有些學員很困惱的跟我討論,他在公司中需要幫主管做簡報,但真正上台報告的人卻是他的主管,然而,他的主管往往收到簡報,只會短短的利用休息的時間快速的閱讀投影片內容,接著,便上台做簡報,但問題來了…

因為當初在學習簡報時,老師提及簡報是一個『減法原則』!

同時,南希·杜阿爾特(Nancy Duarte)的 “精彩簡報的5個原則”中也提及『PRACTICE DESIGN NOT DECORATION』,簡言之,簡報便是要:『減法設計』,也就是說:

『想表達一個主要論點?那就獨立作成一張投影片吧!』

『希望聽眾記得幾個重點?那就一個一個出現,而非一次全部出現!』

由於按照這樣的論點來做簡報,投影片只秀重點文字,但,由於主管沒法掌握這張簡報要說什麼,上台報告時,如果說得不清不楚,會覺得很丟臉,當然,主管就會覺得他的簡報做得不好...

減法原則

(以上的簡報,你覺得哪一個比較吸引人呢?)

雖然我會覺得或許是那個老板太不用心了!不過企業文化的問題也不是我能夠搞定,因此,充份可以理解學員們的困惱。

所以學員們就跟我說,因為這樣,他說在投影片中塞滿文字,以便讓他的主管了解這張投影片要表達哪些內容!

簡報減法

(以上的投影片,你覺得吸引人嗎?)

然而,問題又來了,當投影片中塞滿了太多的資料時,卻又被老板抱怨簡報做得太醜了,所以到底他該如何解決呢?

我想到,我曾經幫台灣微軟以及中國微軟公司做過許多產品銷售工具包(Sales Kits),工具包中便會包含簡報資料,以及一份說明如何展示的劇本。

有了這份文件,任何人只要拿到同樣的簡報在講解時只要照劇本來說,都能擁有相同的品質!

簡報劇本

(上圖的劇本,不僅列出哪一張投影片,也列出該投影片如何說明、大約花費多少時間,以及有哪些需要注意的相關事項)

因此,我們提供給主管的投影片,除了簡報之外,如果再加上一份劇本說明,這麼一來,不管投影片多減化、多精減,老板們應該還是能夠掌握每一張投影片的內容!

當然,很多人一定更會抱怨,這樣不是讓自己的工作量變更大嗎?沒錯,其實,我也十分認同,當初我在製作這份文件時的確覺得很麻煩也覺得很辛苦,但也因為這樣,我的簡報功力更加精進,因為我從過程中不斷的自我演練,以抓準每一張大約需要花費多少時間,同時也因為這樣培養也不少講師,最後,有機會獲得總教官的殊榮!

當你辛苦完成這些劇本後,如果有一天你轉戰到另一個職場,為了佐證你過往的簡報能力,你會在下一個職場中展示大量把文件塞到簡報的成果,還是堅持把事情做好,額外製作的簡報展示劇本?我相信,後者絕對會是佐證你簡報能力最好的成果哦!

 

參考影片:精彩簡報的5個原則

相關課程:簡報醫生診療室

推薦文章:履歷與其表格說明不如圖表呈現!

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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