呈現專案里程碑資訊哦!

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筆者以往也是Office Online 範本製作者之一,對於範本的要求其實是比較高,如果你想要更專業的專案里程碑,呵~呵~打個廣告,ProjectClub 的[專案里程碑進度表]還可以展現每個里程碑目前的進度狀況。

有興趣!歡迎參加[超EASY 專案工作管理術]。

 

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作者:游振昌 Gibson

 

ProjectClub 資深顧問

 

 

 

 

 

 

 

 

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